Глоссарий BoxHero

Дополнения расширяют лимиты команды на тарифе Business сверх того, что входит в тариф. Команды могут добавить участников, товары блоками по 1000 и места хранения блоками по 10 в разделе Настройки > Оплата. На Личном тарифе дополнения недоступны.

«Добавить через Excel» регистрирует сразу много новых товаров из файла Excel. Шаблон для загрузки уже содержит пользовательские атрибуты команды и столбец количества для каждого места хранения, а пустые ячейки артикула и штрихкода можно сгенерировать автоматически при загрузке. Для контрагентов и комплектов есть отдельные варианты импорта из Excel.

Дополнительные сборы — это расходы сверх цены товаров, например за доставку, обработку или упаковку, которые добавляются в заказ поставщику или заказ покупателя. Выберите + Добавить сбор в заказе или сохраните часто используемые сборы в разделе Настройки > Заказы > Дополнительные сборы, чтобы они автоматически появлялись в новых заказах. Сборы прибавляются после промежуточного итога по товарам, и налоги на них не начисляются.

Подробнее: Закупки и продажи

Корректировка — это операция с остатками, которая устанавливает новое значение остатка товара, чтобы исправить расхождения или учесть потерю, порчу или разницу при пересчёте. В отличие от прихода и расхода, введённое количество заменяет текущее, а не прибавляется к нему и не вычитается. При завершении инвентаризации её результаты тоже записываются как корректировка.

Подробнее: Операции с остатками

Администратор — это роль в команде с полным доступом ко всем функциям и настройкам, включая приглашение и удаление участников, управление ролями, настройки команды и оплату. Создатель команды автоматически становится администратором, и эту роль можно выдать любому числу участников. Некоторые действия доступны только администраторам, например завершение инвентаризации, создание ссылок на остатки и добавление собственных формул в отчётах об остатках.

Подробнее: Участники

ИИ-ассистент создаёт собственные отчёты по вопросам на обычном языке, например «10 товаров с наибольшей выручкой за прошлый месяц». Он составляет и выполняет запрос, а затем показывает результат в таблице, которую можно превратить в диаграмму, сохранить или экспортировать. ИИ-ассистент входит в раздел «Свой отчёт».

API (программный интерфейс приложения) позволяет другим программам читать и записывать данные в BoxHero. API BoxHero умеет работать с товарами, атрибутами, местами хранения, контрагентами, операциями, комплектами, заказами поставщикам, заказами покупателей, возвратами и прайс-листами одной команды. API-токены выпускаются в разделе Настройки > Интеграции и привязаны к команде, в которой созданы. Команды используют API, чтобы связать BoxHero с платформами электронной коммерции, учётными системами и внутренними инструментами.

Подробнее: Разработчикам

Атрибуты — это настраиваемые поля, которые добавляют к товарам сведения, например бренд, категорию, размер, цвет или срок годности. Они действуют для всех товаров команды. Поддерживаются типы Текст, Число, Дата, Штрихкод и Файл; в файле можно хранить дополнительные фото или документы. Удалённые атрибуты можно восстановить из раздела «Недавно удалённые».

Подробнее: Атрибуты

Штрихкод — это машиночитаемый код, который идентифицирует товар. Существующие штрихкоды можно отсканировать или ввести вручную, а для товаров без штрихкода BoxHero может создать новый 13-значный штрихкод. По штрихкодам можно искать товары, оформлять приход, расход, перемещение и корректировку, а также проводить инвентаризацию.

Подробнее: Сканирование штрихкодов

«Печать этикеток» — это меню для создания и печати этикеток товаров. В него входят Печать товаров для печати этикеток по сохранённым макетам и ссылки для печати, с помощью которых этикетки могут печатать люди вне команды. Этикетки могут содержать штрихкоды, QR-коды, данные товаров и изображения и печататься на обычных принтерах на листах с этикетками или на термопринтерах.

Подробнее: Печать штрихкодов

Принтер штрихкодов — это принтер для печати этикеток со штрихкодами. BoxHero работает с большинством обычных офисных принтеров и принтеров этикеток, включая принтеры прямой термопечати, которые нагревают термобумагу напрямую, и принтеры термотрансферной печати, которые используют ленту для более стойких этикеток.

Подробнее: Руководства

Сканер штрихкодов — это устройство для быстрого и точного считывания штрихкодов. На компьютере BoxHero поддерживает USB- и Bluetooth-сканеры. На мобильном устройстве можно использовать встроенную камеру телефона или Bluetooth-сканер.

Подробнее: Сканирование штрихкодов

Комплекты — это фиксированные наборы товаров, каждый в заданном количестве, которые закупаются или продаются вместе как одна единица, например подарочные наборы, киты или комбо-предложения. Комплекты создаются в разделе Управление данными > Комплекты и используются только в заказах поставщикам и покупателей, а не в обычных операциях с остатками. Остатки всегда ведутся по каждому товару-компоненту, поэтому обработка комплекта меняет количество входящих в него товаров.

Подробнее: Комплекты

Себестоимость — это закупочная цена единицы товара по умолчанию. Она автоматически подставляется в новые заказы поставщикам и используется в отчётах об остатках и о продажах для расчёта таких показателей, как стоимость запасов и прибыль. Отчёты всегда берут текущую себестоимость товара, поэтому её изменение пересчитывает и прошлые показатели.

Подробнее: Товары

«Свой дизайн» позволяет создать этикетку со штрихкодом с нуля, полностью управляя макетом и содержимым. Сначала выберите формат этикетки: лист с этикетками, термоэтикетка или свой размер. На этикетке могут быть текст, переменные товара, 1D-штрихкоды, QR-коды, коды Data Matrix, постоянные изображения и фото каждого товара. Чтобы настроить быстрее, можно начать с готового шаблона.

Подробнее: Печать штрихкодов

Клиент — это тип контрагента, который получает товары со склада. Клиентов можно указывать в операциях расхода и в заказах покупателей.

Подробнее: Контрагенты

«Управление данными» — это главное меню для работы с основными данными команды: товарами, атрибутами, местами хранения, контрагентами, комплектами и прайс-листами. Здесь же доступны массовые действия, например редактирование или удаление сразу многих товаров, импорт и экспорт файлов Excel и загрузка фото товаров.

Подробнее: Начало работы

Скидки уменьшают сумму заказов поставщикам и покупателей — в процентах (например, 10 %) или на фиксированную сумму (например, 5 $). Их можно добавить при создании заказа или заранее сохранить в настройках заказов команды. Если применяются и скидки, и налоги, сначала рассчитываются скидки.

Подробнее: Закупки и продажи

История изменений показывает каждое изменение названия, артикула, штрихкода, себестоимости, цены, фото и пользовательских атрибутов товара: значения до и после, время изменения и автора. Она доступна и для комплектов.

«Редактировать через Excel» обновляет данные и количество существующих товаров из файла Excel. Команда скачивает файл с текущими данными товаров, меняет только нужные ячейки и загружает файл обратно.

«Экспорт в Excel» выгружает данные команды в файл Excel для анализа, резервного копирования, бухгалтерии или отчётности. Он доступен для товаров, комплектов, операций, заказов и отчётов; можно экспортировать все столбцы или только нужные. Выбор столбцов сохраняется для каждого типа экспорта и автоматически применяется в следующий раз.

«Использовать GS1 GTIN» — это настройка, при которой из штрихкодов GS1, содержащих также данные вроде срока годности или серийного номера, считывается только глобальный номер товара (GTIN). Так BoxHero узнаёт один и тот же товар, даже если его штрихкод меняется от партии к партии. Включите её в разделе Настройки > Команда > Сканирование штрихкодов > Использовать GS1 GTIN.

Подробнее: Команда

«Импорт из Excel» загружает данные из файла Excel вместо ручного ввода. В операции он добавляет сразу много товаров по двум столбцам: штрихкод (или артикул) и количество. В разделе Управление данными > Товары это меню, в котором находятся Добавить через Excel, Редактировать через Excel и «Обновить артикулы через Excel».

Подробнее: Операции с остатками

Запасы — это товары или материалы, которые компания держит для продажи, производства или собственного использования. В BoxHero запасы включают все товары, которые команда учитывает во всех своих местах хранения.

Инвентаризация — это физический пересчёт запасов и обновление данных в BoxHero по его итогам. Администратор создаёт инвентаризацию для одного места хранения, выбирает товары и назначает участникам рабочие листы; участники считают товары через поиск или сканирование штрихкодов. Когда все листы заполнены, администратор проверяет результаты и завершает инвентаризацию, а количество обновляется через корректировку.

Подробнее: Инвентаризация

Ссылка на остатки позволяет в реальном времени делиться данными об остатках с людьми вне команды — клиентами, поставщиками и другими заинтересованными лицами — без аккаунта BoxHero. Администраторы создают ссылки в разделе Дополнения > Ссылка на остатки и выбирают, какие товары и сведения будут видны. Ссылку можно включить или отключить в любой момент, а её просмотрщики не учитываются в лимите участников команды.

Подробнее: Ссылка на остатки

Управление запасами — это организация, хранение, учёт и корректировка запасов компании. BoxHero помогает в этом с помощью штрихкодов, операций с остатками, учёта по нескольким местам хранения, уведомлений о низком остатке, управления заказами и отчётов.

Отчёты об остатках рассчитывают для каждого товара за выбранный период такие показатели, как стоимость запасов, оборачиваемость, прибыль и дни запаса. Формулы добавляются через Быстрое добавление с готовыми показателями или через Пользовательскую формулу, которая использует переменные, атрибуты товаров и функции BoxHero.

Подробнее: Отчёты об остатках

Список товаров показывает все товары команды с текущим количеством. Товары можно искать, группировать в категории вроде папок с помощью Группировки, сортировать по названию или количеству, фильтровать по месту хранения и отметить В наличии, чтобы видеть только товары с остатком. При выборе товара открываются его данные и история операций.

Подробнее: Товары

«Варианты товара» позволяют за один шаг добавить все версии продукта, например каждое сочетание размера и цвета, а не создавать их по одной. Откройте Список товаров > Добавить товар > Добавить варианты товара. Каждый вариант сохраняется как отдельный товар и учитывается в лимите товаров команды.

Товары — это отдельные продукты, материалы или изделия, которые учитываются в BoxHero. У каждого товара обязательно есть артикул и название, а также могут быть штрихкод, фото, себестоимость, цена, пользовательские атрибуты и количество в каждом месте хранения. Каждый товар учитывается в лимите тарифа команды.

Лист с этикетками — это лист предварительно вырубленных самоклеящихся этикеток для печати сразу многих этикеток со штрихкодами на обычном офисном принтере. В BoxHero есть готовые размеры популярных брендов, таких как Avery, Formtec и Printec, а если вашего листа нет в списке, можно указать свои размеры.

Подробнее: Печать штрихкодов

Места хранения — это места, где хранятся запасы: склады, стеллажи, кладовые или магазины. С их помощью можно также разделять товар по состоянию, например готовый к продаже или бракованный. Товары общие для всех мест хранения, а количество ведётся отдельно в каждом.

Подробнее: Места хранения

«Низкий остаток» — это статус товара, остаток которого равен уровню страхового запаса или ниже его. На экране уведомлений о низком остатке у таких товаров показывается нехватка — насколько остаток ниже страхового запаса.

Подробнее: Уведомления о низком остатке

Уведомления о низком остатке сообщают участникам команды, когда остаток товара доходит до страхового запаса или опускается ниже. Откройте Дополнения > Уведомления о низком остатке, чтобы задать страховой запас и просмотреть товары, сгруппированные как Низкий остаток, Заканчивается и Избыток. В настройках уведомлений каждый получатель выбирает своё время и получает уведомления push-сообщением, по электронной почте или обоими способами.

Участник — это роль в команде, которая позволяет просматривать и изменять данные о запасах, например товары, операции и заказы, но не даёт доступа к настройкам только для администраторов, таким как оплата и управление участниками. Этим словом также называют любого человека, который состоит в команде. Доступ каждого участника можно настроить с помощью пользовательских ролей, и каждый участник учитывается в лимите участников команды.

Подробнее: Участники

Поле примечания предназначено для заметок к операциям и заказам, например о причине изменения остатка, условиях оплаты или указаниях по доставке. К примечаниям можно прикреплять файлы, например квитанции или счета, и добавлять теги для группировки связанных записей. Текст примечаний доступен для поиска в разделах «Операции», «Закупки», «Продажи» и «Возвраты».

Перемещение — это операция с остатками, которая переносит товары из одного места хранения в другое внутри одной команды. Для неё нужно как минимум два места хранения.

Подробнее: Операции с остатками

Номер заказа — это уникальный идентификатор каждого заказа поставщику, заказа покупателя и возврата. По нему заказы ищут и на него ссылаются; он печатается на заказах и в письмах вместе со штрихкодом номера заказа, по которому заказ открывается в мобильном приложении BoxHero.

Подробнее: Закупки и продажи

«Избыток» — это статус товара, остаток которого более чем в 3 раза превышает страховой запас. Он помогает заметить товары, которые могут занимать складское место или замораживать капитал. На экране уведомлений о низком остатке у таких товаров показывается резерв — насколько остаток выше страхового запаса.

Подробнее: Уведомления о низком остатке

Контрагенты — это поставщики и клиенты, с которыми работает команда. Для каждого контрагента можно сохранить название, контакты, примечание и язык документов, которые ему отправляются. Контрагентов добавляют по одному, массово через Excel или прямо при оформлении операции; по ним фильтруют операции, заказы и отчёты.

Подробнее: Контрагенты

История остатков показывает остаток каждого товара на конец любой прошедшей даты, например последнего дня месяца или года. Результаты можно отфильтровать по месту хранения и экспортировать в Excel, что удобно при закрытии учётных периодов.

Подробнее: История остатков

Цена — это продажная цена единицы товара по умолчанию. Она автоматически подставляется в новые заказы покупателей и используется в отчётах об остатках для расчёта выручки и прибыли. Отчёты всегда берут текущую цену товара, поэтому её изменение пересчитывает и прошлые показатели. С помощью прайс-листов можно применять другие цены для отдельных клиентов или акций.

Подробнее: Товары

Макет печати определяет, как выглядят заказы поставщикам и счета покупателям при печати, сохранении в PDF или отправке по электронной почте. В разделе Настройки > Заказы > Макет печати можно добавить логотип компании, переименовать подписи в документе и выбрать отображаемые сведения: штрихкод номера заказа, фото товаров, артикул, штрихкод, цены, примечание, ожидаемую дату и выбранные атрибуты товаров. Можно также добавить свой нижний колонтитул для заметок, стандартных условий или строки для подписи.

Подробнее: Закупки и продажи

«Закупки» — это раздел «Закупок и продаж» для создания и ведения заказов поставщикам. Заказы проходят статусы «Черновик», «Заказано», «Частично принято» и «Принято»; черновик ещё можно проверить и изменить, а «Принято» означает, что все товары из заказа оприходованы. Товары можно принять сразу кнопкой Принять всё или частями кнопкой Принять частично, при этом оформляется приход. Заказы можно искать и фильтровать по дате, статусу, контрагенту, примечанию и другим полям.

Подробнее: Закупки

«Закупки и продажи» — это главное меню для управления заказами: от закупки и приёмки до продажи и отгрузки. В него входят Закупки для заказов поставщикам, Продажи для заказов покупателей и Возвраты для возвратов от клиентов. Остатки обновляются по мере приёмки или отгрузки товаров по каждому заказу. Заказы поддерживают комплекты, прайс-листы, налоги, скидки, дополнительные сборы, пользовательские поля и несколько валют; их можно отправить контрагентам по электронной почте, распечатать или сохранить в PDF.

«Отчёты» — это главное меню для анализа данных о запасах и продажах. В него входят «Сводка», «История остатков», «Отчёты об остатках», «Отчёты о продажах» и «Свой отчёт»; большинство отчётов можно фильтровать и экспортировать в Excel.

Возвраты фиксируют товары, которые клиенты отправили обратно, и всегда связаны с исходным заказом покупателя. Возврат можно создать в разделе Закупки и продажи > Возвраты, указав номер заказа покупателя, или прямо из заказа. Возвращённые товары снова приходуются в выбранное место хранения, а каждый возврат проходит статусы «Запрошено», «Частично принято» и «Принято». Сумма возврата рассчитывается по количеству возвращённого товара и цене возврата и отражается в отчётах о продажах по дате возврата.

Подробнее: Возвраты

«Заканчивается» — это статус товара, остаток которого выше страхового запаса, но не более чем в 1,2 раза. Он служит ранним предупреждением, пока товар не перешёл в статус Низкий остаток.

Подробнее: Уведомления о низком остатке

Страховой запас — это минимальное количество товара, которое команда хочет держать в наличии, чтобы он не закончился. Он задаётся в разделе Дополнения > Уведомления о низком остатке > Настройка страхового запаса — для всех мест хранения вместе или для каждого отдельно — и может быть задан сразу для многих товаров через импорт из Excel. Товары с остатком на этом уровне или ниже получают статус Низкий остаток и вызывают уведомления о низком остатке.

Подробнее: Уведомления о низком остатке

«Продажи» — это раздел «Закупок и продаж» для создания и ведения заказов покупателей. Заказы проходят статусы «Черновик», «Подтверждено», «Частично отгружено» и «Отгружено»; черновик ещё можно проверить и изменить, а «Отгружено» означает, что все товары из заказа списаны со склада. Товары можно отгрузить сразу кнопкой Отгрузить всё или частями кнопкой Отгрузить частично, при этом оформляется расход. Заказы покупателей можно отправить клиентам по электронной почте как счета, распечатать или сохранить в PDF.

Подробнее: Продажи

Отчёты о продажах анализируют результаты закупок и продаж по данным заказов поставщикам, заказов покупателей и возвратов, без учёта черновиков. На вкладке Анализ прибыли показаны средняя цена продажи, выручка, чистая прибыль и маржа, а на вкладке Сводка продаж сравниваются суммы закупок и продаж и валовая прибыль. Суммы пересчитываются в валюту отображения команды.

Подробнее: Отчёты о продажах

Артикул (SKU, Stock Keeping Unit) — это уникальный код, который идентифицирует каждый товар. BoxHero может создавать артикулы автоматически, или команда вводит свои из букв, цифр и специальных символов. Каждый артикул должен быть уникальным внутри команды; регистр букв не учитывается. Артикулы можно массово изменить через «Обновить артикулы через Excel».

Подробнее: Товары

Приход — это операция с остатками, которая фиксирует поступление товаров, например новые закупки или возвращённый товар, и увеличивает их остаток. Товары можно добавить вручную, сканированием штрихкодов или через импорт из Excel, а при желании указать поставщика. Приёмка товаров по заказу поставщику тоже создаёт приход. Все операции записываются в разделе Операции.

Расход — это операция с остатками, которая фиксирует выбытие товаров, например продажи, отгрузки или списания, и уменьшает их остаток. Это противоположность прихода; при желании можно указать клиента. Отгрузка товаров по заказу покупателя тоже создаёт расход.

«Сводка» — это отчёт о движении запасов за выбранный период: итоговые количества прихода, расхода, перемещения и корректировки по каждому товару и его остаток на конец периода. Вкладка Сводка подводит итог за весь период, а вкладка По дате разбивает данные по дням. Результаты можно отфильтровать по месту хранения, контрагенту или тегу и экспортировать в Excel.

Подробнее: Сводка

Поставщик — это тип контрагента, который поставляет товары на склад. Поставщиков можно указывать в операциях прихода и в заказах поставщикам.

Подробнее: Контрагенты

Рабочий лист — это задание на пересчёт в рамках инвентаризации. Администратор может создать несколько листов на одну инвентаризацию, например по одному на человека или зону хранения, а исполнители вводят количество через поиск или сканирование штрихкодов. Каждый лист проходит статусы Не начато, В процессе и Завершено. При завершении инвентаризации количества из всех листов суммируются.

Налог — это НДС, налог с продаж или аналогичные налоги, которые применяются к заказам поставщикам и покупателей. Налог может быть включённым, то есть уже входить в цену товара, или начисляемым сверху. Налоги можно добавить при создании заказа или заранее сохранить в настройках заказов команды, где также задаётся налог по умолчанию.

Подробнее: Закупки и продажи

Команда — это общее рабочее пространство, где участники вместе управляют запасами в BoxHero. У каждой команды свои товары, места хранения, контрагенты, операции и участники, и между командами ничего не передаётся. Подписка оплачивается за каждую команду, поэтому большинство компаний работают в одной команде.

Подробнее: Команда

Термоэтикетка печатается на принтере прямой термопечати или термотрансферной печати. Этикетки прямой термопечати недорогие, но со временем могут выцветать, а термотрансферные печатаются через ленту и служат дольше, поэтому лучше подходят для длительного хранения, улицы или влажных помещений. BoxHero поддерживает как готовые, так и собственные размеры термоэтикеток.

Подробнее: Печать штрихкодов

«Операции» — это меню с полной историей прихода, расхода, перемещений и корректировок команды. По этой истории BoxHero рассчитывает и текущие остатки. Записи можно фильтровать по дате, типу, товару, месту хранения, контрагенту, участнику, примечанию или тегу, а также распечатать, скачать в PDF или экспортировать в Excel. У изменённых операций сохраняются прежние версии, которые можно восстановить.

Подробнее: Операции с остатками

Наблюдатель — это роль в команде с доступом только для чтения. Наблюдатели видят товары, историю операций и отчёты и могут печатать этикетки со штрихкодами, но не могут добавлять или изменять данные. Наблюдатели учитываются в лимите участников команды.

Подробнее: Участники

Вебхук автоматически отправляет данные из BoxHero в другую систему в момент определённого события. BoxHero отправляет события при создании, изменении или удалении операций с остатками, а также при добавлении, изменении или удалении товаров. Вебхуки регистрируются в разделе Настройки > Интеграции.

Подробнее: Вебхуки