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복잡한 부품 재고 관리, 엑셀 대신 이렇게 해 보세요

“분명 지난달에 사 놓은 부품인데, 막상 수리 접수가 들어와서 찾으려니 안 보이더라고요.”

“외형이 비슷해서 부품을 잘못 주문했어요. 긴급 발주를 진행하면서 비용이 두 배로 들었어요.”

“자주 쓰는 부품은 늘 부족한데, 잘 안 쓰는 부품은 창고에 계속 쌓여만 가요.”

생산 업체나 유지보수 부서에서는 이처럼 부품 때문에 곤란을 겪는 일이 자주 생겨요. 실무에서는 완제품 재고 관리보다 부품 재고 관리가 더 까다롭게 느껴질 때도 많죠. 도대체 부품 재고 관리는 왜 이렇게 자주 꼬이는 걸까요?

부품 재고 관리가 어려운 이유

① 품목 수가 많고 스펙 정보가 복잡해서

완제품 재고 관리와 달리 부품 재고 관리는 관리해야 하는 품목 수가 훨씬 많고 복잡해요. 외형이 같은 부품도 규격이 1mm만 다르면 별개의 품목으로 보고, A 제품에 호환되는 부품이 B 제품에는 호환되지 않기도 하죠. 공정마다 서로 다른 부품과 도구를 쓰기도 하고요. 이 말은 즉슨, 제조사, 규격, 소재, 사용 공정, 호환 모델 등 스펙에 따라 품목이 잘게 나눠질 수밖에 없다는 뜻이에요.

그런데 이렇게 많고 다양한 부품의 스펙 정보가 체계 없이 쌓여 있다면 어떨까요? 부품을 혼동하여 잘못된 부품을 발주하거나 재고가 엉뚱한 위치로 이동하면서, 긴급 발주와 작업 지연 같은 리스크가 발생하기 쉬워요.

② 한 개만 부족해도 생산이나 수리에 차질이 생겨서

고객에게 나가는 완제품은 혹여 재고가 부족하더라도 ‘품절 임박’ 표시를 붙이거나, 주문을 잠시 제한하는 식으로 대응할 수 있어요. 판매 기회를 놓칠 수는 있어도 어느 정도 완충이 가능하죠.

하지만 부품은 달라요. 나사 하나, 센서 하나, 특정 규격의 케이블 하나라도 없으면 공정이 멈추고 생산 라인 전체에 지연이 발생하거든요. 발주 리드타임이 긴 부품은 며칠이나 몇 주를 기다려야 하는 상황도 벌어지곤 하죠. 당장의 불안을 줄이기 위해 재고를 과다하게 보유할 수도 있지만, 시간이 지날수록 불용 재고로 전환될 위험이 커져요.

③ ERP가 관리하지 못하는 사각지대가 있어서

제품을 이루는 구성요소는 아니지만, 완제품을 만들기 위해 필요한 운영 자재들도 큰 틀에서는 부품(소모품)으로 보고 관리해요. 하지만 이런 운영 자재들은 재고 관리의 사각지대에 위치하는 경우가 많아요.

주요 원부자재와 같이 기업 운영 차원에서 수량을 꾸준히 추적해야 하는 수불자재는 ERP에서도 충분히 관리할 수 있지만, 장갑, 윤활유, 연마재, 공구와 같이 누가 언제 얼마나 썼는지 추적하기 어려운 비수불자재는 수량 관리가 쉽지 않아요. 빈틈을 메우기 위해 엑셀 등을 활용해 수작업으로 재고를 관리해 보아도 휴먼 에러를 피하기가 어렵답니다.

부품 관리의 혼선, 이렇게 해결해 보세요

✅ 우리 조직만의 SKU 체계 구축하기

품목 수가 많고 복잡한 부품을 관리하기 위해 가장 먼저 해야 할 일은 모든 부품에 고유한 식별 기준을 부여하는 거예요. 제품명이나 외형이 비슷하더라도 스펙에 따라 서로 다른 SKU 번호를 부여해 구분하는 거죠. 이렇게 체계를 만들어 두면 부품이 아무리 많아도 SKU 번호만으로 필요한 부품을 정확하게 찾을 수 있어요.

처음에는 SKU 체계를 만드는 일이 번거롭게 느껴질 수 있어요. 규모가 작은 조직일수록 ‘아직은 괜찮다’고 생각하며 넘기기 쉽고요. 하지만 SKU 체계는 부품을 누구나 같은 기준으로 식별하고, 설명하고, 조회할 수 있는 상태로 만드는 일이에요. 이 작업이 선행되지 않으면 어떤 관리 시스템을 도입하더라도 부품을 명확하게 구분하기 어렵고, 부품 재고 관리의 혼선도 반복될 수밖에 없어요.

SKU 번호를 구성하는 방식과 규칙은 조직의 상황에 맞춰 정하기 나름이에요. 단순 일련번호를 쓰는 곳도 있고, 제조사 코드를 활용하는 곳도 있죠. 만약 SKU 번호를 직접 구성하고 싶다면, 이런 식으로 만들어 볼 수 있어요.

∙ 카테고리 : 볼트 ➡ BLT
∙ 소재 : 스테인리스 ➡ STS
∙ 규격 : 20mm ➡ M20

이처럼 규칙을 정해두면 SKU만 봐도 어떤 부품인지 바로 파악할 수 있어 편리해요. 하지만 형식보다 더 중요한 건 일관성이에요. 한번 정한 규칙은 누가 번호를 붙이든 같은 방식으로 적용할 수 있어야 해요. 그래야 SKU 체계를 구축하는 의미가 있답니다.

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이렇게 구축한 SKU 번호를 박스히어로에 등록하면 부품을 식별하는 데 활용할 수 있어요. 제품 정보 > SKU 영역에 직접 입력하거나, 엑셀 파일을 이용해 한 번에 대량 등록/수정하는 것도 가능해요.

✅ BOM으로 부품 스펙 정보 관리하기

일반 제품보다 관리해야 할 정보가 훨씬 더 많은 부품은 BOM(Bill of Materials)을 사용해서 정보를 체계적으로 정리해 두는 것이 좋아요. 자재명세서라고도 부르는 BOM은 완제품을 구성하는 부품과 자재의 목록을 정리한 문서를 말해요. 부품이 많아져도 필요한 정보를 일관된 기준으로 관리할 수 있게 도와주죠.

담당자 개인의 기억에 의존하던 부품 정보가 누구나 조회할 수 있는 데이터로 바뀌면 조직 내 커뮤니케이션 비용을 줄이는 데도 큰 도움이 돼요. 생산팀이 요청한 부품이 무엇인지 구매팀이 일일이 다시 확인하지 않아도, BOM을 기준으로 필요한 부품을 더 정확하게 파악할 수 있으니까요. 부서간 불필요한 문의가 줄면서 업무 흐름이 개선되고, 오주문과 같은 실무 리스크도 낮출 수 있어요.

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박스히어로 속성 기능을 활용해 BOM의 주요 스펙 항목을 우리 조직 기준에 맞게 정리하고 관리해 보세요.

✅ 부품별 적정재고 유지하기

부품 재고는 너무 적어도 문제지만, 그렇다고 필요 이상으로 많이 쌓아두는 것도 좋은 방법은 아니에요. 그래서 각 부품의 중요도와 조달 기간을 고려해 적정재고를 파악해 두는 것이 중요해요. 적정재고란 재고 부족으로 운영에 차질이 생기지 않으면서도, 과잉 보유로 비용을 낭비하지 않는 최적의 재고 수준을 뜻해요. 적정재고를 파악한다는 것은 한 마디로 ‘이 부품을 얼마나 들고 있어야 하는가’를 이해하는 과정이죠.

일반적으로 적정재고는 다음 입고가 들어올 때까지 필요한 예상 사용량에 안전재고를 더한 수량으로 잡아요. 하지만 모든 품목의 적정재고를 완벽하게 알기 위해 몰두할 필요는 없어요. 재고량에 영향을 미치는 변수들을 모두 고려해 수많은 부품의 적정재고 수준을 파악하는 것은 ‘일을 위한 일’이 되어버리기 쉽거든요. 따라서 처음에는 자주 사용하는 핵심 부품의 적정재고 기준을 먼저 정해 보는 것을 권장해요. 이후 재고 데이터를 분석해 보며 적정재고 관리가 필요한 품목을 조금씩 조정해 나가는 방식이 현실적이랍니다.

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박스히어로에서는 품목별로 설정한 기준 이하로 재고가 내려가면 재고 부족 알림을 받을 수 있어요.

실제로 박스히어로와 함께 복잡한 부품 관리를 체계적으로 운영하고 있는 기업들도 있어요. 퍼스널 모빌리티(PM) 스타트업 지바이크는 부품마다 부여한 SKU 번호를 박스히어로와 재무팀 ERP에 연결해 SKU 기준으로 부품 관리를 진행하고 있어요. 또 자동차 부품 회사 카펙발레오는 박스히어로의 안전재고와 재고 부족 알림 기능을 활용해 발주 프로세스를 간소화했죠. 박스히어로를 통해 효율적인 부품 재고 관리를 수행하는 사례를 읽어 보고, 실무에 적용할 수 있는 힌트를 얻어보세요!