Thuật ngữ BoxHero

Tiện ích mở rộng nâng giới hạn sử dụng của nhóm dùng Gói Business vượt mức gói đã bao gồm. Nhóm có thể thêm thành viên, mặt hàng theo khối 1.000 và vị trí theo khối 10 tại Cài đặt > Thanh toán. Tiện ích mở rộng không có trên Gói cá nhân.

Thêm qua Excel đăng ký nhiều mặt hàng mới cùng lúc từ một tệp Excel. Mẫu tải về đã có sẵn các thuộc tính tùy chỉnh của nhóm và một cột số lượng cho mỗi vị trí, còn các ô SKU và mã vạch để trống có thể được tạo tự động khi tải lên. Đối tác và bộ sản phẩm có tùy chọn nhập Excel riêng.

Phụ phí là các chi phí ngoài giá mặt hàng, như phí vận chuyển, xử lý hoặc đóng gói, được thêm vào đơn đặt hàng hoặc đơn bán hàng. Chọn + Thêm phụ phí trên đơn, hoặc lưu các khoản phụ phí hay dùng tại Cài đặt > Đơn hàng > Phụ phí để chúng tự động xuất hiện trên đơn mới. Phụ phí được cộng sau tạm tính tiền hàng và không chịu thuế.

Tìm hiểu thêm: Mua hàng & Bán hàng

Điều chỉnh tồn kho là giao dịch tồn kho đặt số lượng hiện có của một mặt hàng thành giá trị mới, dùng để sửa chênh lệch hoặc ghi nhận mất mát, hư hỏng hay sai lệch khi đếm. Khác với Nhập kho và Xuất kho, số lượng nhập vào sẽ thay thế số lượng hiện tại thay vì cộng thêm hoặc trừ đi. Khi gửi một lần kiểm kê, kết quả cũng được ghi nhận dưới dạng Điều chỉnh tồn kho.

Tìm hiểu thêm: Giao dịch tồn kho

Quản trị viên là vai trò trong nhóm có toàn quyền với mọi tính năng và cài đặt, gồm mời và xóa thành viên, quản lý vai trò, cài đặt nhóm và thanh toán. Người tạo nhóm tự động là quản trị viên, và có thể cấp vai trò này cho bao nhiêu thành viên cũng được. Một số thao tác chỉ dành cho quản trị viên, như gửi kết quả kiểm kê, tạo liên kết tồn kho và thêm công thức tùy chỉnh trong báo cáo tồn kho.

Tìm hiểu thêm: Thành viên

Trợ lý AI tạo báo cáo tùy chỉnh từ câu hỏi bằng ngôn ngữ thông thường, như "10 mặt hàng có doanh thu cao nhất tháng trước". Trợ lý viết và chạy truy vấn, rồi hiển thị kết quả dưới dạng bảng có thể vẽ biểu đồ, lưu hoặc xuất. Trợ lý AI là một phần của Báo cáo tùy chỉnh.

API (giao diện lập trình ứng dụng) cho phép phần mềm khác đọc và ghi dữ liệu trong BoxHero. API của BoxHero có thể quản lý mặt hàng, thuộc tính, vị trí, đối tác, giao dịch, bộ sản phẩm, đơn đặt hàng, đơn bán hàng, hoàn trả và bảng giá của một nhóm. Mã token API được cấp tại Cài đặt > Tích hợp và gắn với nhóm đã tạo ra nó. Các nhóm dùng API để kết nối BoxHero với nền tảng thương mại điện tử, hệ thống kế toán và công cụ nội bộ.

Tìm hiểu thêm: Nhà phát triển

Thuộc tính là các trường tùy chỉnh bổ sung thông tin cho mặt hàng, như thương hiệu, danh mục, kích cỡ, màu sắc hoặc hạn sử dụng. Thuộc tính áp dụng cho mọi mặt hàng trong nhóm. Các kiểu được hỗ trợ gồm Văn bản, Số, Ngày, Mã vạch và Tệp, trong đó Tệp có thể chứa thêm ảnh hoặc tài liệu. Thuộc tính đã xóa có thể khôi phục từ Đã xóa gần đây.

Tìm hiểu thêm: Thuộc tính

Mã vạch là mã máy đọc được dùng để nhận diện một mặt hàng. Mã vạch có sẵn có thể nhập bằng cách quét hoặc gõ, hoặc BoxHero có thể tạo mã vạch mới 13 chữ số cho mặt hàng chưa có. Mã vạch có thể được quét để tra cứu mặt hàng, ghi nhận các giao dịch Nhập kho, Xuất kho, Chuyển kho và Điều chỉnh tồn kho, và thực hiện kiểm kê.

Tìm hiểu thêm: Quét mã vạch

Nhãn mã vạch là menu để thiết kế và in nhãn mặt hàng. Menu gồm In mặt hàng, để in nhãn từ các mẫu đã lưu, và Liên kết in, để người ngoài nhóm cũng in được nhãn. Nhãn có thể chứa mã vạch, mã QR, thông tin mặt hàng và hình ảnh, và có thể in trên máy in thông thường với tờ nhãn hoặc trên máy in nhãn nhiệt.

Tìm hiểu thêm: In mã vạch

Máy in mã vạch là máy in dùng để in nhãn mã vạch. BoxHero hoạt động với hầu hết máy in văn phòng thông thường và máy in nhãn, bao gồm máy in nhiệt trực tiếp, làm nóng trực tiếp giấy in nhiệt, và máy in truyền nhiệt, dùng ruy băng để nhãn bền hơn.

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn

Máy quét mã vạch là thiết bị đọc mã vạch nhanh và chính xác. Trên máy tính, BoxHero hỗ trợ máy quét USB và Bluetooth. Trên điện thoại, nhóm có thể dùng camera tích hợp của điện thoại hoặc máy quét Bluetooth.

Tìm hiểu thêm: Quét mã vạch

Bộ sản phẩm là nhóm mặt hàng cố định, mỗi mặt hàng có số lượng xác định, được mua hoặc bán cùng nhau như một đơn vị, chẳng hạn bộ quà tặng, bộ kit hoặc combo khuyến mãi. Bộ sản phẩm được tạo tại Quản lý dữ liệu > Bộ sản phẩm và chỉ dùng được trong đơn đặt hàng và đơn bán hàng, không dùng trong giao dịch tồn kho thông thường. Tồn kho luôn được theo dõi theo từng mặt hàng thành phần, nên khi xử lý một bộ sản phẩm, số lượng các mặt hàng bên trong sẽ được cập nhật.

Tìm hiểu thêm: Bộ sản phẩm

Giá vốn là đơn giá mua mặc định của một mặt hàng. Giá vốn được điền tự động vào đơn đặt hàng mới và dùng trong các báo cáo như Báo cáo tồn kho và Báo cáo bán hàng để tính các chỉ số như giá trị tồn kho và lợi nhuận. Báo cáo luôn dùng giá vốn hiện tại của mặt hàng, nên thay đổi giá vốn sẽ tính lại số liệu của các báo cáo trước đó.

Tìm hiểu thêm: Mặt hàng

Thiết kế tùy chỉnh cho phép tạo nhãn mã vạch từ đầu, toàn quyền kiểm soát bố cục và nội dung. Trước tiên, chọn định dạng nhãn: Tờ nhãn, Nhãn nhiệt hoặc Kích thước tùy chỉnh. Nhãn có thể chứa văn bản, biến mặt hàng, mã vạch 1D, mã QR, mã Data Matrix, hình ảnh cố định và ảnh của từng mặt hàng. Để thiết lập nhanh hơn, nhóm cũng có thể bắt đầu từ một mẫu thiết kế sẵn.

Tìm hiểu thêm: In mã vạch

Khách hàng là một loại đối tác nhận mặt hàng từ kho. Khách hàng có thể được liên kết với giao dịch Xuất kho và đơn bán hàng.

Tìm hiểu thêm: Đối tác

Quản lý dữ liệu là menu trung tâm để quản lý dữ liệu cốt lõi của nhóm: Mặt hàng, Thuộc tính, Vị trí, Đối tác, Bộ sản phẩm và Bảng giá. Menu này cũng hỗ trợ thao tác hàng loạt, như sửa hoặc xóa nhiều mặt hàng cùng lúc, nhập và xuất tệp Excel, và tải ảnh mặt hàng lên.

Tìm hiểu thêm: Bắt đầu

Chiết khấu giảm số tiền trên đơn đặt hàng và đơn bán hàng, theo phần trăm (ví dụ giảm 10%) hoặc theo số tiền cố định (ví dụ giảm $5). Chiết khấu có thể thêm khi tạo đơn hoặc lưu sẵn trong cài đặt đơn hàng của nhóm. Khi áp dụng cả chiết khấu và thuế, chiết khấu được tính trước.

Tìm hiểu thêm: Mua hàng & Bán hàng

Lịch sử chỉnh sửa thông tin hiển thị mọi thay đổi về tên, SKU, mã vạch, giá vốn, giá bán, ảnh và thuộc tính tùy chỉnh của một mặt hàng, kèm giá trị trước và sau, thời điểm thay đổi và người thực hiện. Lịch sử này cũng có cho bộ sản phẩm.

Chỉnh sửa qua Excel cập nhật thông tin và số lượng của các mặt hàng hiện có từ một tệp Excel. Nhóm tải xuống tệp dữ liệu mặt hàng hiện tại, chỉ sửa những ô cần cập nhật rồi tải lên lại.

Xuất Excel tải dữ liệu của nhóm xuống dưới dạng tệp Excel để phân tích, sao lưu, làm kế toán hoặc báo cáo. Tính năng này có cho mặt hàng, bộ sản phẩm, giao dịch, đơn hàng và báo cáo, và nhóm có thể xuất tất cả các cột hoặc chỉ một số cột. Lựa chọn cột được lưu cho từng loại xuất và tự động áp dụng cho lần sau.

Sử dụng GS1 GTIN là cài đặt chỉ đọc Mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN) từ mã vạch GS1 có chứa thêm dữ liệu như hạn sử dụng hoặc số sê-ri. Nhờ đó, BoxHero vẫn nhận ra cùng một sản phẩm ngay cả khi mã vạch của nó thay đổi theo từng lô. Bật cài đặt này tại Cài đặt > Nhóm > Quét mã vạch > Sử dụng GS1 GTIN.

Tìm hiểu thêm: Nhóm

Nhập từ Excel tải dữ liệu lên từ tệp Excel thay vì nhập tay. Trong một giao dịch, tính năng này thêm nhiều mặt hàng cùng lúc bằng hai cột: mã vạch (hoặc SKU) và số lượng. Tại Quản lý dữ liệu > Mặt hàng, đây là menu chứa Thêm qua Excel, Chỉnh sửa qua Excel và Cập nhật SKU qua Excel.

Tìm hiểu thêm: Giao dịch tồn kho

Tồn kho là hàng hóa hoặc vật tư mà doanh nghiệp giữ để bán, sản xuất hoặc dùng nội bộ. Trong BoxHero, tồn kho gồm mọi mặt hàng mà nhóm theo dõi tại tất cả các vị trí.

Kiểm kê là quá trình đếm thực tế hàng tồn và cập nhật BoxHero cho khớp. Quản trị viên tạo một lần kiểm kê cho một vị trí, chọn các mặt hàng cần đếm và giao Phiếu công việc cho thành viên, những người này đếm bằng cách tìm kiếm hoặc quét mã vạch. Khi mọi phiếu đã hoàn thành, quản trị viên xem lại kết quả và gửi kiểm kê, khi đó số lượng được cập nhật qua giao dịch Điều chỉnh tồn kho.

Tìm hiểu thêm: Kiểm kê

Liên kết tồn kho chia sẻ thông tin tồn kho theo thời gian thực với người ngoài nhóm, như khách hàng, nhà cung cấp hoặc các bên liên quan khác, mà không cần tài khoản BoxHero. Quản trị viên tạo liên kết tại Tiện ích > Liên kết tồn kho, chọn mặt hàng và thông tin được hiển thị. Liên kết có thể bật hoặc tắt bất cứ lúc nào, và người xem liên kết không tính vào giới hạn thành viên của nhóm.

Tìm hiểu thêm: Liên kết tồn kho

Quản lý tồn kho là quá trình sắp xếp, lưu trữ, theo dõi và điều chỉnh hàng tồn trong toàn doanh nghiệp. BoxHero hỗ trợ việc này bằng mã vạch, giao dịch tồn kho, theo dõi nhiều vị trí, cảnh báo thiếu hàng, quản lý đơn hàng và báo cáo.

Báo cáo tồn kho tính các chỉ số như giá trị tồn kho, vòng quay, lợi nhuận và số ngày tồn kho cho từng mặt hàng trong khoảng thời gian đã chọn. Nhóm thêm công thức bằng Thêm nhanh, với các chỉ số có sẵn, hoặc Công thức tùy chỉnh, dùng biến, thuộc tính mặt hàng và hàm của BoxHero.

Tìm hiểu thêm: Báo cáo tồn kho

Danh sách mặt hàng hiển thị mọi mặt hàng trong nhóm cùng số lượng hiện tại. Nhóm có thể tìm kiếm mặt hàng, gom chúng thành danh mục dạng thư mục bằng Nhóm theo, sắp xếp theo tên hoặc số lượng, lọc theo vị trí và đánh dấu Còn hàng để chỉ xem mặt hàng còn tồn. Chọn một mặt hàng sẽ mở thông tin chi tiết và lịch sử giao dịch của nó.

Tìm hiểu thêm: Mặt hàng

Tùy chọn hàng loạt thêm mọi phiên bản của một sản phẩm, như từng kết hợp kích cỡ và màu sắc, trong một bước thay vì thêm từng cái. Vào Danh sách mặt hàng > Thêm mặt hàng > Thêm tùy chọn hàng loạt. Mỗi biến thể được lưu thành một mặt hàng riêng và tính vào giới hạn mặt hàng của nhóm.

Mặt hàng là từng sản phẩm, vật tư hoặc hàng hóa được theo dõi trong BoxHero. Mỗi mặt hàng cần có SKU và tên, và có thể có thêm mã vạch, ảnh, giá vốn, giá bán, thuộc tính tùy chỉnh và số lượng tại từng vị trí. Mỗi mặt hàng được tính vào giới hạn gói của nhóm.

Tờ nhãn là tờ giấy có các nhãn dán cắt sẵn, dùng để in nhiều nhãn mã vạch cùng lúc trên máy in văn phòng thông thường. BoxHero có sẵn kích thước của các thương hiệu phổ biến như Avery, Formtec và Printec, và nhóm có thể nhập kích thước tùy chỉnh nếu tờ nhãn không có trong danh sách.

Tìm hiểu thêm: In mã vạch

Vị trí là nơi lưu giữ hàng tồn, như kho, kệ, phòng chứa hàng hoặc cửa hàng. Vị trí cũng có thể tách hàng theo tình trạng, như sẵn sàng bán hoặc bị lỗi. Mặt hàng dùng chung cho mọi vị trí, với số lượng được theo dõi riêng tại từng vị trí.

Tìm hiểu thêm: Vị trí

Thiếu hàng là trạng thái của mặt hàng có số lượng hiện có bằng hoặc thấp hơn mức tồn kho an toàn. Trên màn hình Cảnh báo thiếu hàng, các mặt hàng này hiển thị mức Thiếu hụt, tức là thấp hơn mức tồn kho an toàn bao nhiêu.

Tìm hiểu thêm: Cảnh báo thiếu hàng

Cảnh báo thiếu hàng thông báo cho thành viên khi mặt hàng giảm đến hoặc dưới mức tồn kho an toàn. Vào Tiện ích > Cảnh báo thiếu hàng để đặt mức tồn kho an toàn và xem các mặt hàng được nhóm thành Thiếu hàng, Sắp thiếu hàng hoặc Dư thừa tồn kho. Trong Cài đặt thông báo, mỗi người nhận có thể chọn giờ nhận riêng và nhận cảnh báo qua thông báo đẩy, email hoặc cả hai.

Thành viên là vai trò trong nhóm có thể xem và sửa dữ liệu tồn kho, như mặt hàng, giao dịch và đơn hàng, nhưng không truy cập được các cài đặt chỉ dành cho quản trị viên như thanh toán hay quản lý thành viên. Thuật ngữ này cũng chỉ bất kỳ ai thuộc một nhóm. Quyền truy cập của từng thành viên có thể tinh chỉnh bằng vai trò tùy chỉnh, và mỗi thành viên đều tính vào giới hạn thành viên của nhóm.

Tìm hiểu thêm: Thành viên

Ô ghi chú là nơi ghi chú trên giao dịch và đơn hàng, như lý do thay đổi tồn kho, điều khoản thanh toán hoặc hướng dẫn giao hàng. Ghi chú có thể đính kèm tệp, như biên lai hoặc hóa đơn, và gắn thẻ để nhóm các bản ghi liên quan. Nội dung ghi chú có thể tìm kiếm trong Giao dịch, Mua hàng, Bán hàng và Hoàn trả.

Chuyển kho là giao dịch tồn kho di chuyển mặt hàng từ vị trí này sang vị trí khác trong cùng một nhóm. Giao dịch này cần ít nhất hai vị trí.

Tìm hiểu thêm: Giao dịch tồn kho

Số đơn hàng là mã định danh duy nhất được gán cho mỗi đơn đặt hàng, đơn bán hàng và hoàn trả. Số này dùng để tìm kiếm và tham chiếu đơn hàng, và xuất hiện trên đơn in hoặc gửi qua email cùng một mã vạch số đơn hàng có thể quét để mở đơn trong ứng dụng di động BoxHero.

Tìm hiểu thêm: Mua hàng & Bán hàng

Dư thừa tồn kho là trạng thái của mặt hàng có số lượng hiện có lớn hơn 3 lần mức tồn kho an toàn. Trạng thái này giúp nhóm nhận ra những mặt hàng có thể đang chiếm chỗ trong kho hoặc giam vốn. Trên màn hình Cảnh báo thiếu hàng, các mặt hàng này hiển thị mức Dư, tức là cao hơn mức tồn kho an toàn bao nhiêu.

Tìm hiểu thêm: Cảnh báo thiếu hàng

Đối tác là các Nhà cung cấp và Khách hàng mà nhóm làm việc cùng. Nhóm có thể lưu tên, thông tin liên hệ, ghi chú và ngôn ngữ dùng trên tài liệu gửi cho từng đối tác. Đối tác có thể thêm từng người, thêm hàng loạt qua Excel hoặc thêm ngay khi ghi nhận giao dịch, và được dùng để lọc giao dịch, đơn hàng và báo cáo.

Tìm hiểu thêm: Đối tác

Tồn kho quá khứ hiển thị số lượng hiện có của từng mặt hàng vào cuối một ngày bất kỳ trong quá khứ, như ngày cuối tháng hoặc cuối năm. Kết quả có thể lọc theo vị trí và xuất sang Excel, rất hữu ích khi khóa sổ kỳ kế toán.

Tìm hiểu thêm: Tồn kho quá khứ

Giá bán là đơn giá bán mặc định của một mặt hàng. Giá bán được điền tự động vào đơn bán hàng mới và dùng trong các báo cáo như Báo cáo tồn kho để tính các chỉ số như doanh thu và lợi nhuận. Báo cáo luôn dùng giá bán hiện tại của mặt hàng, nên thay đổi giá bán sẽ tính lại số liệu của các báo cáo trước đó. Bảng giá cho phép áp dụng giá khác cho khách hàng hoặc chương trình khuyến mãi cụ thể.

Tìm hiểu thêm: Mặt hàng

Mẫu in quy định cách đơn đặt hàng và hóa đơn bán hàng hiển thị khi in, lưu thành PDF hoặc gửi qua email. Tại Cài đặt > Đơn hàng > Mẫu in, nhóm có thể thêm logo công ty, đổi tên các nhãn trên tài liệu và chọn thông tin hiển thị, gồm mã vạch số đơn hàng, ảnh mặt hàng, SKU, mã vạch, giá, ghi chú, ngày dự kiến và một số thuộc tính mặt hàng. Cũng có thể thêm chân trang tùy chỉnh cho ghi chú, điều khoản chuẩn hoặc dòng chữ ký.

Tìm hiểu thêm: Mua hàng & Bán hàng

Mua hàng là phần của Mua hàng & Bán hàng để tạo và quản lý đơn đặt hàng. Đơn đi qua các trạng thái Bản nháp, Đã đặt hàng, Nhận một phần và Đã nhận; đơn Bản nháp vẫn có thể xem lại và chỉnh sửa, còn Đã nhận nghĩa là mọi mặt hàng trên đơn đã được nhập vào kho. Hàng có thể nhận một lần bằng Nhận tất cả hoặc nhận theo đợt bằng Nhận một phần, mỗi lần đều ghi nhận Nhập kho. Có thể tìm kiếm và lọc đơn theo ngày, trạng thái, đối tác, ghi chú và nhiều tiêu chí khác.

Tìm hiểu thêm: Mua hàng

Mua hàng & Bán hàng là menu chính để quản lý đơn hàng, từ mua và nhận hàng đến bán và giao hàng. Menu gồm Mua hàng cho đơn đặt hàng, Bán hàng cho đơn bán hàng và Hoàn trả cho hàng khách trả lại. Tồn kho được cập nhật khi hàng của mỗi đơn được nhận hoặc giao. Đơn hàng hỗ trợ bộ sản phẩm, bảng giá, thuế, chiết khấu, phụ phí, trường tùy chỉnh và nhiều loại tiền tệ, và có thể gửi email cho đối tác, in hoặc lưu thành PDF.

Báo cáo là menu chính để phân tích dữ liệu tồn kho và bán hàng. Menu gồm Tóm tắt, Tồn kho quá khứ, Báo cáo tồn kho, Báo cáo bán hàng và Báo cáo tùy chỉnh, và hầu hết báo cáo đều có thể lọc và xuất sang Excel.

Hoàn trả ghi nhận hàng khách gửi trả lại và luôn gắn với một đơn bán hàng gốc. Có thể tạo hoàn trả từ Mua hàng & Bán hàng > Hoàn trả bằng cách nhập số đơn bán hàng, hoặc tạo ngay từ đơn bán hàng đó. Hàng trả lại được nhập vào vị trí đã chọn, và mỗi hoàn trả đi qua các trạng thái Đã yêu cầu, Nhận một phần và Đã nhận. Số tiền hoàn lại được tính từ số lượng trả và giá hoàn tiền, và được phản ánh trong Báo cáo bán hàng theo ngày hoàn trả.

Tìm hiểu thêm: Hoàn trả

Sắp thiếu hàng là trạng thái của mặt hàng có số lượng hiện có cao hơn mức tồn kho an toàn nhưng không quá 1,2 lần mức đó. Trạng thái này là cảnh báo sớm trước khi mặt hàng rơi vào Thiếu hàng.

Tìm hiểu thêm: Cảnh báo thiếu hàng

Tồn kho an toàn là số lượng tối thiểu của một mặt hàng mà nhóm muốn giữ để không bị hết hàng. Mức này được đặt tại Tiện ích > Cảnh báo thiếu hàng > Cài đặt tồn kho an toàn, cho tất cả vị trí cộng lại hoặc cho từng vị trí riêng, và có thể đặt cho nhiều mặt hàng cùng lúc bằng Nhập từ Excel. Mặt hàng ở mức này hoặc thấp hơn được đánh dấu Thiếu hàng và kích hoạt cảnh báo thiếu hàng.

Tìm hiểu thêm: Cảnh báo thiếu hàng

Bán hàng là phần của Mua hàng & Bán hàng để tạo và quản lý đơn bán hàng. Đơn đi qua các trạng thái Bản nháp, Đã xác nhận, Giao một phần và Đã giao; đơn Bản nháp vẫn có thể xem lại và chỉnh sửa, còn Đã giao nghĩa là mọi mặt hàng trên đơn đã được xuất khỏi kho. Hàng có thể giao một lần bằng Giao tất cả hoặc giao theo đợt bằng Giao một phần, mỗi lần đều ghi nhận Xuất kho. Đơn bán hàng có thể gửi email cho khách hàng dưới dạng hóa đơn, in hoặc lưu thành PDF.

Tìm hiểu thêm: Bán hàng

Báo cáo bán hàng phân tích hiệu quả mua và bán dựa trên dữ liệu từ đơn đặt hàng, đơn bán hàng và hoàn trả, không tính bản nháp. Tab Phân tích lợi nhuận hiển thị các chỉ số như giá bán trung bình, doanh thu, lợi nhuận ròng và biên lợi nhuận, còn tab Tổng quan bán hàng so sánh giá trị mua, bán và lợi nhuận gộp. Số tiền được quy đổi sang loại tiền tệ hiển thị của nhóm.

Tìm hiểu thêm: Báo cáo bán hàng

SKU (Stock Keeping Unit) là mã duy nhất dùng để nhận diện từng mặt hàng. BoxHero có thể tạo SKU tự động, hoặc nhóm có thể tự nhập bằng chữ cái, chữ số và ký tự đặc biệt. Mỗi SKU phải là duy nhất trong nhóm và không phân biệt chữ hoa chữ thường. SKU có thể đổi hàng loạt bằng Cập nhật SKU qua Excel.

Tìm hiểu thêm: Mặt hàng

Nhập kho là giao dịch tồn kho ghi nhận hàng đi vào kho, như hàng mới mua hoặc hàng khách trả lại, và tăng số lượng hiện có. Mặt hàng có thể thêm thủ công, bằng cách quét mã vạch hoặc bằng Nhập từ Excel, và có thể chọn nhà cung cấp nếu muốn. Nhận hàng theo đơn đặt hàng cũng tạo một giao dịch Nhập kho. Mọi giao dịch đều được lưu trong Giao dịch.

Xuất kho là giao dịch tồn kho ghi nhận hàng rời khỏi kho, như bán hàng, giao hàng hoặc tiêu hủy, và giảm số lượng hiện có. Đây là giao dịch ngược với Nhập kho, và có thể chọn khách hàng nếu muốn. Giao hàng theo đơn bán hàng cũng tạo một giao dịch Xuất kho.

Tóm tắt là báo cáo cho thấy hàng tồn biến động thế nào trong khoảng thời gian đã chọn, với tổng số lượng nhập, xuất, chuyển và điều chỉnh của từng mặt hàng và số lượng hiện có vào cuối kỳ. Tab Tóm tắt tổng hợp cả kỳ, còn Theo ngày chia số liệu theo từng ngày. Kết quả có thể lọc theo vị trí, đối tác hoặc thẻ và xuất sang Excel.

Tìm hiểu thêm: Tóm tắt nhập/xuất kho

Nhà cung cấp là một loại đối tác cung cấp hàng vào kho. Nhà cung cấp có thể được liên kết với giao dịch Nhập kho và đơn đặt hàng.

Tìm hiểu thêm: Đối tác

Phiếu công việc là một phần việc đếm trong một lần kiểm kê. Quản trị viên có thể tạo nhiều phiếu cho mỗi lần kiểm kê, chẳng hạn mỗi người hoặc mỗi khu vực một phiếu, và người được giao nhập số lượng bằng cách tìm kiếm hoặc quét mã vạch. Mỗi phiếu đi qua các trạng thái Chưa bắt đầu, Đang tiến hành và Hoàn thành. Khi gửi kiểm kê, số lượng của tất cả các phiếu được cộng lại.

Thuế là thuế GTGT, thuế bán hàng hoặc các loại thuế tương tự áp dụng cho đơn đặt hàng và đơn bán hàng. Thuế có thể là đã bao gồm, tức là đã nằm trong giá mặt hàng, hoặc chưa bao gồm, tức là cộng thêm vào giá. Thuế có thể thêm khi tạo đơn hoặc lưu sẵn trong cài đặt đơn hàng của nhóm, nơi cũng có thể đặt thuế mặc định.

Tìm hiểu thêm: Mua hàng & Bán hàng

Nhóm là không gian làm việc chung, nơi các thành viên cùng quản lý tồn kho trong BoxHero. Mỗi nhóm có mặt hàng, vị trí, đối tác, giao dịch và thành viên riêng, và không có dữ liệu nào được chia sẻ giữa các nhóm. Gói đăng ký được tính phí theo nhóm, nên phần lớn doanh nghiệp chỉ dùng một nhóm.

Tìm hiểu thêm: Nhóm

Nhãn nhiệt là nhãn được in bằng máy in nhiệt trực tiếp hoặc máy in truyền nhiệt. Nhãn nhiệt trực tiếp rẻ nhưng có thể phai theo thời gian, còn nhãn truyền nhiệt dùng ruy băng và bền hơn, phù hợp hơn cho lưu kho dài hạn, dùng ngoài trời hoặc môi trường ẩm. BoxHero hỗ trợ cả kích thước nhãn nhiệt có sẵn và tùy chỉnh.

Tìm hiểu thêm: In mã vạch

Giao dịch là menu hiển thị toàn bộ lịch sử Nhập kho, Xuất kho, Chuyển kho và Điều chỉnh tồn kho của nhóm. BoxHero cũng dùng lịch sử này để tính tồn kho hiện tại. Bản ghi có thể lọc theo ngày, loại, mặt hàng, vị trí, đối tác, thành viên, ghi chú hoặc thẻ, và có thể in, tải xuống dưới dạng PDF hoặc xuất sang Excel. Giao dịch đã sửa vẫn giữ các phiên bản trước, có thể khôi phục lại.

Tìm hiểu thêm: Giao dịch tồn kho

Người xem là vai trò trong nhóm chỉ có quyền đọc. Người xem có thể xem mặt hàng, lịch sử giao dịch và báo cáo, và in nhãn mã vạch, nhưng không thể thêm hoặc thay đổi dữ liệu. Người xem được tính vào giới hạn thành viên của nhóm.

Tìm hiểu thêm: Thành viên

Webhook tự động gửi dữ liệu từ BoxHero sang hệ thống khác ngay khi một sự kiện cụ thể xảy ra. BoxHero gửi sự kiện khi giao dịch tồn kho được tạo, sửa hoặc xóa, và khi mặt hàng được thêm, sửa hoặc xóa. Webhook được đăng ký tại Cài đặt > Tích hợp.

Tìm hiểu thêm: Webhook