Glossário do BoxHero

Os complementos aumentam os limites de uso de uma equipe no Plano Business além do que o plano inclui. As equipes podem adicionar membros, itens em blocos de 1.000 e locais em blocos de 10 em Configurações > Cobrança. Os complementos não estão disponíveis no Plano pessoal.

Adicionar via Excel cadastra muitos itens novos de uma vez a partir de um arquivo do Excel. O modelo para download já inclui os atributos personalizados da equipe e uma coluna de quantidade para cada local, e as células de SKU e código de barras em branco podem ser geradas automaticamente no envio. Parceiros e pacotes têm suas próprias opções de importação do Excel.

Encargos adicionais são custos além do preço dos itens, como frete, manuseio ou embalagem, adicionados a um pedido de compra ou de venda. Selecione + Adicionar encargo em um pedido ou salve os encargos mais usados em Configurações > Pedidos > Encargos adicionais para que apareçam automaticamente nos novos pedidos. Os encargos são somados depois do subtotal dos itens, e os impostos não se aplicam a eles.

Saiba mais: Compras e vendas

Ajustar estoque é uma transação de estoque que define a quantidade disponível de um item com um novo valor, usada para corrigir divergências ou registrar perdas, danos ou diferenças de contagem. Diferentemente da entrada e da saída de estoque, a quantidade informada substitui a quantidade atual em vez de somar ou subtrair. Ao enviar uma contagem de estoque, os resultados também são registrados como um ajuste de estoque.

Saiba mais: Transações de estoque

O administrador é uma função da equipe com acesso total a todos os recursos e configurações, inclusive convidar e remover membros, gerenciar funções, as configurações da equipe e a cobrança. Quem cria a equipe é administrador automaticamente, e qualquer número de membros pode receber essa função. Algumas ações são exclusivas dos administradores, como enviar contagens de estoque, criar links de estoque e adicionar fórmulas personalizadas nos relatórios de estoque.

Saiba mais: Membros

O Assistente de IA cria relatórios personalizados a partir de perguntas em linguagem natural, como "os 10 itens com maior receita no mês passado". Ele escreve e executa a consulta e mostra os resultados em uma tabela que pode virar gráfico, ser salva ou exportada. Ele faz parte dos Relatórios sob medida.

Uma API (interface de programação de aplicações) permite que outros softwares leiam e gravem dados no BoxHero. A API do BoxHero pode gerenciar itens, atributos, locais, parceiros, transações, pacotes, pedidos de compra, pedidos de venda, devoluções e tabelas de preços de uma única equipe. Os tokens de API são emitidos em Configurações > Integrações e API e ficam vinculados à equipe em que foram criados. As equipes usam a API para conectar o BoxHero a plataformas de e-commerce, sistemas contábeis e ferramentas internas.

Saiba mais: Desenvolvedores

Atributos são campos personalizados que acrescentam detalhes aos itens, como marca, categoria, tamanho, cor ou data de validade. Eles valem para todos os itens da equipe. Os tipos aceitos são Texto, Número, Data, Código de barras e Arquivo, que pode guardar fotos ou documentos extras. Atributos excluídos podem ser restaurados em Excluído recentemente.

Saiba mais: Atributos

Um código de barras é um código legível por máquina que identifica um item. Códigos existentes podem ser informados por leitura ou digitação, ou o BoxHero pode gerar um novo código de 13 dígitos para itens que não têm um. Os códigos de barras podem ser lidos para buscar itens, registrar entradas, saídas, movimentações e ajustes de estoque e fazer contagens de estoque.

Saiba mais: Leitura de código de barras

Imprimir etiquetas é o menu para criar e imprimir etiquetas de itens. Ele inclui Imprimir Itens, para imprimir etiquetas a partir de layouts salvos, e Links de impressão, para que pessoas de fora da equipe possam imprimir etiquetas. As etiquetas podem conter códigos de barras, QR codes, dados dos itens e imagens, e podem ser impressas em impressoras comuns com folhas de etiquetas ou em impressoras térmicas.

Saiba mais: Impressão de código de barras

Uma impressora de código de barras é usada para produzir etiquetas com código de barras. O BoxHero funciona com a maioria das impressoras de escritório e impressoras de etiquetas, incluindo as térmicas diretas, que aquecem o papel térmico diretamente, e as de transferência térmica, que usam um ribbon para etiquetas mais duráveis.

Saiba mais: Guias

Um leitor de código de barras é um dispositivo que lê códigos de barras com rapidez e precisão. No computador, o BoxHero aceita leitores USB e Bluetooth. No celular, as equipes podem usar a câmera do aparelho ou um leitor Bluetooth.

Saiba mais: Leitura de código de barras

Pacotes são grupos fixos de itens, cada um com uma quantidade definida, comprados ou vendidos juntos como uma única unidade, como kits de presente, kits ou ofertas combinadas. Eles são criados em Gerenciar dados > Pacotes e só podem ser usados em pedidos de compra e de venda, não em transações de estoque comuns. O estoque é sempre controlado por item componente, então processar um pacote atualiza as quantidades dos itens que ele contém.

Saiba mais: Pacotes

O custo é o preço de compra unitário padrão de um item. Ele é preenchido automaticamente em novos pedidos de compra e usado em relatórios como os Relatórios de estoque e a Análise de vendas para calcular métricas como valor do estoque e lucro. Os relatórios sempre usam o custo atual do item, então alterá-lo recalcula os números de relatórios anteriores.

Saiba mais: Itens

O design personalizado cria uma etiqueta de código de barras do zero, com controle total sobre o layout e o conteúdo. Primeiro, escolha um formato de etiqueta: Folha de etiquetas, Etiqueta térmica ou Tamanho personalizado. As etiquetas podem conter texto, variáveis de itens, códigos de barras 1D, QR codes, códigos Data Matrix, imagens fixas e a foto de cada item. Para agilizar, também é possível começar de um modelo pronto.

Saiba mais: Impressão de código de barras

Um cliente é um tipo de parceiro que recebe itens do estoque. Os clientes podem ser vinculados a saídas de estoque e a pedidos de venda.

Saiba mais: Parceiros

Gerenciar dados é o menu central para gerenciar os dados principais da equipe: itens, atributos, locais, parceiros, pacotes e tabelas de preços. Ele também permite ações em massa, como editar ou excluir muitos itens de uma vez, importar e exportar arquivos do Excel e enviar fotos de itens.

Saiba mais: Primeiros passos

Os descontos reduzem o valor dos pedidos de compra e de venda, seja em porcentagem (por exemplo, 10% de desconto), seja em valor fixo (por exemplo, $5 de desconto). Eles podem ser adicionados ao criar um pedido ou salvos antes nas configurações de pedidos da equipe. Quando há descontos e impostos, os descontos são calculados primeiro.

Saiba mais: Compras e vendas

O histórico de alterações mostra cada mudança no nome, SKU, código de barras, custo, preço, foto e atributos personalizados de um item, com os valores antes e depois, quando a mudança aconteceu e quem a fez. Ele também está disponível para pacotes.

Editar via Excel atualiza os dados e as quantidades de itens existentes a partir de um arquivo do Excel. A equipe baixa um arquivo com os dados atuais dos itens, altera só as células necessárias e o envia de volta.

Exportar para Excel baixa os dados da equipe como arquivo do Excel para análises, backups, contabilidade ou relatórios. O recurso está disponível para itens, pacotes, transações, pedidos e relatórios, e é possível exportar todas as colunas ou só algumas. A seleção de colunas fica salva para cada tipo de exportação e é aplicada automaticamente da próxima vez.

A leitura de GTIN GS1 é uma configuração que lê apenas o Número Global de Item Comercial (GTIN) de códigos GS1 que também contêm dados como datas de validade ou números de série. Assim, o BoxHero reconhece o mesmo produto mesmo quando o código de barras muda de um lote para outro. Ative em Configurações > Equipe > Leitura de código de barras > Leitura de GTIN GS1.

Saiba mais: Equipe

Importar do Excel envia dados de um arquivo do Excel em vez de digitá-los à mão. Em uma transação, adiciona muitos itens de uma vez usando duas colunas: código de barras (ou SKU) e quantidade. Em Gerenciar dados > Itens, é o menu que reúne Adicionar via Excel, Editar via Excel e Atualizar SKUs via Excel.

Saiba mais: Transações de estoque

Estoque são os produtos ou materiais que uma empresa mantém para venda, produção ou uso interno. No BoxHero, o estoque inclui todos os itens que a equipe controla em todos os seus locais.

A contagem de estoque é o processo de contar fisicamente o estoque e atualizar o BoxHero para que corresponda. Um administrador cria uma contagem para um local, seleciona os itens incluídos e atribui folhas de tarefa aos membros da equipe, que contam buscando ou lendo códigos de barras. Quando todas as folhas estão concluídas, o administrador revisa os resultados e envia a contagem, que atualiza as quantidades por meio de um ajuste de estoque.

Saiba mais: Contagem de estoque

O link de estoque compartilha informações de estoque em tempo real com pessoas de fora da equipe, como clientes, fornecedores ou outros interessados, sem precisar de conta no BoxHero. Os administradores criam links em Outros recursos > Link de estoque, escolhendo quais itens e dados ficam visíveis. Um link pode ser ativado ou desativado a qualquer momento, e quem o visualiza não conta no limite de membros da equipe.

Saiba mais: Link de estoque

A gestão de estoque é o processo de organizar, armazenar, acompanhar e ajustar o estoque de uma empresa. O BoxHero apoia esse processo com códigos de barras, transações de estoque, controle em vários locais, alertas de estoque baixo, gestão de pedidos e relatórios.

Os Relatórios de estoque calculam métricas como valor do estoque, giro, lucro e dias de estoque para cada item em um período selecionado. As equipes adicionam fórmulas com Adição rápida, que oferece métricas prontas, ou com Fórmula personalizada, que usa as variáveis, os atributos de itens e as funções do BoxHero.

Saiba mais: Relatórios de estoque

A lista de itens mostra todos os itens da equipe com a quantidade atual. É possível buscar itens, agrupá-los em categorias no estilo de pastas com Agrupar por, ordená-los por nome ou quantidade, filtrá-los por local e marcar No estoque para ver só os itens com estoque. Ao selecionar um item, abrem-se os detalhes e o histórico de transações dele.

Saiba mais: Itens

As variantes do item adicionam todas as versões de um produto, como cada combinação de tamanho e cor, em uma única etapa em vez de uma a uma. Acesse Lista de itens > Adicionar item > Adicionar variantes do item. Cada variante é salva como um item próprio e conta no limite de itens da equipe.

Itens são os produtos, materiais ou mercadorias controlados individualmente no BoxHero. Cada item exige um SKU e um nome, e também pode ter código de barras, foto, custo, preço, atributos personalizados e quantidades em cada local. Cada item conta no limite do plano da equipe.

Uma folha de etiquetas é uma folha de etiquetas adesivas pré-cortadas usada para imprimir muitas etiquetas de código de barras de uma vez em uma impressora de escritório comum. O BoxHero inclui tamanhos predefinidos de marcas comuns como Avery, Formtec e Printec, e é possível informar medidas personalizadas se a folha não estiver na lista.

Saiba mais: Impressão de código de barras

Locais são os lugares onde o estoque é guardado, como armazéns, prateleiras, depósitos ou lojas. Eles também podem separar o estoque por condição, como pronto para venda ou com defeito. Os itens são compartilhados entre todos os locais, com uma quantidade controlada separadamente em cada um.

Saiba mais: Locais

Estoque baixo é o status de um item cuja quantidade disponível está igual ou abaixo do nível de estoque de segurança. Na tela de Alertas de estoque baixo, esses itens mostram a falta, ou seja, quanto estão abaixo do nível de estoque de segurança.

Saiba mais: Alertas de estoque baixo

Os alertas de estoque baixo avisam os membros da equipe quando os itens chegam ao nível de estoque de segurança ou ficam abaixo dele. Acesse Outros recursos > Alertas de estoque baixo para definir os níveis de estoque de segurança e ver os itens agrupados em Estoque baixo, Estoque quase baixo e Estoque em excesso. Em Configurações de alerta, cada destinatário escolhe seus horários e recebe os alertas por notificação push, e-mail ou ambos.

O membro é uma função da equipe que pode ver e alterar dados de estoque, como itens, transações e pedidos, mas não acessa configurações exclusivas dos administradores, como cobrança ou gestão de membros. O termo também se refere a qualquer pessoa que faça parte de uma equipe. O acesso de cada membro pode ser ajustado com funções personalizadas, e cada membro conta no limite de membros da equipe.

Saiba mais: Membros

O campo de memo é um espaço para anotações em transações e pedidos, como o motivo de uma mudança de estoque, condições de pagamento ou instruções de entrega. Os memos podem ter arquivos anexados, como recibos ou faturas, e tags para agrupar registros relacionados. O texto dos memos pode ser pesquisado em Transações, Compras, Vendas e Devoluções.

Mover estoque é uma transação de estoque que transfere itens de um local para outro dentro da mesma equipe. São necessários pelo menos dois locais.

Saiba mais: Transações de estoque

O número do pedido é o identificador único atribuído a cada pedido de compra, pedido de venda e devolução. Ele serve para buscar e referenciar pedidos e aparece nos pedidos impressos e enviados por e-mail, junto com um código de barras que, ao ser lido, abre o pedido no app móvel do BoxHero.

Saiba mais: Compras e vendas

Estoque em excesso é o status de um item cuja quantidade disponível é mais de 3 vezes o nível de estoque de segurança. Ele ajuda a identificar itens que podem estar ocupando espaço de armazenagem ou prendendo capital. Na tela de Alertas de estoque baixo, esses itens mostram a margem, ou seja, quanto estão acima do nível de estoque de segurança.

Saiba mais: Alertas de estoque baixo

Parceiros são os fornecedores e clientes com quem a equipe trabalha. É possível guardar o nome, os contatos, um memo e o idioma dos documentos enviados a cada parceiro. Os parceiros podem ser adicionados um a um, em massa via Excel ou na hora de registrar uma transação, e servem para filtrar transações, pedidos e relatórios.

Saiba mais: Parceiros

A quantidade anterior mostra a quantidade disponível de cada item no fim de qualquer data passada, como o último dia de um mês ou de um ano. Os resultados podem ser filtrados por local e exportados para o Excel, o que ajuda no fechamento de períodos contábeis.

Saiba mais: Quantidade anterior

O preço é o preço de venda unitário padrão de um item. Ele é preenchido automaticamente em novos pedidos de venda e usado em relatórios como os Relatórios de estoque para calcular métricas como receita e lucro. Os relatórios sempre usam o preço atual do item, então alterá-lo recalcula os números de relatórios anteriores. As tabelas de preços permitem aplicar preços diferentes a clientes ou promoções específicos.

Saiba mais: Itens

O layout de impressão define a aparência dos pedidos de compra e das faturas de venda ao imprimir, salvar em PDF ou enviar por e-mail. Em Configurações > Pedidos > Layout de impressão, a equipe pode adicionar o logotipo da empresa, renomear rótulos do documento e escolher quais dados aparecem, como o código de barras do número do pedido, fotos dos itens, SKU, código de barras, preços, memo, data prevista e atributos selecionados. Também é possível incluir um rodapé para observações, condições padrão ou uma linha de assinatura.

Saiba mais: Compras e vendas

Compras é a seção de Compras e vendas para criar e gerenciar pedidos de compra. Os pedidos passam pelos status Rascunho, Pedido realizado, Recebido parcialmente e Recebido; rascunhos ainda podem ser revisados e editados, e Recebido significa que todos os itens do pedido já entraram no estoque. Os itens podem ser recebidos de uma vez com Receber tudo ou em partes com Receber parcialmente, o que registra uma entrada de estoque. Os pedidos podem ser buscados e filtrados por data, status, parceiro, memo e mais.

Saiba mais: Compras

Compras e vendas é o menu principal para gerenciar pedidos, da compra e recebimento à venda e envio. Ele inclui Compras para pedidos de compra, Vendas para pedidos de venda e Devoluções para devoluções de clientes. O estoque é atualizado conforme os itens de cada pedido são recebidos ou enviados. Os pedidos aceitam pacotes, tabelas de preços, impostos, descontos, encargos adicionais, campos personalizados e várias moedas, e podem ser enviados por e-mail aos parceiros, impressos ou salvos em PDF.

Relatórios é o menu principal para analisar dados de estoque e vendas. Ele inclui Resumo, Quantidade anterior, Relatórios de estoque, Análise de vendas e Relatórios sob medida, e a maioria dos relatórios pode ser filtrada e exportada para o Excel.

As devoluções registram itens enviados de volta pelos clientes e estão sempre vinculadas a um pedido de venda original. Uma devolução pode ser criada em Compras e vendas > Devoluções informando o número do pedido de venda, ou a partir do próprio pedido. Os itens devolvidos voltam ao estoque em um local escolhido, e cada devolução passa pelos status Solicitado, Recebido parcialmente e Recebido. O valor do reembolso é calculado a partir da quantidade devolvida e do preço de reembolso, e aparece na Análise de vendas conforme a data da devolução.

Saiba mais: Devoluções

Estoque quase baixo é o status de um item cuja quantidade disponível está acima do nível de estoque de segurança, mas não passa de 1,2 vez esse nível. Funciona como um aviso antecipado antes de o item chegar a Estoque baixo.

Saiba mais: Alertas de estoque baixo

O estoque de segurança é a quantidade mínima de um item que a equipe quer manter disponível para não ficar sem ele. Ele é definido em Outros recursos > Alertas de estoque baixo > Configurar Estoque de segurança, para todos os locais juntos ou para cada local separadamente, e pode ser definido para muitos itens de uma vez com Importar do Excel. Itens nesse nível ou abaixo são marcados como Estoque baixo e disparam os alertas de estoque baixo.

Saiba mais: Alertas de estoque baixo

Vendas é a seção de Compras e vendas para criar e gerenciar pedidos de venda. Os pedidos passam pelos status Rascunho, Confirmado, Enviado parcialmente e Enviado; rascunhos ainda podem ser revisados e editados, e Enviado significa que todos os itens do pedido já saíram do estoque. Os itens podem ser enviados de uma vez com Enviar tudo ou em partes com Enviar parcialmente, o que registra uma saída de estoque. Os pedidos de venda podem ser enviados aos clientes como faturas por e-mail, impressos ou salvos em PDF.

Saiba mais: Vendas

A Análise de vendas avalia o desempenho de compras e vendas com dados de pedidos de compra, pedidos de venda e devoluções, sem contar os rascunhos. A aba Análise de lucro mostra métricas como preço médio de venda, receita, lucro líquido e margem, e a aba Resumo de vendas compara os valores de compra e venda e o lucro bruto. Os valores são convertidos para a moeda de exibição da equipe.

Saiba mais: Análise de vendas

Um SKU (Stock Keeping Unit) é o código único que identifica cada item. O BoxHero pode gerar SKUs automaticamente, ou a equipe pode informar os seus com letras, números e caracteres especiais. Cada SKU precisa ser único dentro da equipe e não diferencia maiúsculas de minúsculas. Os SKUs podem ser alterados em massa com Atualizar SKUs via Excel.

Saiba mais: Itens

A entrada de estoque é uma transação de estoque que registra itens que entram no estoque, como novas compras ou mercadorias devolvidas, e aumenta a quantidade disponível. Os itens podem ser adicionados manualmente, lendo códigos de barras ou com Importar do Excel, e um fornecedor pode ser selecionado opcionalmente. Receber itens de um pedido de compra também cria uma entrada de estoque. Todas as transações ficam registradas em Transações.

A saída de estoque é uma transação de estoque que registra itens que saem do estoque, como vendas, envios ou descartes, e diminui a quantidade disponível. É a contrapartida da entrada de estoque, e um cliente pode ser selecionado opcionalmente. Enviar itens de um pedido de venda também cria uma saída de estoque.

O Resumo é um relatório que mostra como o estoque se movimentou em um período selecionado, com as quantidades totais de entrada, saída, movimentação e ajuste de cada item e a quantidade disponível no fim do período. A aba Visão geral totaliza o período inteiro, e Ver por data detalha os números dia a dia. Os resultados podem ser filtrados por local, parceiro ou tag e exportados para o Excel.

Saiba mais: Resumo

Um fornecedor é um tipo de parceiro que fornece itens ao estoque. Os fornecedores podem ser vinculados a entradas de estoque e a pedidos de compra.

Saiba mais: Parceiros

Uma folha de tarefa é uma tarefa de contagem dentro de uma contagem de estoque. Um administrador pode criar várias folhas por contagem, por exemplo uma por pessoa ou por área de armazenagem, e os responsáveis informam as quantidades buscando ou lendo códigos de barras. Cada folha passa pelos status Não iniciado, Em andamento e Concluído. Quando a contagem é enviada, as quantidades de todas as folhas são somadas.

Imposto se refere ao IVA, ao imposto sobre vendas ou a tributos semelhantes aplicados a pedidos de compra e de venda. Os impostos podem ser inclusos, ou seja, já incluídos no preço do item, ou não inclusos, ou seja, somados ao preço. Eles podem ser adicionados ao criar um pedido ou salvos antes nas configurações de pedidos da equipe, onde também é possível definir um imposto padrão.

Saiba mais: Compras e vendas

Uma equipe é um espaço de trabalho compartilhado onde os membros gerenciam o estoque juntos no BoxHero. Cada equipe tem seus próprios itens, locais, parceiros, transações e membros, e nada é compartilhado entre equipes. As assinaturas são cobradas por equipe, por isso a maioria das empresas usa uma única equipe.

Saiba mais: Equipe

Uma etiqueta térmica é impressa em uma impressora térmica direta ou de transferência térmica. As etiquetas térmicas diretas são baratas, mas podem desbotar com o tempo, enquanto as de transferência térmica usam ribbon e duram mais, sendo melhores para armazenagem prolongada, uso externo ou ambientes úmidos. O BoxHero aceita tamanhos de etiqueta térmica predefinidos e personalizados.

Saiba mais: Impressão de código de barras

Transações é o menu com o histórico completo de entradas, saídas, movimentações e ajustes de estoque da equipe. O BoxHero também usa esse histórico para calcular o estoque atual. Os registros podem ser filtrados por data, tipo, item, local, parceiro, membro, memo ou tag, e podem ser impressos, baixados em PDF ou exportados para o Excel. Transações editadas mantêm as versões anteriores, que podem ser restauradas.

Saiba mais: Transações de estoque

O visualizador é uma função da equipe com acesso somente leitura. Ele pode ver itens, histórico de transações e relatórios e imprimir etiquetas de código de barras, mas não pode adicionar nem alterar dados. Os visualizadores contam no limite de membros da equipe.

Saiba mais: Membros

Um webhook envia dados automaticamente do BoxHero para outro sistema no momento em que um evento específico acontece. O BoxHero envia eventos quando transações de estoque são criadas, editadas ou excluídas, e quando itens são adicionados, editados ou excluídos. Os webhooks são cadastrados em Configurações > Integrações e API.

Saiba mais: Webhooks