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IT 자산 관리(ITAM)를 위한 박스히어로 속성 세팅 가이드

IT 자산 관리(IT Asset Management, ITAM)는 조직에서 사용하는 IT 자산을 전략적으로 관리해, 예산 낭비를 줄이고 자산의 활용 가치를 높이는 방식이에요. 박스히어로도 이러한 ITAM의 기반 시스템으로 활용할 수 있어요. 박스히어로에서는 검색이나 바코드 스캔만으로 자산 정보를 빠르게 확인할 수 있어 편리하죠.

IT 자산 관리를 시작하고 싶은 분들을 위해, 박스히어로를 ITAM 환경으로 구축하는 속성 세팅 가이드를 준비했어요. 이 가이드만 있으면 누구나 ITAM을 위한 기본 세팅을 완성할 수 있습니다. 지금부터 함께 설정해 볼까요?

IT 자산을 한눈에 정리하는 4가지 기준

체계적인 IT 자산 관리는 어떤 정보를 관리할지 명확히 정의하는 것에서부터 시작해요. 조직의 규모나 운영 방식에 따라 달라지지만, 일반적으로 IT 자산은 식별 정보, 기술 정보, 운영 정보, 계약 및 비용 정보의 네 가지 영역으로 구분해 관리해요.

🪪 식별 정보

예시
모델명, 시리얼 번호, 바코드/QR코드 등

IT 자산 관리의 가장 기초가 되는 데이터예요. 비슷한 노트북이 여러 대 있더라도 모델명이나 시리얼 번호를 정확하게 알고 있으면, 어떤 IT 장비를 소유하고 있는지 명확하게 파악할 수 있어요. 식별 정보는 IT 자산을 구매, 사용, 회수, 수리하는 등의 전반적인 관리를 위해 꼭 필요하답니다.

⚒️ 기술 정보

예시
제조사, 제조연도, 장비 유형, 장비 사양, OS 버전, 네트워크 정보 등

IT 자산의 종류와 사양에 대한 데이터예요. 동일한 용도의 장비끼리 비교하고, 누가 어떤 장비를 써야 효율적인지 판단할 때 유용하죠. 예를 들어 디자인이나 개발팀은 고성능의 장비가 필요하지만, 주로 문서 작업을 하는 행정팀은 기본 사양으로도 충분해요. 기술 정보는 이처럼 적재적소에 자산을 배치해야 할 때 기준 데이터가 되어줘요.

🧑‍💻 운영 정보

예시
담당자, 담당 부서, 상태(사용 중, 보관 중, 폐기 예정), 용도(테스트용, 비상용, 백업용), 위치 등

IT 자산의 현재 상태를 보여주는 데이터예요. 회사 안에서는 하나의 장비가 여러 부서, 여러 사람을 거치며 사용되는 경우가 많은데요. 운영 정보가 있으면 해당 장비가 어떤 용도로, 누구에게 배정됐는지 간편하게 파악할 수 있죠. 분실 장비는 바코드나 QR코드를 스캔해 즉시 소유자를 확인하고, 회수되지 않은 자산은 히스토리를 추적해 찾아낼 수도 있어요.

💰 계약 및 비용 정보

예시
구매일, 구매가, 보증기간, 공급처, 계약 만료일, 교체 예정일 등

자산의 비용 흐름을 분석하고, 미래의 예산 계획을 세울 때 필요한 데이터예요. IT 자산은 시간이 지날수록 가치가 떨어지고, 자연스럽게 유지보수나 교체를 위한 비용이 들기 마련이에요. 따라서 장비를 구매했다면 언제, 얼마에 샀는지를 알아야 하고, 장비를 대여했다면 유지보수 기간이 얼마나 남았는지 명확하게 기록해 두어야 해요. 이 정보는 회계와도 직결되므로 꼼꼼하게 정리해 두는 것이 좋습니다.

박스히어로 속성, 이렇게 세팅해 보세요!

이제 이 기준에 따라 박스히어로 속성을 만들어볼게요. 박스히어로에서는 속성을 자유롭게 추가할 수 있지만, 너무 많으면 오히려 관리가 복잡해질 수 있어요. 실무자의 관리 효율을 높이려면 10~15개 이내로 속성을 구성하는 것이 적당해요.

BoxHero 제품 상세 정보 화면. MacBook Pro M3 노트북의 SKU, 제품명, 바코드, 사용자, 시리얼번호, 취득일자, 제조사, 모델명 등의 자산 정보가 표시되어 있다.

아래는 IT 자산 관리에 도움이 되는 10가지 속성을 정리한 표예요. 이를 참고하여 조직의 상황에 맞춘 ITAM용 박스히어로 속성을 설정해 보세요!

💡

기본 속성에 해당하는 바코드, 구매가, 위치 등은 별도로 추가하지 않아도 사용할 수 있어요. 박스히어로에서 속성을 생성하는 방법은 여기에서 자세히 확인해 보세요!

속성명	설명	예시
모델명	• 장비를 구분하거나 보증기간을 조회할 때 쓰여요	MacBook Pro M2 (2024)
시리얼 번호	• 장비를 구분하거나 보증기간을 조회할 때 쓰여요	CZ01234BGT
장비 유형	• 사용 목적, 기능 등에 따라 장비들을 분류해요	노트북
제조사	• 제조사별 성능, 안정성, AS 정책 등을 비교하거나 확인할 때 쓰여요	Apple
사양	• 장비의 주요 스펙을 입력해요 • 속성을 나눠서 더 세밀하게 관리할 수도 있어요	CPU i7 / RAM 16GB
담당 부서	• 장비를 사용하거나 보관 중인 부서를 입력해요 • 장비의 부서 간 이동이 잦은 조직에 유용해요	경영지원팀
담당자	• 장비를 실제로 사용하는 사람을 입력해요 • 분실 방지, 회수 관리 등에 쓰여요	김박스
상태	• 사용 중, 보관, 폐기 등 장비의 현재 상태를 입력해요	사용 중
용도	• 사무용, 테스트용, 교육용 등 장비의 사용 목적을 입력해요	사무용
구매일 (계약일)	• 장비를 구매하거나 대여를 시작한 날짜를 입력해요	2023-04-15
교체 예정일 (계약 종료일)	•(장비 구매) 교체 주기를 기준으로 계산된 날짜를 입력해요 •(장비 대여) 공급처와의 계약 종료일을 입력해요	2026-04-15

Q. 소프트웨어도 자산 관리가 가능한가요?

BoxHero 제품 목록 화면. 자산을 설정한 속성으로 묶어서 볼 수 있으며, 소프트웨어, 사무용 가구, 모니터, 마우스 등의 그룹별 재고 현황이 표시되어 있다.

A. 물론이에요. 컴퓨터에 설치해서 사용하는 프로그램은 물론, 구독하여 사용하는 SaaS(Software as a Service)나 클라우드 서비스도 모두 자산으로 관리할 수 있어요. 소프트웨어 자산 관리는 더 이상 사용하지 않는 프로그램으로 인해 불필요하게 돈이 새어 나가거나, 중복 결제가 발생하는 문제를 막아줘요. 박스히어로 속성에 `라이선스 유형`, `라이선스 키`, `관리자 계정`, `지불 방법` 등의 속성을 추가해 소프트웨어 자산도 관리해 보세요!

IT 자산이 너무 많아서 하나씩 등록하기가 막막하신가요? 그럴 땐 박스히어로의 엑셀 대량 등록 기능을 써 보세요! 자산 목록을 정리한 엑셀에 각각의 속성을 열(Column)로 추가한 뒤 박스히어로에 업로드하면 된답니다. 수십, 수백 개의 장비와 속성을 순식간에 등록할 수 있어 시간과 노력이 크게 줄어들어요. 속성을 활용하는 다양한 팁과 엑셀 대량 등록 방법은 아래의 박스히어로 블로그에서 더 자세히 확인해 보세요!