Glosario de inventario

3PL se refiere a subcontratar funciones de logística y cadena de suministro a proveedores externos. Una empresa contrata a otra para que se encargue del inventario, el almacenamiento, los envíos e incluso la gestión de inventario, con el fin de reducir costos y crecer.

La metodología 5S es un conjunto de pautas para organizar y mantener un entorno de trabajo limpio, eficiente y productivo. Originaria de Japón, agrupa cinco «pilares» de comportamiento en los siguientes términos: Clasificar, Ordenar, Limpiar, Estandarizar y Mantener. Adoptar la metodología 5S puede ayudar a optimizar la logística del almacén.

La regla 80/20, también conocida como principio de Pareto, es la idea de que el 80 % del efecto proviene del 20 % de las causas. Puede aplicarse en muchos negocios para mejorar la productividad y la eficiencia. En la gestión de inventario, significa identificar los artículos o factores más importantes (20 %) que generan la mayor parte de las ventas de una empresa (80 %).

El análisis ABC clasifica el inventario en tres grupos según su valor. Los artículos A son los pocos productos que representan la mayor parte de las ventas o del valor del inventario, los B están en un punto intermedio y los C son los muchos productos que aportan poco. Aplica la regla 80/20 para que pueda concentrar los conteos, los pedidos y la atención en los artículos más importantes.

Las cuentas por pagar son el dinero que una empresa debe a sus proveedores y acreedores. En contabilidad, forman parte del pasivo corriente.

Las cuentas por cobrar son el dinero que los clientes deben a una empresa por bienes o servicios ya entregados. En contabilidad, forman parte del activo corriente.

El seguimiento de activos consiste en registrar dónde están los equipos y otros activos de una empresa, quién los usa y en qué estado se encuentran. A diferencia del inventario, los activos no se venden: se usan, se trasladan entre ubicaciones y se devuelven. Hacer su seguimiento evita pérdidas y ayuda a planificar el mantenimiento y el reemplazo.

En BoxHero: Artículos

B2B se refiere a las transacciones, relaciones y servicios entre empresas, como entre un fabricante y un mayorista, o entre un mayorista y un minorista. Se diferencia del B2C (business-to-consumer) en que, en un modelo B2B, las empresas venden productos o servicios a otras empresas, no a consumidores individuales.

Un sistema de códigos de barras es una herramienta esencial para las empresas que digitalizan la gestión de su inventario. Los códigos de barras son símbolos formados por barras negras y espacios blancos que representan información sobre un producto. Un buen sistema de códigos de barras ayuda a reducir errores en la gestión de productos e inventario y ahorra costos de mano de obra y administración.

En BoxHero: Escaneo de códigos de barras, Impresión de códigos de barras

Una lista de materiales es un listado detallado de los materiales, piezas y componentes, y sus costos, necesarios para fabricar un producto específico. Guía la producción al indicar la cantidad de cada pieza y cómo se relacionan las piezas entre sí.

El efecto látigo es el fenómeno por el cual pequeñas fluctuaciones de la demanda en el comercio minorista provocan fluctuaciones cada vez mayores en los niveles de mayorista, distribuidor, fabricante y proveedor de materias primas. Puede causar ineficiencias en la cadena de suministro, como exceso de inventario, costos más altos, menor satisfacción del cliente y un mal uso de los recursos.

Un paquete es un conjunto de productos distintos que se venden juntos como una sola unidad, como un set de regalo o un kit de inicio. Vender un paquete consume las existencias de cada producto que contiene, por lo que hay que controlar las cantidades de los componentes además del propio paquete. Preparar paquetes por adelantado también se conoce como kitting.

En BoxHero: Paquetes

El costo de mantenimiento de inventario es el costo total de tener inventario en existencias. Incluye el espacio de almacenamiento, los seguros, los impuestos, la manipulación, el deterioro y la obsolescencia, y el dinero inmovilizado en el propio inventario. Estos costos suelen representar una parte importante del valor del inventario cada año, por eso el exceso de inventario sale caro.

El ciclo de conversión de efectivo mide cuánto tarda una empresa en convertir su inversión en inventario en efectivo procedente de las ventas. Una gestión de inventario eficaz puede acortar el CCC y mejorar el flujo de caja.

El costo de los bienes vendidos es el costo total de producir o comprar los bienes que una empresa vende en un periodo determinado. Incluye costos directos, como materias primas y mano de obra de fabricación, pero no gastos operativos, como el alquiler comercial, los sueldos del personal y la publicidad. El COGS muestra cuánto le cuesta a una empresa fabricar o comprar los productos que vende a sus clientes.

El activo corriente incluye el efectivo, las cuentas por cobrar, el inventario y otros activos que se espera convertir en efectivo en un plazo de un año.

El pasivo corriente son las obligaciones que una empresa debe pagar en un plazo de un año, como las cuentas por pagar, los préstamos a corto plazo y otras deudas a corto plazo.

El conteo cíclico es un método que consiste en contar una pequeña parte del inventario de forma periódica, en lugar de contarlo todo de una vez. Cada conteo abarca un grupo distinto de artículos o ubicaciones, de modo que con el tiempo se revisa todo el inventario sin detener las operaciones. Los artículos de alto valor o de alta rotación suelen contarse con más frecuencia.

En BoxHero: Conteo de inventario

Los días de existencias estiman cuántos días durará su inventario actual al ritmo de ventas actual. Se calculan dividiendo las existencias actuales entre las ventas diarias promedio. Úselos para planificar los pedidos antes de llegar a un quiebre de stock.

En BoxHero: la métrica Días de existencias en Análisis de inventario

El inventario obsoleto es el que no se ha vendido en mucho tiempo y es poco probable que se venda. Inmoviliza efectivo y espacio de almacenamiento y sigue generando costos de mantenimiento. Detectarlo a tiempo le permite rebajar, agrupar, devolver o dar de baja esos artículos antes de que pierdan más valor.

En BoxHero: Análisis de inventario

El pronóstico de la demanda es el proceso de predecir cuánto de un producto o servicio querrán los clientes en el futuro. Las empresas recopilan datos, analizan tendencias y hacen predicciones para estimar la demanda futura y tomar mejores decisiones de negocio.

El dropshipping es un modelo de venta minorista en el que una tienda vende productos a los clientes sin tener los artículos en existencias. En su lugar, la empresa se asocia con un proveedor que gestiona el inventario y envía directamente al cliente.

La EOQ es una fórmula de gestión de inventario que determina el tamaño de pedido que minimiza los costos totales de inventario, incluidos los costos de pedido y los costos de mantenimiento. En pocas palabras, es la mejor cantidad de inventario que se debe pedir para reducir gastos y, al mismo tiempo, cubrir la demanda.

La planificación de recursos empresariales es un software que ayuda a las empresas a gestionar sus procesos principales y sus actividades diarias, como recursos humanos, contabilidad, cadena de suministro y más. Los sistemas ERP ayudan a automatizar y agilizar muchas operaciones con una base de datos central para la toma de decisiones.

FIFO es un método común de valoración de inventario que se usa para gestionar los costos de inventario y calcular el costo de los bienes vendidos. Con FIFO, los artículos más antiguos se venden primero, tal como suele moverse el inventario.

Un conteo de inventario, también llamado auditoría de inventario, es el proceso de contar y verificar físicamente las cantidades de artículos disponibles en un momento determinado. Garantiza que las cantidades registradas en el sistema de gestión de inventario coincidan con las existencias reales. Los conteos mantienen el inventario preciso al detectar discrepancias, conciliarlas y eliminar errores.

En BoxHero: Conteo de inventario

La gestión de inventario es el proceso de administrar y organizar el inventario de una empresa mediante el seguimiento de las existencias y los pedidos para satisfacer la demanda de los clientes con el menor costo posible. Abarca todas las actividades para mantener niveles óptimos de inventario, registros precisos y operaciones ágiles.

La rotación de inventario, también llamada índice de rotación de inventario, mide cuántas veces una empresa vende su inventario promedio durante un periodo. Se calcula dividiendo el costo de los bienes vendidos entre el inventario promedio de ese periodo. Una rotación más alta suele indicar una gestión eficiente, mientras que una más baja puede indicar exceso de inventario o inventario obsoleto.

En BoxHero: la métrica Rotación en Análisis de inventario, calculada sobre cantidades como salida total de existencias ÷ existencias promedio

Justo a tiempo es una estrategia de inventario que optimiza los niveles de inventario y reduce el desperdicio al recibir los bienes solo cuando se necesitan en la producción. Mantiene menos inventario disponible, lo que libera efectivo, reduce los costos de mantenimiento y, en última instancia, minimiza los costos de inventario. JIT se usa ampliamente en la manufactura y en otras industrias para aumentar la eficiencia.

LIFO es un método común de valoración de inventario que se usa para gestionar los costos de inventario y calcular el costo de los bienes vendidos. Con LIFO, los artículos comprados más recientemente se venden primero, por lo que los costos reflejan los precios actuales del mercado. También puede ofrecer ventajas fiscales cuando los precios suben.

El plazo de entrega es el tiempo que tarda en cumplirse un pedido, desde que se realiza hasta que se entrega. Los plazos más largos pueden provocar mayores costos de mantenimiento, quiebres de stock y clientes insatisfechos.

La logística es el proceso mediante el cual los bienes, servicios o información pasan de los fabricantes o distribuidores a los consumidores. Implica planificar, gestionar y coordinar ese movimiento para que los bienes lleguen al lugar correcto en el momento correcto, mediante el almacenamiento, la gestión de inventario, el cumplimiento de pedidos y la gestión de la cadena de suministro.

La MOQ es el número mínimo de unidades que un proveedor está dispuesto a vender a un comprador en un solo pedido. Es la cantidad mínima que debe pedirse para que el pedido sea rentable para el proveedor o fabricante.

El exceso de inventario significa tener más existencias de las que requiere la demanda actual. Puede aumentar los costos y provocar ineficiencias operativas. Para evitarlo, use un sistema de gestión de inventario que supervise las existencias en tiempo real.

El picking y empaque es el proceso de cumplimiento de pedidos que consiste en recoger del almacén los artículos pedidos y empacarlos para su envío. Los errores de picking, como elegir el artículo o la cantidad equivocados, son el problema más común y suelen deberse a una mala distribución del almacén o a registros de inventario inexactos. Unas ubicaciones bien organizadas y escanear códigos de barras durante el picking ayudan a evitarlos.

En BoxHero: Escaneo de códigos de barras

Una orden de compra es un documento que un comprador envía a un proveedor para pedir productos, con los artículos, las cantidades, los precios y las condiciones de entrega. Cuando el proveedor la acepta, se convierte en un acuerdo, y los artículos se registran como entrada en el inventario cuando llegan.

En BoxHero: Compras

Un código QR es un código de barras bidimensional formado por cuadrados blancos y negros. Contiene más información que un código de barras unidimensional estándar y puede escanearse desde cualquier ángulo con la cámara de un teléfono, lo que lo hace útil para etiquetar productos, ubicaciones y activos.

En BoxHero: Impresión de códigos de barras

El punto de reorden es el nivel de existencias en el que debe hacer un nuevo pedido para que llegue antes de quedarse sin producto. Suele calcularse como el consumo diario promedio × el plazo de entrega en días, más las existencias de seguridad.

En BoxHero: Alertas de existencias bajas

La logística inversa es el proceso de devolver productos de los clientes a los proveedores o empresas que los fabricaron originalmente. Incluye las devoluciones, el reciclaje o reprocesamiento y la eliminación de productos dañados o defectuosos.

RFID es una tecnología que identifica y rastrea artículos mediante ondas de radio. En pocas palabras, funciona como un código de barras moderno que usa señales de radio para rastrear y gestionar inventario o activos. Las empresas suelen colocar etiquetas RFID en los artículos para identificarlos automáticamente y rastrearlos en tiempo real.

Las existencias de seguridad son el inventario adicional que se mantiene para protegerse de faltantes inesperados. Evitan que una empresa se quede sin productos cuando la demanda es mayor de lo previsto.

En BoxHero: Establezca los niveles de existencias de seguridad y reciba alertas de existencias bajas

Una orden de venta es un documento que crea un vendedor para confirmar el pedido de un cliente, con los artículos, las cantidades, los precios y los datos de entrega. Al enviar el pedido, los artículos salen del inventario.

En BoxHero: Ventas

Un ajuste de existencias corrige la cantidad registrada de un artículo para que coincida con la cantidad real disponible. Los ajustes se usan después de un conteo de inventario y para registrar daños, pérdidas u otros cambios que no son compras ni ventas.

En BoxHero: Ajustar existencias

Un SKU es un código alfanumérico único que identifica cada producto del inventario de una empresa. Puede reflejar atributos del artículo, como talla, color y fabricante, y simplifica el control de inventario y la planificación del surtido.

En BoxHero: Artículos

Un traslado de existencias mueve inventario de una ubicación a otra, por ejemplo de un almacén a una tienda, sin cambiar la cantidad total. Registrar los traslados mantiene exactas las existencias de cada ubicación.

En BoxHero: Mover existencias

Un quiebre de stock ocurre cuando una empresa se queda sin un artículo necesario para satisfacer la demanda de los clientes. Puede provocar pérdida de ventas, menor satisfacción del cliente e interrupciones en la producción. Un seguimiento preciso del inventario, los sistemas de control de inventario y los conteos de inventario regulares ayudan a evitarlo.

En BoxHero: Alertas de existencias bajas

La cadena de suministro es el conjunto de procesos que intervienen en la producción y entrega de un producto, desde las materias primas hasta el cliente final. Incluye el abastecimiento, la fabricación, el almacenamiento y la distribución.

El inventario gestionado por el proveedor es una estrategia de cadena de suministro en la que el proveedor gestiona y repone el inventario de un cliente. El proveedor supervisa en tiempo real los datos de inventario del cliente y toma las decisiones de reposición para mantener las existencias en niveles óptimos.

Un sistema de gestión de almacenes es un software que ayuda a gestionar y optimizar las operaciones del almacén, incluidos el movimiento y el almacenamiento de bienes y las transacciones relacionadas, como la recepción, el picking, el empaque y el envío. Un WMS mejora el control de inventario y la eficiencia operativa.

En BoxHero: ¿Puedo usar BoxHero como WMS?

El método del costo promedio ponderado calcula el costo promedio de los artículos del inventario para determinar el costo de los bienes vendidos. Determina cuánto cuesta en promedio cada artículo del inventario, teniendo en cuenta tanto el inventario antiguo como el nuevo.

El capital de trabajo es la diferencia entre el activo corriente y el pasivo corriente, y mide la salud financiera a corto plazo de una empresa. Representa los fondos disponibles para los gastos operativos diarios. Gestionar bien el capital de trabajo ayuda a las pequeñas empresas a operar con eficiencia, reducir costos y seguir creciendo.