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실시간 재고 공유 기능으로 업무 효율을 높인 활용 사례 5

재고 공유 링크는 박스히어로에 등록된 재고 정보를 외부에 URL 형태로 공유하는 기능이에요. 박스히어로 멤버가 아니더라도 링크에 접속하는 누구나 재고 현황을 실시간으로 확인할 수 있죠. 그렇다면 재고 공유 링크는 언제 필요할까요? 지금부터 재고 공유 링크가 유용하게 쓰이는 5가지 실무 상황을 살펴볼게요!

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재고 공유 링크는 박스히어로 사이드바 > 추가기능 > 재고 공유 링크에서 만들 수 있어요.

① 거래처에 재고 현황을 공유할 때

A 씨는 거래처로부터 매일 이런 전화를 받아요. “이 상품 최대 몇 개까지 가능한가요?” “지금 발주 넣어도 되나요?” A 씨는 전화받을 때마다 재고 관리 시스템을 확인하고 회신하는 일을 반복해야 했어요. 하지만 그 사이에도 재고 수량은 계속 달라져서 하루에도 몇 번씩 거래처에 재고 현황을 다시 공유하고 있어요

거래처의 재고 문의에 대응하느라 많은 시간을 쓰고 있다면, 재고 공유 링크를 사용해 커뮤니케이션 구조를 바꿀 수 있어요. 거래처에서 문의가 들어올 때마다 담당자가 재고 시스템을 확인하는 대신, 재고 공유 링크를 통해 현재 재고 상황을 실시간으로 공유할 수 있거든요. 재고 공유 링크는 한 번만 만들어 두면 입출고가 발생할 때마다 자동으로 반영되어 편리해요.

K-POP 음반 유통 업체 비트로드는 박스히어로의 재고 공유 링크를 활용해 거래처와 긴밀히 소통하고 있어요. 거래처가 직접 링크에 접속해 재고 유무와 수량을 확인하다 보니, 전화나 메일로 오가던 재고 문의가 크게 줄었죠. 이렇게 거래처가 스스로 재고 현황을 확인하는 시스템 속에서 담당자는 더 중요한 재고 관리 업무에 온전히 집중할 수 있어요.

② 3PL 현장에서 재고 현황을 공유할 때

3PL 현장에서는 여러 이해관계자가 수시로 재고 흐름과 수량을 확인해요. 이를 위해 3PL 업체 관리자 B 씨는 모든 이해관계자를 재고 관리 시스템의 사용자로 등록했죠. 하지만 이해관계자의 상당수가 입출고나 재고 분석과 같은 실질적인 재고 관리 작업은 수행하지 않아 비용이 아깝게 느껴졌어요.

이럴 때 재고 공유 링크를 쓰면 비용을 획기적으로 줄일 수 있어요. 모든 이해관계자를 재고 관리 시스템의 사용자로 끌어들이는 대신, 재고 현황 공유가 필요한 제품만 링크로 공개해 두는 거예요. 그럼 재고 관리 시스템의 계정이 없어도 조회하고 싶은 제품의 재고 상태를 누구나 쉽게 확인할 수 있죠. 이렇게 이해관계자 범위가 넓은 환경에서는 라이선스 발급 비용과 관리 부담을 줄일 수 있는 재고 공유 링크가 효과적이에요.

③ 고객에게 재고 현황을 공유할 때

C 씨가 근무하는 오프라인 매장은 매대에 제품을 한 개씩만 진열해요. 그래서 고객이 재고 유무를 묻는 일이 잦죠. 그때마다 C 씨는 재고 관리 시스템을 열어 남은 수량을 확인해 안내하고 있어요. 그런데 재고 관리 시스템에는 구매가처럼 내부에서만 알아야 할 정보가 함께 들어있어, 혹시라도 화면이 고객에게 보일까 늘 조심스러워요.

재고 공유 링크는 민감한 내부 정보를 노출하지 않으면서 재고 현황만 공개할 수 있어요. 제품 사진, 제품명, 수량처럼 고객이 궁금해하는 정보만 모아서 보여주기 때문에, 구매가와 같은 내부 관리 정보가 함께 노출될 걱정이 없어요.

앞서 소개한 비트로드는 매장 컴퓨터에 재고 공유 링크를 띄워두고, 고객이 직접 제품을 검색해 잔여 수량과 위치를 확인할 수 있는 환경을 만들기도 했어요. 필요한 정보만 선택적으로 보여주는 재고 공유 링크 덕분에, 별도의 시스템 개발 없이도 쉽고 간단하게 자료 검색 시스템을 구현할 수 있었죠. 이러한 자료 검색 시스템은 오프라인 매장에서 재고 및 위치를 더 수월하게 안내하고, 잔여 수량 표시를 통해 구매 결정을 자연스럽게 앞당기는 효과도 있답니다.

④ 타 부서에 재고 현황을 공유할 때

재고 관리 담당자 D 씨는 매일 여러 부서로부터 재고에 관한 문의를 받아요. 마케팅팀은 프로모션에서 쓸 수 있는 재고 수량이 얼마나 되는지 확인하고 싶어 하고, 운영팀에서는 단종 예정 제품의 잔여 재고를 문의하며, 재무팀은 정산을 앞두고 전체 재고 수량을 요청하곤 하죠. 문의 내용은 각기 다르지만, 모두 D 씨를 거쳐야만 확인할 수 있는 정보예요. D 씨는 쌓여가는 재고 문의 속에서 업무에 집중하지 못하는 날이 많아졌어요.

재고 공유 링크가 있으면 각기 다른 목적을 가진 여러 부서의 재고 확인 니즈를 동시에 충족할 수 있어요. 어떤 링크는 전체 재고를, 또 어떤 링크는 특정 품목만 보여주는 식으로 설정값을 달리 저장해 둘 수 있고, 모든 링크에서 엑셀 내보내기가 가능해 자료 활용도가 높거든요. 각 팀 내 담당자가 바뀔 때도 기존에 쓰던 재고 공유 링크만 인계하면 되니, 협업 구조도 훨씬 단순해져요.

퍼스널 모빌리티(PM) 스타트업 지바이크도 이런 방식으로 팀 간 재고를 공유하고 있어요. 재고를 직접 관리하는 핵심 부서 외에는 재고 공유 링크를 통해 목적에 맞는 정보를 확인하죠. 이처럼 재고 공유 링크는 전사적으로 하나의 시스템을 사용하지 않아도 협업에 필요한 재고 정보를 유연하게 공유할 수 있도록 해요.

⑤ 재고 현황을 임시로 공유할 때

팝업 스토어 행사에 파트타이머로 근무하는 E 씨는 고객 응대 중 재고 문의를 자주 받지만, 재고 관리 시스템에 접근할 수 없어 곤란을 겪고 있어요. 현장에서 응대하는 사람과 재고를 관리하는 사람이 분리돼 있다 보니, 간단한 재고 확인에도 긴 시간이 걸려요.

재고 공유 링크는 단기 인력이 투입되는 환경에서도 현장 대응 속도를 크게 높여주는 수단이에요. 파트타이머는 재고 공유 링크에서 검색만으로 필요한 품목의 재고를 빠르게 확인하고, 고객에게 즉시 안내할 수 있죠. 일회성 행사를 위해 내부 시스템을 단기 인력에게 공개할 필요도 없고, 불필요한 시스템 교육 역시 줄일 수 있어요. 이처럼 재고 공유 링크는 임시 인력이 투입되는 현장에서 운영 리스크를 최소화하는 가장 간단한 장치랍니다.