Mengatur Notifikasi: Peringatan Stok dan Laporan Mingguan

Notifikasi mudah diabaikan kalau waktunya tidak tepat atau terlalu umum. Pengaturan notifikasi BoxHero dirancang untuk memberi tahu Anda saat dibutuhkan dan pada waktu yang tepat — bukan untuk membanjiri kotak masuk atau layar kunci Anda.

Notifikasi mencakup Pengingat Stok Rendah dengan lokasi dan waktu yang bisa dikustomisasi, ditambah Laporan Mingguan yang merangkum aktivitas inventaris. Artikel ini menjelaskan cara kerja pengaturan notifikasi BoxHero, cara mengonfigurasinya dengan benar, dan bagaimana bisnis kecil bisa memanfaatkannya sehari-hari.

Apa Sebenarnya Kegunaan Notifikasi

Perusahaan besar punya staf yang memantau inventaris sepanjang waktu, tapi bisnis kecil tidak memiliki kemewahan itu. Pengaturan notifikasi mengisi celah tersebut dengan memantau level stok secara terus-menerus dan menandai perubahan yang perlu diperhatikan.

Notifikasi yang tepat membantu mencegah dua masalah:

1. Kehabisan Stok

Ketika Anda kehabisan suatu item atau produk, Anda kehilangan penjualan saat itu juga. Lebih buruk lagi, Anda mungkin kehilangan pelanggan selamanya jika mereka beralih ke kompetitor dan mendapat pengalaman yang baik di sana. Low stock alert memberi peringatan lebih awal sehingga Anda bisa memesan ulang tepat waktu.

2. Kelebihan Stok

Tanpa sinyal yang tepat waktu, mudah sekali untuk memesan terlalu banyak. Menyimpan stok ekstra sebagai antisipasi adalah respons yang umum, tapi itu juga mengikat uang tunai Anda dalam item yang hanya duduk di rak. Produk bisa kedaluwarsa, menjadi usang, atau perlu didiskon untuk mengosongkan ruang.

Memahami Pengingat Stok Rendah

Pengingat Stok Rendah BoxHero memberi tahu Anda ketika item mulai menipis sebelum benar-benar habis. Peringatan ini memberi waktu untuk memesan ulang dari supplier dan menghindari kehabisan stok yang merugikan penjualan.

Kuncinya adalah menetapkan batas peringatan yang tepat. Jika terlalu tinggi, Anda akan mendapat peringatan padahal stok masih banyak. Terlalu rendah, dan Anda tidak punya cukup waktu untuk memesan ulang sebelum kehabisan.

Menetapkan Ambang Batas Peringatan

BoxHero menghitung stok rendah berdasarkan "level safety stock" yang Anda tetapkan untuk setiap item. Safety Stock adalah jumlah minimum yang ingin Anda pertahankan setiap saat. Ketika stok Anda turun di bawah angka ini, Anda akan menerima peringatan.

Misalnya, jika Anda menjual biji kopi dan biasanya menghabiskan 50 kg per minggu, sementara supplier membutuhkan satu minggu untuk memenuhi pesanan, Anda mungkin menetapkan safety stock di 60 kg. Ini memberikan ruang untuk perubahan permintaan atau keterlambatan pengiriman.

Pertimbangkan faktor-faktor berikut saat menetapkan level safety stock:

• Lead time dari supplier. Berapa lama dari saat pemesanan hingga item tiba di lokasi Anda? Termasuk waktu pemrosesan, pengiriman, dan bea cukai jika impor.
• Tingkat penjualan. Seberapa cepat item ini terjual? Lihat riwayat transaksi untuk menemukan rata-rata penjualan harian atau mingguan.
• Fluktuasi permintaan. Apakah item ini terjual dengan stabil, atau ada lonjakan? Item dengan permintaan yang tidak bisa diprediksi memerlukan safety stock lebih tinggi.
• Biaya penyimpanan. Item yang mahal untuk disimpan atau cepat kedaluwarsa sebaiknya memiliki level safety stock yang lebih rendah.

Mengonfigurasi Push Notification untuk Stok Rendah

Push notification digunakan untuk low stock alert karena sifatnya sensitif terhadap waktu. Peringatan ini muncul melalui aplikasi mobile BoxHero.

Cara mengaktifkannya:

1. Buka Pengaturan > Notifikasi.
2. Di bagian Low Stock Alert/Notifikasi Stok Rendah, aktifkan Push Notification.

Toggle push notification mengontrol apakah pengingat stok rendah muncul di perangkat pengguna. Mematikannya tidak menonaktifkan pemantauan peringatan. Hanya menghentikan pengirimannya ke perangkat tersebut.

➤ Memilih Lokasi Peringatan

Tidak setiap lokasi membutuhkan pengaturan notifikasi yang sama. Anda mungkin ingin peringatan untuk toko ritel utama, tapi tidak untuk gudang yang sudah Anda cek setiap hari.

BoxHero memungkinkan Anda memilih lokasi mana yang memicu notifikasi. Klik Lokasi Peringatan dan pilih satu atau lebih lokasi dari daftar Anda.

Misalnya, jika Anda mengelola toko furnitur dengan inventaris di Lantai 1 dan Lantai 2, Anda mungkin ingin peringatan untuk Lantai 2 tempat stok cadangan disimpan, tapi tidak untuk Lantai 1 di mana Anda sudah melihat level stok sepanjang hari.

➤ Mengatur Waktu Peringatan

Menerima low stock alert pukul 03.00 dini hari tidak membantu siapa pun. BoxHero memungkinkan Anda memilih waktu spesifik untuk menerima notifikasi ini.

Klik Waktu Peringatan untuk membuka dialog yang menampilkan slot waktu per jam sepanjang hari. Pilih waktu yang sesuai dengan rutinitas tinjauan Anda. Banyak bisnis memilih waktu pagi seperti pukul 08.00 atau 09.00 untuk meninjau peringatan di awal hari kerja, dan sore hari seperti pukul 14.00 untuk menangkap situasi mendesak.

Peringatan dikelompokkan dan dikirim pada waktu-waktu tersebut, bukan langsung dikirim setiap kali ada perubahan. Ini mengurangi peringatan berulang untuk item yang sama dan menghindari notifikasi di tengah malam.

Laporan Mingguan via Email

Laporan mingguan memberikan ringkasan terjadwal tentang aktivitas inventaris. Laporan ini dikirim melalui email dan ditujukan untuk ditinjau, bukan untuk tindakan segera.

Laporan ini menunjukkan berapa banyak item yang Anda terima, berapa banyak yang dikirim, dan seperti apa level stok Anda saat ini.

Laporan Mingguan merangkum hal-hal berikut untuk tim Anda:

• Valuasi inventaris
• Total perubahan jumlah stok
• Ringkasan aktivitas
• Item dengan pergerakan tertinggi

➤ Mengaktifkan Laporan Mingguan

Di Pengaturan > Notifikasi, scroll ke bawah ke bagian Laporan Mingguan.
Aktifkan Notifikasi Email untuk mulai menerima laporan ini.

Laporan dikirim ke kotak masuk Anda sekali seminggu, memberi Anda titik pengecekan rutin untuk meninjau performa inventaris.

➤ Memperbarui Alamat Email

Secara default, laporan mingguan dikirim ke email akun admin (yaitu alamat email yang digunakan saat mendaftar). Jika Anda adalah admin tim dan ingin laporan dikirim ke alamat berbeda, Anda bisa mengubahnya di pengaturan akun:

• Klik ikon Profil di pojok kanan atas.
• Pilih Pengaturan Akun dari menu dropdown.
• Perbarui email di bagian Email.
• Klik Simpan.

Mengatasi Masalah Notifikasi

Jika Anda tidak menerima notifikasi yang diharapkan, periksa beberapa hal umum berikut:

• Pastikan notifikasi benar-benar diaktifkan di pengaturan BoxHero. Mudah sekali mematikannya secara tidak sengaja. 😅
• Cek pengaturan notifikasi di perangkat Anda. Ponsel Anda mungkin memblokir notifikasi BoxHero. Pastikan BoxHero memiliki izin untuk mengirim notifikasi.
• Untuk notifikasi email, periksa folder spam. Filter email terkadang menangkap laporan otomatis. Jika Anda menemukan email BoxHero di spam, tandai sebagai "bukan spam" agar email berikutnya masuk ke kotak masuk.
• Verifikasi alamat email di pengaturan akun, dan Anda memiliki akses ke kotak masuk tersebut.

Kesalahan Umum dalam Pengaturan Notifikasi

1. Mengaktifkan Semua Lokasi

Memilih semua lokasi sering menghasilkan peringatan yang tidak memerlukan tindakan. Peringatan seharusnya menunjuk ke tempat di mana keputusan stok benar-benar terjadi.

2. Memilih Terlalu Banyak Waktu Peringatan

Peringatan setiap jam bisa menjadi berulang dan membosankan. Peringatan yang lebih sedikit namun waktunya tepat lebih mudah ditindaklanjuti.

3. Mengabaikan Nilai Safety Stock

Peringatan bergantung pada angka safety stock. Jika nilai ini sudah usang, peringatan pun kehilangan maknanya. Meninjau safety stock secara rutin menjaga notifikasi tetap akurat.

Low Stock Alerts | BoxHero User Guide

BoxHero’s Low Stock Alerts feature helps you avoid stockouts by notifying you when inventory levels fall below a threshold. Reorder and replenish before running out to keep enough inventory on hand.

BoxHero User Guide

Kesimpulan

Pengaturan notifikasi paling berguna ketika benar-benar membantu Anda mendeteksi masalah lebih awal. Dengan BoxHero, Anda bisa memilih waktu peringatan yang spesifik, membatasi lokasi, dan memisahkan peringatan dari laporan agar tetap terinformasi.

Luangkan 10 menit untuk mengonfigurasi pengaturan notifikasi Anda dengan benar. Sesuaikan seiring berjalannya waktu saat Anda menemukan apa yang paling cocok untuk Anda dan tim. Investasi waktu ini terbayar dengan lebih sedikit kehabisan stok, lebih sedikit kelebihan inventaris, dan beban pikiran yang jauh berkurang.