회계부터 재고 관리까지, 비품과 소모품 똑똑하게 구분하기
“태블릿은 비품인가요? 아니면 소모품인가요?
전 회사와 현 회사의 방식이 달라서 헷갈려요!”
비품과 소모품의 차이는 회계는 물론, 재고 관리에도 영향을 미쳐요. 하지만 실무에서는 비품과 소모품을 구분하는 기준이 모호하고 헷갈릴 때가 많아요. 이 글에서는 재고 관리 담당자를 위해 비품과 소모품을 어떻게 구분해야 하는지 살펴보고, 그 기준이 회계에 어떤 영향을 미치는지 짚어봅니다. 그리고 더 효율적인 재고 관리 실무를 실천하는 비품과 소모품 관리 노하우까지 알려드릴게요!
비품과 소모품의 차이
비품과 소모품은 구입한 물품을 언제, 어떻게 비용으로 처리하는지에서 차이가 있어요.
먼저, 비품은 회사의 자산으로 봅니다. 곧바로 비용으로 처리하지 않고, 회사의 재산으로 등록되는 물품들이에요. 자산 대장에 등록된 비품은 회사의 자산 총액에 포함되죠. 이렇게 회계장부에 자산으로 올리는 것을 ‘계상한다’고 해요.
이렇게 장부에 올라간 비품은 감가상각 방식으로 비용을 처리해요. 회계에서의 감가상각이란, 사용 기간 동안 취득 금액을 조금씩 나눠서 비용으로 처리하는 것을 뜻해요. 물건은 시간이 지나면 자연스럽게 낡고 가치가 떨어지기 마련이죠. 회계에서는 이러한 가치 하락을 측정하고 계산하는 대신, 정해진 기준에 따라서 일정 금액을 매년 비용으로 반영하고 있어요.
한편, 소모품은 구매한 시점에 즉시 회사의 비용으로 처리되는 물품이에요. 비품과 달리 회사의 재산으로 등록되지도 않고, 따라서 재무제표에도 자산으로 잡히지 않아요.
비품과 소모품을 구분하는 기준
1. 사용 기간이 1년 이상/이하인가요?
사용 기간은 비품과 소모품을 구분하는 대표적인 기준 중 하나예요. 한국채택국제회계기준(K-IFRS)에서는 ‘한 회계기간 이상 사용할 것으로 예상되는 물리적 자산’을 유형자산으로 정의하고 있어요. 비품이 바로 이 유형자산에 해당하죠. 회계기간은 일반적으로 1년이 기준이므로, 1년 이상 회사의 기업 활동을 위해 사용할 수 있는 물품이라면 비품으로 볼 수 있는 거예요.
• 소모품: 일회용 종이컵, 볼펜 등 1년 이내에 소비되거나, 사용 후 재사용이 어려운 물품이에요.
2. 취득가액이 100만 원 이상/이하인가요?
법인세법에 따르면, 취득가액이 100만 원 이하인 자산은 감가상각 대상에서 제외하고, 전액 비용으로 처리할 수 있어요. 이러한 기준을 참고하여 실무에서는 100만 원을 비품과 소모품을 구분하는 근거로 삼는 경우가 많아요.
3. 반복 사용이 가능/불가능한가요?
재사용 가능 여부도 비품과 소모품을 구분하는 기준이에요. 자산으로 분류되는 물품은 보통 여러 번 반복 사용이 가능하며, 그 형태가 유지되는 경우가 많아요. 반대로 소모품은 한 번 사용하면 다시 쓸 수 없는 물품이 대부분이죠. 가령, 공구처럼 여러 번 반복해서 사용할 수 있는 물건은 비품이 될 수 있지만, 일회용 장갑이나 세제처럼 쓰고 나면 없어지는 물품은 소모품인 거예요.
비품과 소모품의 구분, 왜 중요할까요?
비품과 소모품을 제대로 구분하지 않으면 세무 리스크가 커질 수 있어요. 감가상각을 통해 여러 회계기간에 걸쳐 비용으로 처리되는 비품은 당기 순이익에 점진적으로 영향을 줘요. 반면, 소모품은 구매한 시점에 전액 비용으로 처리되므로 손익에 즉각적인 영향을 미치죠. 따라서 비품과 소모품을 구분하지 않은 채 관리하면 회계상 성과가 왜곡될 수 있어요. 또 감가상각 대상인 비품을 소모품으로 처리해 버리면, 추후 국세청이 이를 비용으로 인정하지 않거나 가산세를 부과할 수도 있습니다.
비품과 소모품은 폐기의 절차도 달라요. 자산으로 등록된 물품을 폐기하려면 잔존가액 제거, 자산 손실 처리, 감가상각 중단, 폐기 사유 문서화 등 정해진 법적·회계적 절차를 따라야 해요. 하지만 소모품은 별도의 폐기 절차가 존재하지 않죠. 만약 자산으로 등록된 비품을 정식 폐기 절차 없이 처분했다면, 감사 또는 세무조사 시 지적받을 수 있어요.
비품과 소모품, 이렇게 관리해 보세요
하지만 실무에서는 기준만으로 판단하기 어려운 상황도 자주 발생해요. 비품과 소모품을 구분하는 일반적인 원칙을 그대로 적용할 수 없는 회색지대가 존재하기 때문인데요. 이를테면 물품의 취득가액은 100만 원 미만이지만, 업무 중에 반복적으로 사용되고 그 기간이 1년을 훌쩍 넘는 물품들도 있어요. 이런 물품들은 비품으로 봐야 할지, 소모품으로 봐야 할지 판단하기 어렵죠. 때로는 이전 실무자와 처리 방식이 달라서 혼선이 생기기도 하고요.
그렇다면 비품과 소모품을 실질적으로 관리하는 재고 담당자는 어떻게 업무에 임하는 것이 좋을까요? 지금부터 재고 관리 담당자를 위해 비품과 소모품을 더 현명하게 관리하는 4가지 방법을 소개해 드릴게요.
1️⃣ 비품과 소모품을 규정하는 가이드 요청하기
비품과 소모품을 구분하는 명확한 내부 정책이 없거나, 기준은 있지만 회계팀이나 재무팀만 알고 있다면 재고 관리가 쉽지 않아요. 따라서 재고 관리 담당자는 취득가액 기준, 사용 기간 기준, 품목 특성 기준 등이 명시되어 있는 내부 가이드를 공유해달라고 요청하고, 이를 문서화해 두는 것이 좋아요. 이러한 내부 가이드는 회색지대에 있는 물품들을 관리할 때 실무적으로 큰 도움이 되죠. 또한, 최신 규정이 잘 반영되고 있는지 주기적으로 체크하는 것도 필요해요.
2️⃣ 바코드를 활용해 비품과 소모품 구분하기
수많은 물품을 관리하는 실무자가 비품과 소모품을 매번 기억해 구분하는 것은 쉽지 않아요. 그럴 때는 바코드 번호 규칙을 정해두어 비품과 소모품을 더 직관적으로 관리할 수 있어요. 예를 들어, 자산으로 관리해야 하는 비품에는 ‘A’로 시작하는 바코드를 생성하고, 한 번 쓰면 재사용이 어려운 소모품에는 ‘B’로 시작하는 바코드를 부여하는 식이죠. 이러한 바코드 체계를 모든 비품 및 소모품에 적용해 두면, 바코드 번호만 보고도 비품인지 소모품인지 한눈에 알 수 있어서 실무자의 혼선이 훨씬 줄어들어요.
실제로 한 기업은 똑같이 생긴 모니터라도 고가의 고성능 모니터는 비품(자산)으로, 상대적으로 저렴하고 교체 주기가 짧은 보급형 모니터는 소모품으로 관리하고 있는데요. 외형이 같아서 헷갈릴 수 있지만, 바코드 번호 규칙을 세우고 물품에 라벨을 부착해 둠으로써 실수 없이 비품과 소모품을 관리하고 있다고 해요. 더 자세한 내용이 궁금하다면, 박스히어로가 제공하는 바코드 기능을 활용해 효과적인 자산 관리를 실천하고 있는 ‘인생네컷’ 운영사 엘케이벤쳐스의 사례를 확인해 보세요!
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3️⃣ 정기적인 재고조사로 감가상각 대상 추적하기
감가상각 대상에 해당하는 비품은 일정한 회계 처리 주기에 따라 지속적으로 관리해야 해요. 일 잘하는 재고 관리 담당자라면, 회계팀 또는 재무팀과 협업하며 정기적으로 재고조사를 수행하는 게 좋습니다. 재고조사는 말 그대로 회사가 보유한 물품들이 실제로 존재하는지 확인하는 작업이에요. 전산상 재고와 실물 재고를 대조해보는 과정이죠. 이 과정을 통해 비품이 제대로 관리되고 있는지, 감가상각 대상이 분실되거나 누락되지는 않았는지 점검할 수 있어요.
4️⃣ 비품의 상태 변화를 이력으로 남기기
비품이 고장 나거나 너무 오래되어 사용할 수 없게 되면, 자산의 상태가 바뀐 것으로 보고 회계팀이나 재무팀에 알려야 해요. 그러면 회계 담당자는 감가상각을 멈추고, 자산 내역을 수정하는 등의 조치를 취하죠. 가끔은 A 부서에서 B 부서로 물품이 이동하거나, 프로젝트를 위해 잠시 물품을 대여하는 등 비품의 상태(사용자, 위치 등)가 달라지는 경우도 있어요. 이러한 비품의 상태 변화는 반드시 이력으로 남겨 관리해야 해요.
이력을 관리하지 않으면 자산은 장부에 있는데 실물은 존재하지 않는 분실이나, 불필요한 물품을 재구매하는 비용 낭비를 초래할 수 있어요. 따라서 변경 일자, 기존 사용자, 신규 사용자, 기존 위치, 신규 위치, 승인자 등의 정보가 기록으로 남도록 꼼꼼하게 관리하는 것이 좋아요.
비품과 소모품을 명확하게 구분하는 것만으로 회계 처리의 정확성이 높아지고, 세무 리스크가 크게 줄어들어요. 비품과 소모품 관리를 위해 체계적이고 똑똑한 재고 관리 솔루션을 도입해 보세요. 재고 속성을 이용해 비품과 소모품을 직관적으로 구분하고, 바코드나 QR코드를 스캔해 위치를 포함한 자산의 정보를 손쉽게 확인할 수 있답니다. 재고 관리 솔루션 박스히어로를 이용해 비품과 소모품을 관리하는 다양한 팁과 노하우는 아래에서 더 자세히 확인할 수 있어요!
