눈에 보이지 않아도 자산! 소프트웨어 자산 관리(SAM) 시작하기
자산의 종류에는 크게 유형 자산과 무형 자산이 있어요. 건물, 토지, 기계장치, 전자기기 등과 같이 물리적인 형태가 있는 것을 유형 자산, 물리적인 형태는 없지만 경제적 가치가 있는 것을 무형 자산이라고 하는데요. 온라인 환경이 빠르게 진화하고 발전하면서, 그중에서도 무형 자산의 중요성이 날로 커지고 있어요.
효율적으로 일하는 기업은 대표적인 무형 자산인 소프트웨어(Software)를 자산으로써 관리한다는 사실, 알고 계셨나요? 눈에 보이지도, 손에 잡히지도 않는 소프트웨어를 자산으로 관리해야 하는 이유를 함께 살펴봐요.
기업의 자산이 되는 소프트웨어
엔터프라이즈 소프트웨어라고도 하는 기업 소프트웨어는 조직이 기업 활동을 위해 사용하는 모든 소프트웨어를 말해요. 기업은 다양한 종류의 소프트웨어를 사용해 매출을 늘리고, 비용을 줄이며, 업무 효율을 높이는 활동들을 수행하는데요. 이를테면 창고 관리 시스템(WMS)을 도입해 창고 관리를 간소화하거나, 주문 관리 시스템(OMS)으로 여러 채널에서 동시다발적으로 들어오는 주문을 통합 관리하는 식이에요.
이처럼 명확한 사용 목적과 경제적 효익이 있는 소프트웨어는 회계상 자산에 해당해요. 국가회계기준에 관한 규칙에 나와 있는 무형자산 회계처리지침을 한 번 들여다볼까요?
이러한 분류에 따르면, 기업이 자체적으로 구축한 전사적 자원 관리 시스템(ERP)이나 외부 업체를 통해 구매한 WMS, OMS 등의 시스템은 자산으로 볼 수 있어요.
자산은 아니지만 자산처럼 관리해요
한편, 회계상으로는 자산이 아니지만, 실무에서는 자산처럼 전략적으로 관리하는 소프트웨어도 있어요. ‘요즘 기업’이라면 열에 아홉은 사용하는 SaaS(Software as a Service)가 대표적이죠.
SaaS는 소프트웨어를 직접 설치하거나 구축하는 대신, 정기적으로 비용을 지급하고 인터넷을 기반으로 소프트웨어를 사용하는 방식이에요. 슬랙(Slack), 구글 워크스페이스(Google Workspace) 등 구독형으로 사용하는 소프트웨어가 여기에 해당하는데요. 이런 구독형 소프트웨어는 자산이 아닌 비용으로 봐요.
하지만 SaaS도 기업의 자산이 되는 소프트웨어처럼 매출 증대나 비용 절감, 업무 효율 향상 등을 위해 꼭 필요한 도구로 활용되는 경우가 많아요. 단지 자산이 아니라는 이유로 관리를 소홀히 하면 어떻게 될까요? 만료일을 모르고 있다가 갑자기 로그인되지 않아 업무에 차질을 겪거나, 더는 사용하지 않는데도 계속 비용을 내는 일이 생길 수 있어요. 그래서 일부 기업에서는 자산이 아닌 소프트웨어도 마치 자산처럼 전략적으로 관리한답니다.
효과적인 소프트웨어 자산 관리(SAM) 방법
막상 소프트웨어를 자산으로써 관리하려고 하면 막막함을 느낄 수 있어요. 실물이 존재하지 않는 소프트웨어는 어떻게 체계적으로 관리하고 최적화할 수 있을까요? 지금부터 소프트웨어 자산 관리(Software Asset Management, SAM)를 위한 몇 가지 실무 노하우를 소개해 드릴게요.
1. 전체 소프트웨어 목록 만들기
눈에 보이지 않는 소프트웨어는 구독 및 해지 여부를 인지하지 못한 채로 방치되기 쉬워요. 따라서 조직이 사용 중인 전체 소프트웨어를 목록화하는 작업이 제일 먼저 이뤄져야 해요. 모든 소프트웨어의 통합 리스트를 만들어 놓으면 관리의 사각지대를 줄이고, 소프트웨어를 실물 자산처럼 관리할 수 있어요.
2. 시리얼 넘버 관리하기
외부 업체에 비용을 주고 구매한 소프트웨어에는 일반적으로 시리얼 넘버가 있어요. 이 정보가 없으면 소프트웨어를 다른 기기에 재설치하거나 버전을 업그레이드할 수 없죠. 때로는 불법 소프트웨어 단속이나 소프트웨어 라이선스 감사 과정에서 시리얼 넘버를 확인하기도 하고요. 그렇기에 더 철저한 관리가 필요한 항목이랍니다. 시리얼 넘버는 직원들 사이에서 무단으로 공유되지 않도록, 보안이 철저한 곳에 안전하게 기록해 두는 것이 좋아요.
3. 만료일자 관리하기
대부분 SaaS는 일정한 주기에 따라 자동으로 갱신되거나 수동으로 연장하는 구조로 운영돼요. 그래서 만료일자를 놓치면 갑작스럽게 로그인이 차단되거나 중요한 파일에 접근하기가 어려워질 수 있어요. 만료일자를 꼼꼼하게 기록해 두어야 실무자가 바뀌어도 놓치지 않고 구독을 갱신할 수 있습니다. 디지털 환경에서의 업무 연속성을 유지하기 위해서는 만료일자 관리가 필수적이에요.
4. 사용자와 사용 목적 기록하기
누가, 어떤 목적으로 소프트웨어를 사용하는지 파악하지 못해, 아무도 쓰지 않는 것 같은 SaaS를 해지하지 못하는 경우도 종종 있어요. 이런 낭비를 막으려면 각 소프트웨어의 사용자와 사용 목적을 명확하게 기록해 두는 것이 중요합니다. 이를테면, ‘어도비 클라우드(소프트웨어)- 김박스 디자이너(사용자) - 디자인(사용 목적)’과 같이 정보를 정리하는 거예요. 그럼 소프트웨어 사용 현황을 파악하고 관리하기가 한결 수월해져요.
인수합병이나 부서 이동처럼 조직 내 변화가 있으면, 비슷한 기능의 소프트웨어가 중복으로 도입되는 사례가 발생하기도 하는데요. 이때도 정리해 둔 정보를 기준으로 기능이 겹치는 소프트웨어를 통합함으로써 과도한 지출을 줄일 수 있어요.
박스히어로에서 소프트웨어 자산 관리하기
지금부터는 재고 관리 솔루션 박스히어로를 활용해 소프트웨어 자산을 관리하는 방법을 살펴볼게요. 박스히어로는 재고를 관리하는 솔루션이지만, 여러 기업에서 비품, 소모품 등의 자산을 관리하는 용도로 폭넓게 활용하고 있어요. 소프트웨어 자산 역시 박스히어로에서 간편하게 관리할 수 있답니다. 소프트웨어 자산 관리를 실무에 바로 적용할 수 있도록 쉽고 자세하게 알려드릴게요!
• 팀 생성하기
먼저 소프트웨어 자산 관리를 위해 새 팀을 생성할게요. 그리고 제품목록 > + 제품 추가를 눌러 소프트웨어를 하나씩 추가해 봅시다.
• 속성 편집하기
제품 정보를 입력하기 전에 제품 속성부터 설정해 볼게요. 속성은 박스히어로 시스템에서 기본적으로 제공하는 SKU, 제품명, 바코드, 구매가, 판매가 외에도 제품 정보에 원하는 내용을 자유롭게 추가할 수 있는 기능인데요. 제품 속성은 한 번만 편집해 두면 이후에는 내용만 입력해 간편하게 사용할 수 있어요. 제품 속성은 제품 추가 페이지에서 제품 속성 편집 버튼을 누르거나 사이드바의 데이터 관리 > 속성 탭을 눌러 편집해요.
소프트웨어 자산 관리를 위해서는 다음의 항목을 속성으로 추가하는 것을 추천해요!
• 제품 등록하기
속성 편집을 완료했으니, 다시 제품 등록을 이어가볼까요? 상단의 제품명에는 소프트웨어의 이름을 입력해 주세요. 오른쪽 이미지 영역에는 해당 소프트웨어를 대표하는 아이콘 등을 넣어두면 제품목록에서 소프트웨어를 구별하기가 쉬워요. 소프트웨어를 구매한 비용이나 SaaS를 구독하는 비용은 구매가에 적어주세요. SKU는 자동으로 생성되고, 바코드나 판매가는 입력하지 않아도 돼요.
속성 편집을 통해 등록한 항목에도 정보를 채워주세요.
• 초기 수량 입력하기
이제 재고량을 입력해 볼게요. 현재 사용 중인 소프트웨어라면 재고 수량을 ‘1’로 입력하고, 추후 사용 예정인 소프트웨어나 사용을 중단한 소프트웨어라면 재고 수량을 ‘0’으로 설정해 주세요.
- 사용 중인 소프트웨어: 재고 1개
- 미사용 소프트웨어: 재고 0개
• 제품 검색하기
제품 등록이 완료되면 입력한 정보를 바탕으로 검색이 가능해요. 제품명, 시리얼 넘버, 사용 부서 등으로 검색해 원하는 소프트웨어 정보를 빠르게 확인할 수 있어요.
• 수량 조정하기
만약 소프트웨어를 더 이상 사용하지 않는다면, 수량을 1에서 0으로 변경해야 해요. 그럴 때는 사이드바의 조정 탭에 들어가서 소프트웨어를 검색하고, 수량을 0으로 바꾸면 된답니다. 이때, 메모에 변경 사유를 기재하는 것도 좋습니다. 추후 해당 소프트웨어를 다시 사용할 일이 생기면, 수량을 1로 변경해 주세요.
• 엑셀 파일에서 제품 불러오기
박스히어로의 장점 중 하나는 엑셀 파일로 정리한 자료를 일괄적으로 업로드할 수 있다는 점이에요. 소프트웨어 자산을 하나하나 직접 입력하는 것이 번거롭게 느껴진다면, 엑셀 불러오기 기능을 활용해 보는 것은 어떠신가요? 소프트웨어 정보를 입력한 엑셀 파일을 박스히어로에 업로드하면 순식간에 자산을 등록할 수 있답니다. 엑셀로 한 번에 끝내는 제품 등록 방법은 여기에서 확인하실 수 있어요!
• 엑셀 내보내기
박스히어로 제품목록을 통해서도 충분히 데이터를 확인할 수 있지만, 엑셀 내보내기 기능을 활용하면 소프트웨어 자산 데이터를 분석 리포트나 내부 공유용 자료로 가공할 수 있어요. 보안이 중요한 시리얼 넘버 열을 삭제하거나, 익숙한 엑셀 프로그램에서 소프트웨어의 사용 현황을 비교하고 분석해 보세요!
소프트웨어 자산 관리는 한 마디로 눈에 보이지 않는 것을 눈에 보이도록 하는 일이에요. 지금 바로 시리얼 넘버, 갱신일, 담당자 등의 정보를 한눈에 정리하고, 소프트웨어의 사용 여부를 재고 상태처럼 시각화해 보세요! 박스히어로처럼 쉽고 간편한 재고 관리 솔루션을 활용하면, 소프트웨어도 실물 자산처럼 체계적으로 관리할 수 있답니다.
박스히어로로 노트북, 모니터 등의 실물 IT 자산도 관리하고 싶다면?
