Glosario de BoxHero

Los complementos amplían los límites de uso de un equipo con Plan Business más allá de lo que incluye el plan. Los equipos pueden agregar miembros, artículos en bloques de 1.000 y ubicaciones en bloques de 10 en Configuración > Facturación. Los complementos no están disponibles en el Plan Personal.

Agregar desde Excel registra muchos artículos nuevos a la vez desde un archivo de Excel. La plantilla descargable ya incluye los atributos personalizados del equipo y una columna de cantidad por cada ubicación, y las celdas vacías de SKU y código de barras se pueden generar automáticamente al cargar el archivo. Los socios y los paquetes tienen sus propias opciones de importación desde Excel.

Los cargos adicionales son costos que se suman al precio de los artículos, como envío, manipulación o embalaje, y se agregan a una orden de compra o de venta. Seleccione + Agregar cargo en una orden, o guarde los cargos frecuentes en Configuración > Pedidos > Cargos adicionales para que aparezcan automáticamente en las órdenes nuevas. Los cargos se suman después del subtotal de los artículos y no se les aplican impuestos.

Más información: Compras y ventas

Ajustar existencias es una transacción de inventario que fija la cantidad disponible de un artículo en un valor nuevo, para corregir discrepancias o registrar pérdidas, daños o diferencias de conteo. A diferencia de la entrada y la salida de existencias, la cantidad ingresada reemplaza la cantidad actual en lugar de sumarse o restarse. Al enviar un conteo de inventario, sus resultados también se registran como un ajuste de existencias.

Más información: Transacciones de inventario

El administrador es un rol del equipo con acceso total a todas las funciones y configuraciones, incluidos invitar y eliminar miembros, gestionar roles, la configuración del equipo y la facturación. Quien crea el equipo es administrador automáticamente, y cualquier número de miembros puede recibir este rol. Algunas acciones son exclusivas de los administradores, como enviar conteos de inventario, crear enlaces de inventario y agregar fórmulas personalizadas en el análisis de inventario.

Más información: Miembros

El Asistente de IA crea informes personalizados a partir de preguntas escritas en lenguaje natural, como «los 10 artículos con más ingresos el mes pasado». Redacta y ejecuta la consulta y muestra los resultados en una tabla que se puede graficar, guardar o exportar. Forma parte de los Informes a medida.

Una API (interfaz de programación de aplicaciones) permite que otro software lea y escriba datos en BoxHero. La API de BoxHero puede gestionar artículos, atributos, ubicaciones, socios, transacciones, paquetes, órdenes de compra, órdenes de venta, devoluciones y listas de precios de un solo equipo. Los tokens de API se emiten en Configuración > Integraciones y API y están vinculados al equipo en el que se crearon. Los equipos usan la API para conectar BoxHero con plataformas de comercio electrónico, sistemas contables y herramientas internas.

Más información: Desarrolladores

Los atributos son campos personalizados que agregan detalles a los artículos, como marca, categoría, talla, color o fecha de vencimiento. Se aplican a todos los artículos del equipo. Los tipos compatibles son Texto, Número, Fecha, Código de barras y Archivo, que puede contener fotos o documentos adicionales. Los atributos eliminados se pueden restaurar desde Eliminado recientemente.

Más información: Atributos

Un código de barras es un código legible por máquina que identifica un artículo. Los códigos existentes se pueden ingresar escaneándolos o escribiéndolos, o BoxHero puede generar un código nuevo de 13 dígitos para los artículos que no lo tienen. Los códigos de barras se escanean para buscar artículos, registrar entradas, salidas, movimientos y ajustes de existencias, y hacer conteos de inventario.

Más información: Escaneo de códigos de barras

Imprimir etiquetas es el menú para diseñar e imprimir etiquetas de artículos. Incluye Imprimir artículos, para imprimir etiquetas a partir de diseños guardados, y Enlaces de impresión, para que personas ajenas al equipo puedan imprimir etiquetas. Las etiquetas pueden incluir códigos de barras, códigos QR, datos de los artículos e imágenes, y se pueden imprimir en impresoras estándar con hojas de etiquetas o en impresoras térmicas de etiquetas.

Más información: Impresión de códigos de barras

Una impresora de códigos de barras es una impresora que se usa para producir etiquetas con código de barras. BoxHero funciona con la mayoría de las impresoras de oficina estándar y de etiquetas, incluidas las térmicas directas, que calientan directamente el papel térmico, y las de transferencia térmica, que usan una cinta para etiquetas más duraderas.

Más información: Guías

Un lector de códigos de barras es un dispositivo que lee códigos de barras de forma rápida y precisa. En la computadora, BoxHero admite lectores USB y Bluetooth. En el móvil, los equipos pueden usar la cámara integrada del teléfono o un lector Bluetooth.

Más información: Escaneo de códigos de barras

Los paquetes son grupos fijos de artículos, cada uno con una cantidad definida, que se compran o venden juntos como una sola unidad, como sets de regalo, kits u ofertas combinadas. Se crean en Gestión de datos > Paquetes y solo se pueden usar en órdenes de compra y de venta, no en transacciones de inventario habituales. El inventario siempre se controla por cada artículo componente, así que procesar un paquete actualiza las cantidades de los artículos que contiene.

Más información: Paquetes

El costo es el precio de compra unitario predeterminado de un artículo. Se completa automáticamente en las órdenes de compra nuevas y se usa en informes como el Análisis de inventario y el Análisis de ventas para calcular métricas como el valor del inventario y la utilidad. Los informes siempre usan el costo actual del artículo, por lo que cambiarlo recalcula las cifras de informes anteriores.

Más información: Artículos

El diseño personalizado permite crear una etiqueta de código de barras desde cero, con control total del diseño y el contenido. Primero se elige un formato de etiqueta: Hoja de etiquetas, Etiqueta térmica o Tamaño personalizado. Las etiquetas pueden incluir texto, variables de artículos, códigos de barras 1D, códigos QR, códigos Data Matrix, imágenes fijas y la foto de cada artículo. Para configurarlas más rápido, también se puede partir de una plantilla prediseñada.

Más información: Impresión de códigos de barras

Un cliente es un tipo de socio que recibe artículos del inventario. Los clientes se pueden vincular a las salidas de existencias y a las órdenes de venta.

Más información: Socios

Gestión de datos es el menú central para administrar los datos principales del equipo: artículos, atributos, ubicaciones, socios, paquetes y listas de precios. También permite acciones masivas, como editar o eliminar muchos artículos a la vez, importar y exportar archivos de Excel y subir fotos de artículos.

Más información: Primeros pasos

Los descuentos reducen el importe de las órdenes de compra y de venta, ya sea como porcentaje (por ejemplo, 10 % de descuento) o como un monto fijo (por ejemplo, $5 de descuento). Se pueden agregar al crear una orden o guardar con antelación en la configuración de pedidos del equipo. Cuando se aplican descuentos e impuestos, primero se calculan los descuentos.

Más información: Compras y ventas

El historial de cambios de información muestra cada cambio en el nombre, SKU, código de barras, costo, precio, foto y atributos personalizados de un artículo, con los valores anteriores y nuevos, cuándo se hizo el cambio y quién lo hizo. También está disponible para los paquetes.

Editar desde Excel actualiza los datos y las cantidades de artículos existentes desde un archivo de Excel. Los equipos descargan un archivo con los datos actuales de sus artículos, cambian solo las celdas necesarias y lo vuelven a cargar.

Exportar a Excel descarga los datos del equipo como archivo de Excel para análisis, copias de seguridad, contabilidad o informes. Está disponible para artículos, paquetes, transacciones, órdenes e informes, y se pueden exportar todas las columnas o solo algunas. La selección de columnas se guarda para cada tipo de exportación y se aplica automáticamente la próxima vez.

El escaneo de GTIN GS1 es una configuración que lee solo el número mundial de artículo comercial (GTIN) de los códigos GS1 que además contienen datos como fechas de vencimiento o números de serie. Así BoxHero reconoce el mismo producto aunque su código de barras cambie de un lote a otro. Actívela en Configuración > Equipo > Escaneo de códigos de barras > Escaneo de GTIN GS1.

Más información: Equipo

Importar desde Excel carga datos desde un archivo de Excel en lugar de ingresarlos a mano. En una transacción, agrega muchos artículos a la vez con dos columnas: código de barras (o SKU) y cantidad. En Gestión de datos > Artículos, es el menú que contiene Agregar desde Excel, Editar desde Excel y Actualizar SKU desde Excel.

Más información: Transacciones de inventario

El inventario son los bienes o materiales que una empresa mantiene para la venta, la producción o el uso interno. En BoxHero, el inventario incluye todos los artículos que un equipo controla en todas sus ubicaciones.

El conteo de inventario es el proceso de contar físicamente las existencias y actualizar BoxHero para que coincida. Un administrador crea un conteo para una ubicación, selecciona los artículos que incluye y asigna hojas de tareas a los miembros del equipo, que cuentan buscando o escaneando códigos de barras. Cuando todas las hojas están completas, el administrador revisa los resultados y envía el conteo, que actualiza las cantidades mediante un ajuste de existencias.

Más información: Conteo de inventario

El enlace de inventario comparte información de inventario en tiempo real con personas ajenas al equipo, como clientes, proveedores u otros interesados, sin necesidad de una cuenta de BoxHero. Los administradores crean enlaces en Otras funciones > Enlace de inventario y eligen qué artículos y datos se ven. Un enlace se puede activar o desactivar en cualquier momento, y quienes lo ven no cuentan para el límite de miembros del equipo.

Más información: Enlace de inventario

La gestión de inventario es el proceso de organizar, almacenar, controlar y ajustar el inventario de una empresa. BoxHero la facilita con códigos de barras, transacciones de inventario, control en varias ubicaciones, alertas de existencias bajas, gestión de órdenes e informes.

El Análisis de inventario calcula métricas como el valor del inventario, la rotación, la utilidad y los días de existencias de cada artículo en un periodo seleccionado. Los equipos agregan fórmulas con Agregado sencillo, que ofrece métricas listas para usar, o con Fórmula personalizada, que usa las variables, los atributos de artículos y las funciones de BoxHero.

Más información: Análisis de inventario

La lista de artículos muestra todos los artículos del equipo con su cantidad actual. Los equipos pueden buscar artículos, agruparlos en categorías tipo carpeta con Agrupar por, ordenarlos por nombre o cantidad, filtrarlos por ubicación y marcar En existencia para ver solo los que tienen existencias. Al seleccionar un artículo se abren sus datos y su historial de transacciones.

Más información: Artículos

Las variantes de artículos agregan todas las versiones de un producto, como cada combinación de talla y color, en un solo paso en lugar de una por una. Vaya a Lista de artículos > Agregar artículo > Agregar variantes de artículos. Cada variante se guarda como un artículo propio y cuenta para el límite de artículos del equipo.

Los artículos son los productos, materiales o bienes individuales que se controlan en BoxHero. Cada artículo requiere un SKU y un nombre, y además puede tener código de barras, foto, costo, precio, atributos personalizados y cantidades en cada ubicación. Cada artículo cuenta para el límite del plan del equipo.

Una hoja de etiquetas es una hoja de etiquetas adhesivas precortadas que permite imprimir muchas etiquetas de códigos de barras a la vez en una impresora de oficina estándar. BoxHero incluye tamaños predefinidos de marcas comunes como Avery, Formtec y Printec, y se pueden ingresar medidas personalizadas si la hoja no aparece en la lista.

Más información: Impresión de códigos de barras

Las ubicaciones son los lugares donde se guarda el inventario, como almacenes, estanterías, bodegas o tiendas. También pueden separar las existencias por estado, como listas para la venta o defectuosas. Los artículos se comparten entre todas las ubicaciones y en cada una se lleva una cantidad aparte.

Más información: Ubicaciones

Existencias bajas es el estado de un artículo cuya cantidad disponible es igual o inferior a su nivel de existencias de seguridad. En la pantalla de Alertas de existencias bajas, estos artículos muestran su faltante, es decir, cuánto están por debajo del nivel de existencias de seguridad.

Más información: Alertas de existencias bajas

Las alertas de existencias bajas avisan a los miembros del equipo cuando los artículos llegan a su nivel de existencias de seguridad o bajan de él. Vaya a Otras funciones > Alertas de existencias bajas para establecer los niveles de existencias de seguridad y revisar los artículos agrupados como Existencias bajas, Existencias casi bajas o Exceso de existencias. En Configuración de alertas, cada destinatario elige sus horarios y recibe las alertas por notificación push, correo electrónico o ambos.

El miembro es un rol del equipo que puede ver y modificar datos de inventario, como artículos, transacciones y órdenes, pero no accede a configuraciones exclusivas de los administradores, como la facturación o la gestión de miembros. El término también se refiere a cualquier persona que pertenece a un equipo. El acceso de cada miembro se puede ajustar con roles personalizados, y cada miembro cuenta para el límite de miembros del equipo.

Más información: Miembros

El campo de memo es un espacio para notas en transacciones y órdenes, como el motivo de un cambio de existencias, las condiciones de pago o las instrucciones de entrega. Los memos pueden incluir archivos adjuntos, como recibos o facturas, y etiquetas para agrupar registros relacionados. El texto de los memos se puede buscar en Transacciones, Compras, Ventas y Devoluciones.

Mover existencias es una transacción de inventario que traslada artículos de una ubicación a otra dentro del mismo equipo. Requiere al menos dos ubicaciones.

Más información: Transacciones de inventario

El número de pedido es el identificador único que se asigna a cada orden de compra, orden de venta y devolución. Sirve para buscar y referenciar órdenes, y aparece en las órdenes impresas y enviadas por correo junto con un código de barras escaneable que abre la orden en la app móvil de BoxHero.

Más información: Compras y ventas

Exceso de existencias es el estado de un artículo cuya cantidad disponible supera 3 veces su nivel de existencias de seguridad. Ayuda a detectar artículos que pueden estar ocupando espacio de almacenamiento o inmovilizando capital. En la pantalla de Alertas de existencias bajas, estos artículos muestran su margen, es decir, cuánto están por encima del nivel de existencias de seguridad.

Más información: Alertas de existencias bajas

Los socios son los proveedores y clientes con los que trabaja un equipo. Se puede guardar el nombre, los datos de contacto, un memo y el idioma de los documentos que se envían a cada socio. Los socios se agregan de uno en uno, de forma masiva desde Excel o al momento de registrar una transacción, y sirven para filtrar transacciones, órdenes e informes.

Más información: Socios

Cantidad anterior muestra la cantidad disponible de cada artículo al cierre de cualquier fecha pasada, como el último día de un mes o de un año. Los resultados se pueden filtrar por ubicación y exportar a Excel, lo que resulta útil para cerrar periodos contables.

Más información: Cantidad anterior

El precio es el precio de venta unitario predeterminado de un artículo. Se completa automáticamente en las órdenes de venta nuevas y se usa en informes como el Análisis de inventario para calcular métricas como los ingresos y la utilidad. Los informes siempre usan el precio actual del artículo, por lo que cambiarlo recalcula las cifras de informes anteriores. Las listas de precios permiten aplicar precios distintos para clientes o promociones específicos.

Más información: Artículos

El diseño de impresión controla cómo se ven las órdenes de compra y las facturas de venta al imprimirlas, guardarlas como PDF o enviarlas por correo. En Configuración > Pedidos > Diseño de impresión, los equipos pueden agregar el logotipo de la empresa, cambiar el nombre de las etiquetas del documento y elegir qué datos aparecen, como el código de barras del número de pedido, las fotos de los artículos, el SKU, el código de barras, los precios, el memo, la fecha prevista y atributos seleccionados. También se puede agregar un pie de página para notas, condiciones estándar o una línea de firma.

Más información: Compras y ventas

Compras es la sección de Compras y ventas para crear y gestionar órdenes de compra. Las órdenes pasan por los estados Borrador, Pedido realizado, Recibido parcialmente y Recibido; los borradores aún se pueden revisar y editar, y Recibido significa que todos los artículos de la orden ya se agregaron al inventario. Los artículos se pueden recibir de una vez con Recibir todo o por partes con Recibir parcialmente, que registra una entrada de existencias. Las órdenes se pueden buscar y filtrar por fecha, estado, socio, memo y más.

Más información: Compras

Compras y ventas es el menú principal para gestionar órdenes, desde la compra y la recepción hasta la venta y el envío. Incluye Compras para órdenes de compra, Ventas para órdenes de venta y Devoluciones para devoluciones de clientes. El inventario se actualiza a medida que se reciben o envían artículos de cada orden. Las órdenes admiten paquetes, listas de precios, impuestos, descuentos, cargos adicionales, campos personalizados y varias monedas, y se pueden enviar por correo a los socios, imprimir o guardar como PDF.

Informes es el menú principal para analizar datos de inventario y ventas. Incluye Resumen, Cantidad anterior, Análisis de inventario, Análisis de ventas e Informes a medida, y la mayoría de los informes se pueden filtrar y exportar a Excel.

Las devoluciones registran los artículos que envían de vuelta los clientes y siempre están vinculadas a una orden de venta original. Se pueden crear desde Compras y ventas > Devoluciones ingresando el número de la orden de venta, o desde la propia orden. Los artículos devueltos se reingresan en la ubicación que se elija, y cada devolución pasa por los estados Solicitado, Recibido parcialmente y Recibido. El monto del reembolso se calcula a partir de la cantidad devuelta y el precio de reembolso, y se refleja en el Análisis de ventas según la fecha de la devolución.

Más información: Devoluciones

Existencias casi bajas es el estado de un artículo cuya cantidad disponible está por encima de su nivel de existencias de seguridad, pero no supera 1,2 veces ese nivel. Funciona como aviso anticipado antes de que el artículo llegue a Existencias bajas.

Más información: Alertas de existencias bajas

Las existencias de seguridad son la cantidad mínima de un artículo que un equipo quiere tener disponible para no quedarse sin él. Se establecen en Otras funciones > Alertas de existencias bajas > Configurar existencias de seguridad, para todas las ubicaciones en conjunto o para cada ubicación por separado, y se pueden definir para muchos artículos a la vez con Importar desde Excel. Los artículos en este nivel o por debajo se marcan como Existencias bajas y activan las alertas de existencias bajas.

Más información: Alertas de existencias bajas

Ventas es la sección de Compras y ventas para crear y gestionar órdenes de venta. Las órdenes pasan por los estados Borrador, Confirmado, Enviado parcialmente y Enviado; los borradores aún se pueden revisar y editar, y Enviado significa que todos los artículos de la orden ya salieron del inventario. Los artículos se pueden enviar de una vez con Enviar todo o por partes con Enviar parcialmente, que registra una salida de existencias. Las órdenes de venta se pueden enviar por correo a los clientes como facturas, imprimir o guardar como PDF.

Más información: Ventas

El Análisis de ventas evalúa el desempeño de compras y ventas con datos de órdenes de compra, órdenes de venta y devoluciones, sin incluir borradores. La pestaña Análisis de utilidad muestra métricas como el precio de venta promedio, los ingresos, la utilidad neta y el margen, mientras que la pestaña Resumen de ventas compara los montos de compra y venta y la utilidad bruta. Los montos se convierten a la moneda de visualización del equipo.

Más información: Análisis de ventas

Un SKU (Stock Keeping Unit) es el código único que identifica cada artículo. BoxHero puede generar los SKU automáticamente, o los equipos pueden ingresar los suyos con letras, números y caracteres especiales. Cada SKU debe ser único dentro de un equipo y no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Los SKU se pueden cambiar de forma masiva con Actualizar SKU desde Excel.

Más información: Artículos

La entrada de existencias es una transacción de inventario que registra los artículos que ingresan al inventario, como compras nuevas o mercancía devuelta, y aumenta su cantidad disponible. Los artículos se pueden agregar manualmente, escaneando códigos de barras o con Importar desde Excel, y opcionalmente se puede elegir un proveedor. Recibir artículos de una orden de compra también crea una entrada de existencias. Todas las transacciones se registran en Transacciones.

La salida de existencias es una transacción de inventario que registra los artículos que salen del inventario, como ventas, envíos o bajas, y disminuye su cantidad disponible. Es la contraparte de la entrada de existencias, y opcionalmente se puede elegir un cliente. Enviar artículos de una orden de venta también crea una salida de existencias.

Resumen es un informe que muestra cómo se movió el inventario en un periodo seleccionado, con las cantidades totales de entrada, salida, movimiento y ajuste de cada artículo y su cantidad disponible al final del periodo. La pestaña Visión general totaliza todo el periodo, mientras que Ver por fecha desglosa las cifras día a día. Los resultados se pueden filtrar por ubicación, socio o etiqueta y exportar a Excel.

Más información: Resumen

Un proveedor es un tipo de socio que suministra artículos al inventario. Los proveedores se pueden vincular a las entradas de existencias y a las órdenes de compra.

Más información: Socios

Una hoja de tareas es una asignación de conteo dentro de un conteo de inventario. Un administrador puede crear varias hojas por conteo, por ejemplo una por persona o por área de almacenamiento, y las personas asignadas ingresan las cantidades buscando o escaneando códigos de barras. Cada hoja pasa por los estados No iniciado, En progreso y Completo. Al enviar el conteo, se suman las cantidades de todas las hojas.

El impuesto se refiere al IVA, el impuesto sobre las ventas u otros impuestos similares que se aplican a las órdenes de compra y de venta. Los impuestos pueden ser incluidos, es decir, ya contenidos en el precio del artículo, o excluidos, es decir, sumados aparte. Se pueden agregar al crear una orden o guardar con antelación en la configuración de pedidos del equipo, donde también se puede definir un impuesto predeterminado.

Más información: Compras y ventas

Un equipo es un espacio de trabajo compartido donde los miembros gestionan juntos el inventario en BoxHero. Cada equipo tiene sus propios artículos, ubicaciones, socios, transacciones y miembros, y no se comparte nada entre equipos. Las suscripciones se facturan por equipo, por lo que la mayoría de las empresas usa un solo equipo.

Más información: Equipo

Una etiqueta térmica se imprime en una impresora térmica directa o de transferencia térmica. Las etiquetas térmicas directas son económicas, pero pueden desvanecerse con el tiempo, mientras que las de transferencia térmica usan una cinta y duran más, por lo que son mejores para almacenamiento prolongado, uso en exteriores o ambientes húmedos. BoxHero admite tamaños de etiquetas térmicas predefinidos y personalizados.

Más información: Impresión de códigos de barras

Transacciones es el menú con el historial completo de entradas, salidas, movimientos y ajustes de existencias del equipo. BoxHero también usa este historial para calcular las existencias actuales. Los registros se pueden filtrar por fecha, tipo, artículo, ubicación, socio, miembro, memo o etiqueta, y se pueden imprimir, descargar como PDF o exportar a Excel. Las transacciones editadas conservan las versiones anteriores, que se pueden restaurar.

Más información: Transacciones de inventario

El visualizador es un rol del equipo con acceso de solo lectura. Puede ver artículos, el historial de transacciones e informes, e imprimir etiquetas de códigos de barras, pero no puede agregar ni cambiar datos. Los visualizadores cuentan para el límite de miembros del equipo.

Más información: Miembros

Un webhook envía datos automáticamente desde BoxHero a otro sistema en el momento en que ocurre un evento específico. BoxHero envía eventos cuando se crean, editan o eliminan transacciones de inventario, y cuando se agregan, editan o eliminan artículos. Los webhooks se registran en Configuración > Integraciones y API.

Más información: Webhooks