SKU가 많아도 문제 없는 비트로드의 음반 재고 관리 전략

비트로드(BEATROAD)는 국내에서 발매되는 모든 K-POP 아티스트의 음반을 유통·판매하는 기업이에요. 단순히 음반을 유통하는 것에 그치지 않고, 팬 이벤트와 같이 아티스트와 팬을 잇는 특별한 경험을 구축하는 일에도 앞장서고 있죠. 온오프라인을 넘나드는 다채로운 K-POP 경험 덕분에, 비트로드는 이른바 ‘덕질’을 위해 꼭 알아두어야 하는 필수 브랜드로 자리 잡았어요. 

아티스트들의 앨범과 굿즈를 다루는 비트로드의 핵심 과제는 바로 재고 관리입니다. 매주 10~20개의 신보가 발매되고, 앨범 특성상 멤버별, 콘셉트별로 구성이 다양해 재고 관리가 쉽지 않기 때문이에요. 하지만 장민준 팀장님은 “박스히어로 덕분에 수많은 버전의 앨범을 관리하는 일이 훨씬 수월해졌다”고 밝혔어요. 지금부터 장민준 팀장님과의 인터뷰를 통해, 늘어나는 SKU 속에서도 정확하고 체계적으로 재고를 관리하는 비트로드만의 노하우를 자세히 들여다볼게요!

재고 관리 피로도를 줄이는 엑셀 연동 기능 

"ERP의 도입도 검토했지만, 초기 세팅이 복잡하고 비용이 만만치 않았어요. 고민하던 차에 이전 직장에서 박스히어로를 써보신 직원분이 박스히어로를 추천해 주셨어요. 현장에서 핸드폰으로 편리하게 재고 관리가 가능하다는 점이 매력적이어서 도입을 결정했어요."

비트로드 장민준 팀장

 2022년 박스히어로를 도입한 비트로드는 재고 관리의 전 단계에서 박스히어로를 적극적으로 활용하고 있어요. 비트로드의 재고 관리 여정은 앨범 발매일보다 1~2개월 앞서 유통사로부터 전달받는 신보 안내서에서 시작하는데요. 장민준 팀장님은 이 안내서를 토대로 엑셀 파일을 만들고, 박스히어로에 이를 업로드하는 방식으로 제품을 일괄 등록해요. 제품을 하나하나 등록할 수도 있지만, 제품 대량 등록 기능을 이용하면 수십, 수백 종의 앨범도 한 번에 등록할 수 있어서 편리하죠. 장민준 팀장님은 대량으로 제품을 입출고할 때도 엑셀 연동 기능을 쓰고 있다며, “엑셀 연동으로 실무자의 재고 관리 피로도가 훨씬 줄었다”고 강조했어요.

박스히어로를 도입하고 나서는 재고 이력 관리도 한층 수월해졌어요. 재고 수량이 맞지 않을 때, 과거 수량 조회나 히스토리 기능을 통해 어떤 이유로 변동이 생겼는지 쉽게 추적할 수 있기 때문이에요. 입고서나 출고서에는 특이 사항을 메모로 남길 수 있어 시간이 지나도 문제 원인을 명확히 확인할 수 있죠. 장민준 팀장님은 박스히어로에서 가장 많이 사용하는 기능으로 히스토리를 꼽으며, “거래처와 날짜를 필터로 지정해 출고 내역을 엑셀이나 PDF 형식의 거래명세서로 만들어 활용하기도 한다”고 덧붙이기도 했어요.

반품이나 환불로 인해 창고로 되돌아온 재고도 이력 관리가 중요해요. 역물류 재고가 새 제품과 구분되지 않고 다시 출고되면 고객 경험에 안 좋은 영향을 미칠 수 있죠. 비트로드는 박스히어로의 위치 기능을 활용해 이런 문제를 방지해요. 반품 전용 위치를 따로 생성해두고, 되돌아온 재고를 해당 위치로 입고시키는 방식이에요. 이렇게 하면 역물류 재고의 흐름을 명확하게 추적할 수 있고, 새 제품과 구분도 훨씬 쉬워져요.

수만 장의 앨범을 헷갈리지 않고 관리하는 방법

K-POP 아티스트의 앨범은 멤버별, 콘셉트별로 각기 다른 버전이 존재하지만, 판매 시에는 단일 바코드로 묶이는 경우가 많아요. 비트로드에서도 처음엔 바코드 뒤에 임의로 숫자를 붙여 버전을 구분해 관리했지만, 품목 수가 계속해서 늘어나는 상황에서 점차 한계에 부딪혔어요. 

지금은 단일 바코드로 관리하는 대신, 제품 사진 기능을 활용해 현장 직원들의 혼선을 줄이고 있어요. 박스히어로에 제품을 등록할 때 판매용 이미지를 편집해서 업로드하거나, 앨범이 입고되는 즉시 사진을 찍어 등록해 두는 건데요. 덕분에 현장 직원들이 출고를 진행할 때 어떤 앨범들을 준비해야 하는지 손쉽게 파악할 수 있어 매우 유용해요. 

비트로드는 복잡한 특성의 제품을 더 효율적으로 관리하기 위해 제품 속성 기능도 적극 활용하고 있어요. 앨범은 크기와 모양이 제각각이라 어떤 제품은 박스당 30장이 들어가고, 또 어떤 제품은 50장이 들어가기도 하는데요. 그렇다 보니 거래처에 100개, 200개 단위로 대량 출고할 때, 몇 개의 박스가 나가야 하는지 계산하기가 까다로웠어요. 장민준 팀장님은 이를 해결하고자 속성에 박스 입수 수량을 기재해 두어, 현장 직원들이 바코드만 찍어도 “이 물량이면 몇 박스가 나가겠구나”를 판단할 수 있도록 설정했답니다. 

“재고 관리는 아무리 한 사람이 전담한다고 해도 완벽할 수는 없어요. 어느 정도의 로스는 감수해야 하죠. 그러나 박스히어로를 도입한 후에는 확실히 재고 손실이 눈에 띄게 줄었습니다."

비트로드 장민준 팀장

고객 경험부터 거래처 협업까지, 재고 링크 활용

비트로드는 박스히어로의 재고 링크 기능을 남다른 방식으로 활용해 눈길을 끌기도 했어요. 매장 컴퓨터에 재고 링크 화면을 띄워두고, 도서관이나 서점에서 책을 찾듯이 매장 내 비치된 앨범의 위치를 검색할 수 있도록 구현한 건데요. 이렇게 하면 매장 손님이 속성에 기재된 세부 위치를 확인하고, 빽빽하게 진열된 앨범 사이에서 원하는 앨범을 쉽게 찾아낼 수 있죠. 재고 링크에서는 이처럼 일부 속성만 선택적으로 공개할 수 있어 편리해요. 

재고 링크는 거래처와의 협업에서도 큰 역할을 해요. 과거에는 발주 관련 문의가 들어오면 담당자가 재고 수량을 확인해 따로 전달해야 했지만, 지금은 재고 링크를 통해 빠르고 효율적으로 재고 현황을 공유하고 있어요. 거래처에서도 필요한 물품의 재고 유무나 수량을 실시간으로 확인할 수 있어 편리해졌죠. 번거롭게 전화나 메일을 주고받을 필요가 없어 양쪽 모두 시간과 에너지를 크게 절약할 수 있게 됐어요. 

“거래처에 따라 재고 현황을 보여주는 방식을 다르게 설정할 수 있어서 좋아요. 어떤 거래처에는 정확한 수량까지 보여주고, 어떤 곳에는 ‘재고 있음/없음’만 표시하고 있어요. 재고 현황과 관련한 불필요한 문의가 줄어서 업무가 편해졌어요.”

비트로드 장민준 팀장

장민준 팀장님은 박스히어로를 “매장 파트타이머들도 하루 안에 숙지할 정도로 진입장벽이 낮은 프로그램”이라고 소개했어요. 그만큼 박스히어로는 누구나 쉽게 도입하고 시작할 수 있는 재고 관리 솔루션이에요. 처음에는 입고, 출고와 같이 기본적인 기능부터 활용해 보세요.

그리고 비트로드처럼 ‘박스히어로의 기능을 어떻게 하면 더 잘 활용할 수 있을까?’를 고민하며 확장해 나간다면, 업무 효율이 점점 더 개선되는 경험을 하실 수 있을 거예요.

지금 바로 아래 버튼을 눌러 박스히어로를 여러분의 현장에서도 사용해 보세요!