Primeros pasos

Puede registrarse con su correo electrónico o con una cuenta de Google, Apple o Kakao, o iniciar sesión al instante escaneando un código QR. Obtendrá una prueba gratuita de 30 días del Plan Business, sin compromiso ni pago.

Una vez que se haya registrado, su primer paso es configurar un Equipo.

Piense en un equipo como un espacio de trabajo compartido donde usted y sus colegas pueden administrar el inventario, dar seguimiento a los artículos y controlar el acceso de los usuarios en un solo lugar.

• Manténgalo simple: la mayoría de las empresas solo necesitan un equipo.
• Manténgase organizado: si necesita separar estrictamente departamentos o ubicaciones, puede crear equipos adicionales.
• Elija un buen nombre: le recomendamos comenzar con el nombre de su empresa. Puede cambiar el nombre del equipo más adelante.

¿Son nuevos para usted estos términos? Consulte nuestra guía de terminología con las definiciones de los conceptos clave de BoxHero.

Los artículos son las unidades básicas de inventario que administra en BoxHero.

1. Para agregar un artículo, vaya a Artículos y haga clic en el botón Agregar artículo.
2. Luego, complete la información del artículo y haga clic en Guardar al final.

• SKU^*: una unidad de mantenimiento de existencias (Stock Keeping Unit) es el identificador único del artículo. BoxHero genera una automáticamente, o puede ingresar la suya. Dos artículos no pueden compartir el mismo SKU.
• Nombre^*: el nombre principal que identifica al artículo.
• Código de barras: agregue un código de barras para buscar artículos al instante mediante el escaneo.
  • Código de barras existente: ingréselo manualmente o escanéelo (lector USB o cámara del móvil).
  • ¿No tiene código de barras? Haga clic en Generar para crear un número aleatorio de 13 dígitos que comienza con "20". Puede imprimirlo en etiquetas después de guardar el artículo.
  • Códigos de barras compartidos: si es necesario, puede asignar el mismo código de barras a más de un artículo. Al escanearlo se muestran todos los artículos coincidentes, de modo que pueda elegir el correcto antes de verlo o registrar una transacción.
• Foto: suba una imagen para identificarlo rápidamente (máx. 3 MB). En la aplicación móvil, también puede tomar una foto con la cámara de su teléfono.

• Atributos: agregue los detalles personalizados que necesite para categorizar y filtrar su inventario (p. ej., marca, fabricante, color, tamaño, fecha de vencimiento).

• Costo y precio (opcional): defina un costo unitario y un precio de venta predeterminados para sus artículos. Estos valores se completarán automáticamente en sus órdenes de compra y de venta.
  • El costo unitario y el precio de venta son solo de referencia.
  • No calculan márgenes de utilidad ni registran las variaciones históricas de precios.

• Cantidad (opcional): puede guardar un artículo con saldo cero y agregar existencias más adelante.
  • ¿Administra varios sitios de almacenamiento? Asigne una cantidad a cada ubicación.

Busque artículos en la Lista de artículos o use la función Agrupar por para organizarlos en categorías tipo carpeta. También puede Ordenar (⇅) los artículos por nombre (A–Z o Z–A) o por cantidad.

Seleccione un artículo para ver sus detalles, junto con su cantidad actual y su historial de transacciones. En la aplicación móvil, toque el botón Escanear junto a la barra de búsqueda y escanee un código de barras con la cámara para abrir al instante los detalles de un artículo.

En Gestión de datos, puede:

• Ver sus artículos en una tabla
• Ordenar los artículos por cualquier columna
• Seleccionar varios artículos para editarlos o eliminarlos a la vez

Después de agregar artículos, actualice las cantidades con transacciones de existencias. Cada una actualiza las existencias actuales y se registra en el historial de transacciones de su equipo.

• Entrada de existencias: aumenta las existencias actuales (p. ej., al recibir inventario nuevo).
• Salida de existencias: disminuye las existencias actuales (p. ej., al enviar o vender artículos).
• Mover existencias: traslada artículos entre ubicaciones.
• Ajustar existencias: corrige o modifica los niveles de existencias por pérdidas, daños o diferencias de conteo.

1. En la barra lateral izquierda, vaya a Entrada de existencias.
2. Seleccione una ubicación.
3. (Opcional) Seleccione un socio: el proveedor del que recibe.
4. Elija el artículo e ingrese la cantidad.
5. (Opcional) Agregue una referencia, una nota o un archivo adjunto (p. ej., una factura del proveedor o una lista de empaque).

1. En la barra lateral izquierda, vaya a Salida de existencias.
2. Seleccione una ubicación.
3. (Opcional) Seleccione un socio: el cliente al que envía.
4. Elija el artículo e ingrese la cantidad.
5. (Opcional) Agregue una referencia, una nota o un archivo adjunto (p. ej., una lista de empaque o una nota de entrega).

1. En la barra lateral izquierda, vaya a Mover existencias.
2. Seleccione la ubicación de origen (Ubicación actual) y la ubicación de destino (Nueva ubicación).
3. Elija los artículos y las cantidades que desea trasladar.
4. (Opcional) Agregue una referencia, una nota o un archivo adjunto.

Mover existencias está disponible cuando su equipo tiene dos o más ubicaciones.

1. En la barra lateral izquierda, vaya a Ajustar existencias.
2. Seleccione una ubicación.
3. Seleccione el artículo e ingrese la nueva cantidad.
4. (Opcional) Agregue un motivo, una referencia o un archivo adjunto (p. ej., pérdida, daño o diferencia de conteo).

• Use el menú Transacciones para revisar cada acción de inventario y encontrar los detalles que necesite para conciliaciones o auditorías.
• Defina un Rango de fechas, use + Agregar filtro o Exportar a Excel para descargar sus registros de inventario.

Más acciones:

• Imprimir un resumen
• Descargar como PDF
• Imprimir etiquetas
• Exportar a Excel
• Editar o eliminar una transacción
• Restaurar una versión anterior

Vaya a Configuración > Miembros para invitar o quitar miembros del equipo.
Invite a todas las personas que le ayudarán a administrar su inventario para que puedan probar las funciones juntos.

Use la aplicación móvil de BoxHero para administrar el inventario en cualquier lugar: inicie sesión con su cuenta para acceder a su equipo, escanear códigos de barras y registrar transacciones de existencias desde su teléfono.

• Android: Disponible en Google Play
• iOS: Descargar en App Store

Si decide continuar después de la prueba gratuita, vaya a Configuración > Facturación para iniciar su suscripción. Puede encontrar más detalles sobre pagos y facturación aquí.

Sobre sus datos: los datos que ingrese durante la prueba gratuita permanecen en su cuenta cuando esta termina. Si se suscribe con el equipo que usó para las pruebas, podrá seguir usándolo sin interrupciones.

Si quiere empezar de nuevo: puede restablecer su equipo de prueba de una de las siguientes maneras:

• Elimine todos los artículos del equipo y comuníquese con Soporte para restablecer su historial de transacciones.
• O cree un equipo nuevo y comience con una configuración limpia.

¿Necesita ayuda? Consulte nuestros videotutoriales breves para web y móvil.