Bestellungen

Jeder Bestell- oder Verkaufsauftrag durchläuft vier Status:

Eine vollständige Übersicht, wie sich jeder Auftragsstatus auf Bestand und Verkaufsberichte auswirkt, finden Sie in der Dokumentation zu Einkauf & Verkauf.

Dieses Kontrollkästchen erscheint unten auf dem Bildschirm zum Erstellen eines Auftrags. Aktivieren Sie es, wenn die Artikel bereits eingetroffen oder bereits ausgegangen sind. BoxHero erstellt dann den Auftrag und aktualisiert den Bestand in einem einzigen Schritt, statt später eine separate Transaktion Wareneingang oder Warenausgang zu erfordern.

• Bei einem Bestellauftrag — „Artikel jetzt einbuchen“ erstellt den Auftrag mit dem Status Erhalten und fügt die Artikel sofort dem Bestand hinzu.
• Bei einem Verkaufsauftrag — „Artikel jetzt ausbuchen“ erstellt den Auftrag mit dem Status Versendet und entfernt die Artikel sofort aus dem Bestand.

Lassen Sie es deaktiviert, wenn Sie den Auftrag im Voraus erstellen und den Eingang oder Versand später erfassen.

Beim Erstellen eines Auftrags selbst wählen Sie keinen Standort. Standorte werden erst später ausgewählt, wenn Artikel über Bestandstransaktionen erhalten oder versendet werden (Wareneingang bei Bestellaufträgen, Warenausgang bei Verkaufsaufträgen).

Ja. Jeder Auftrag enthält ein Feld Memo, in dem Sie interne Notizen, Zahlungsbedingungen, besondere Verpackungshinweise oder Anmerkungen des Lieferanten hinzufügen können. Memos unterstützen außerdem Dateianhänge und Tags.

Steuer- und Rabattoptionen verwalten Sie unter Einstellungen > Bestellungen. Dort können Sie neue Optionen erstellen, bestehende bearbeiten oder nicht mehr benötigte Optionen entfernen. Mit Auf alle anwenden in den Steuer- und Rabatteinstellungen des Auftrags können Sie außerdem denselben Satz (z. B. 10 %) auf einmal auf alle Artikel eines Auftrags anwenden.

Nein. Das Aktualisieren von Artikelpreisen ändert bereits erstellte Aufträge nicht. Bestehende Aufträge behalten die ursprünglichen Preise vom Zeitpunkt ihrer Erstellung.

Ja. Verwenden Sie Preislisten, um für jeden Partner einen eigenen Preissatz zu speichern, und wählen Sie beim Erstellen eines Auftrags die gewünschte Preisliste aus.

Ja. Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Rolle, bei der die Berechtigungen Einkauf & Einkaufspreis und Verkauf & Verkaufspreis deaktiviert sind, und weisen Sie sie diesen Mitgliedern zu. Preise werden für sie dann überall, wo sie normalerweise erscheinen, als 0 angezeigt, unter anderem in den Artikeldetails, in Einkauf und Verkauf sowie in Verkaufsberichten.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter Kann ich bestimmte Attribute vor Mitgliedern verbergen?

Ja. Jeder Auftrag wird in seiner eigenen Währung gespeichert, während Berichte alles anhand des neuesten Wechselkurses in die Anzeigewährung Ihres Teams umrechnen. Der verwendete Kurs wird oben im Bericht unter Wechselkursinformationen angezeigt. Siehe Währung und Wechselkurse.

Achten Sie darauf, neue Aufträge in der richtigen Währung zu erstellen, damit die Beträge in Berichten nicht unerwartet umgerechnet werden.

Wenn mit einem Auftrag bereits Transaktionen vom Typ Wareneingang oder Warenausgang verknüpft sind, ändert das Bearbeiten des Auftrags selbst den Bestand nicht. Sie müssen zusätzlich die zugehörige Transaktion bearbeiten, um die Mengen anzupassen.

Ja – verwenden Sie Einkauf & Verkauf anstelle der Menüs Wareneingang oder Warenausgang. Wenn Sie Artikel zu einem Bestell- oder Verkaufsauftrag erhalten oder versenden, ermöglicht Ihnen BoxHero, genau die Mengen des Auftrags zu verarbeiten, und warnt Sie bei Überschreitung.

Ja. Verwenden Sie in Einkauf & Verkauf Teilweiser Wareneingang oder Teilweiser Warenausgang:

1. Erstellen Sie einen Bestell- oder Verkaufsauftrag. In diesem Schritt ändert sich der Bestand nicht.
2. Wenn die Artikel tatsächlich eintreffen oder ausgehen, nutzt die zuständige Person Teilweiser Wareneingang oder Teilweiser Warenausgang, um jeden Artikel bei der Verarbeitung zu prüfen.
   • Es können nur Artikel des Auftrags erhalten oder versendet werden.
   • Es erscheint eine Warnung, wenn Sie versuchen, mehr als die bestellte Menge zu verarbeiten.

Öffnen Sie bei Rücksendungen aus Verkäufen den ursprünglichen Verkaufsauftrag und klicken Sie auf + Rücksendung erstellen. Wählen Sie den zurückgesendeten Artikel aus, geben Sie die Menge ein, wählen Sie den Standort, an dem der Artikel wieder eingebucht werden soll, und tippen Sie auf Wareneingang, um die Rücksendung abzuschließen.

Alle erfassten Rücksendungen finden Sie im Tab Rücksendungen oder im Eintrag Zurückgesendete Artikel im zugehörigen Verkaufsauftrag.

Die Funktion Rücksendungen gilt nur für Verkäufe. So senden Sie Artikel an einen Lieferanten zurück: Erfassen Sie eine separate Transaktion und lassen Sie den Bestellauftrag unverändert:

1. Gehen Sie zu Warenausgang und wählen Sie den Standort aus, von dem die Artikel abgehen.
2. Fügen Sie die zurückgesendeten Artikel und Mengen hinzu.
3. Fügen Sie im Memo die Nummer des Bestellauftrags und einen Tag als Referenz hinzu (z. B. „An Lieferanten zurückgesendet, PO-000123 #return“).

Der Bestellauftrag und seine Wareneingang-Einträge bleiben unverändert, sodass Sie eine vollständige Aufzeichnung darüber behalten, was bestellt, erhalten und zurückgesendet wurde. Mit dem Tag können Sie in der Zusammenfassung für jeden Zeitraum nachsehen, wie viele Artikel zurückgesendet wurden.

Rücksendungen erscheinen unter Berichte > Verkauf nach dem Rücksendedatum, nicht nach dem ursprünglichen Verkaufsdatum. Achten Sie darauf, dass das Rücksendedatum im angezeigten Zeitraum liegt.

Nein. Berichte > Verkauf wird ausschließlich aus Ihren Bestell- und Verkaufsaufträgen berechnet. Bestandsänderungen, die Sie direkt über Bestandstransaktionen vornehmen — Wareneingang, Warenausgang und Anpassung —, sind nicht mit einem Auftrag verknüpft und erscheinen daher nicht in Ihrem Verkaufsbericht.

Probieren Sie die Benutzerdefinierten Berichte aus. Damit können Sie Ihre BoxHero-Daten mit den gewünschten Bedingungen abfragen und die Ergebnisse nach Excel herunterladen.

Der Barcode der Auftragsnummer ist eine Abkürzung, um den Auftrag in der mobilen BoxHero-App zu öffnen. Wenn Sie mit einem ausgedruckten Auftrag im Lager arbeiten, können Sie den Barcode scannen und den Auftrag sofort aufrufen — ohne die Auftragsliste durchsuchen zu müssen.

Tippen Sie zum Scannen auf dem Startbildschirm der mobilen App auf die Schaltfläche Scannen und richten Sie die Kamera auf den Barcode. Sie gelangen direkt zur Detailseite des Auftrags.

Ja. Öffnen Sie einen beliebigen Auftrag und klicken Sie oben rechts auf das Menü ··· (mehr). Dort können Sie:

• Nach Excel exportieren — Auftragsdaten für Berichte oder die Buchhaltung herunterladen.
• PDF herunterladen — Eine saubere Kopie des Bestellauftrags oder der Verkaufsrechnung erstellen.
• E-Mail senden — Den Bestellauftrag oder die Verkaufsrechnung direkt an Ihren Lieferanten oder Kunden senden, ohne BoxHero zu verlassen.

Ja. Sie können Layout und Inhalt Ihrer Bestellaufträge und Verkaufsrechnungen individuell gestalten, indem Sie Felder hinzufügen oder entfernen. Gehen Sie zu Einstellungen > Bestellungen und passen Sie Ihre Druckeinstellungen und Benutzerdefinierte Felder an. Sie können in der Fußzeile außerdem eine Unterschriftszeile für Genehmigungen und Freigaben am Ende jedes Auftrags hinzufügen.

Wenn Sie einen Bestellauftrag oder eine Verkaufsrechnung aus BoxHero per E-Mail senden, wird diese immer von der Systemadresse von BoxHero, support@boxhero.io, verschickt. Ihre eigene E-Mail-Adresse wird als Antwortadresse festgelegt, sodass Antworten Ihres Lieferanten oder Kunden direkt in Ihrem Posteingang landen.

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