Commandes

Chaque bon de commande ou commande client passe par quatre statuts :

Pour le détail complet de l'effet de chaque statut de commande sur le stock et les rapports de ventes, consultez Achats et ventes.

Cette case à cocher apparaît en bas de l'écran de création de commande. Cochez-la lorsque les articles sont déjà arrivés ou déjà sortis : BoxHero crée alors la commande et met à jour le stock en une seule étape, au lieu d'une transaction Entrée de stock ou Sortie de stock distincte plus tard.

• Sur un bon de commande — « Stocker les articles maintenant » crée la commande avec le statut Reçu et ajoute immédiatement les articles au stock.
• Sur une commande client — « Déstocker les articles maintenant » crée la commande avec le statut Expédié et retire immédiatement les articles du stock.

Laissez-la décochée si vous créez la commande à l'avance et enregistrerez la réception ou l'expédition plus tard.

Vous ne choisissez pas de site lors de la création de la commande elle-même. Les sites sont sélectionnés plus tard, lorsque les articles sont reçus ou expédiés via les transactions de stock (Entrée de stock pour les bons de commande, Sortie de stock pour les commandes clients).

Oui. Chaque commande comporte un champ Mémo dans lequel vous pouvez ajouter des notes internes, des conditions de paiement, des instructions d'emballage particulières ou des remarques sur le fournisseur. Les mémos prennent également en charge les pièces jointes et les tags.

Gérez les options de taxe et de remise dans Paramètres > Commandes. Vous pouvez y créer de nouvelles options, modifier celles qui existent ou supprimer celles que vous n'utilisez plus. Vous pouvez aussi appliquer le même taux (par ex. 10%) à tous les articles d'une commande en une seule fois grâce à Appliquer à tous dans les paramètres de taxe et de remise de la commande.

Non. La modification du prix des articles ne change pas les commandes déjà créées. Les commandes existantes conservent les prix d'origine en vigueur au moment de leur création.

Oui. Utilisez les Listes de prix pour enregistrer un ensemble de prix distinct pour chaque partenaire, puis sélectionnez la liste de prix souhaitée lors de la création d'une commande.

Oui. Créez un rôle personnalisé en décochant les autorisations Achats et coût et Ventes et prix, puis attribuez-le à ces membres. Les prix s'affichent alors comme 0 pour eux partout où ils apparaissent normalement, y compris dans les détails des articles, les achats et ventes, et les rapports de ventes.

Pour les instructions détaillées, consultez Puis-je masquer certains attributs aux membres ?

Oui. Chaque commande est enregistrée dans sa propre devise, tandis que les rapports convertissent tous les montants dans la devise d'affichage de votre équipe au dernier taux de change. Le taux utilisé est indiqué sous Informations sur les taux de change en haut du rapport. Consultez Devise et taux de change.

Veillez à créer les nouvelles commandes dans la bonne devise afin que les montants des rapports ne soient pas convertis de manière inattendue.

Si des transactions Entrée de stock ou Sortie de stock sont déjà associées à une commande, la modification de la commande elle-même ne met pas à jour les niveaux de stock. Vous devez également modifier la transaction correspondante pour ajuster les quantités.

Oui : utilisez Achats et ventes plutôt que les menus Entrée de stock ou Sortie de stock. Lorsque vous recevez ou expédiez des articles à partir d'un bon de commande ou d'une commande client, BoxHero vous permet de traiter exactement les quantités de la commande et vous avertit en cas de dépassement.

Oui. Utilisez Recevoir partiellement ou Expédier partiellement dans Achats et ventes :

1. Créez un bon de commande ou une commande client. Le stock ne change pas à cette étape.
2. Lorsque les articles arrivent ou sortent réellement, la personne qui s'en occupe utilise Recevoir partiellement ou Expédier partiellement pour vérifier chaque article au fil du traitement.
   • Seuls les articles de la commande peuvent être reçus ou expédiés.
   • Un avertissement s'affiche si vous essayez de traiter une quantité supérieure à la quantité commandée.

Pour un retour client, ouvrez la commande client d'origine et cliquez sur + Créer un retour. Sélectionnez l'article retourné, saisissez la quantité, choisissez le site où l'article sera remis en stock, puis appuyez sur Entrée de stock pour finaliser le retour.

Vous pouvez consulter tous les retours enregistrés dans l'onglet Retours, ou retrouver l'entrée Articles retournés dans la commande client concernée.

La fonctionnalité Retours ne concerne que les ventes. Pour retourner des articles à un fournisseur, enregistrez une transaction distincte et laissez le bon de commande tel quel :

1. Allez dans Sortie de stock et sélectionnez le site d'où partent les articles.
2. Ajoutez les articles retournés et les quantités.
3. Dans le mémo, ajoutez le numéro du bon de commande et un tag de référence (par ex. « Retourné au fournisseur, PO-000123 #retour »).

Le bon de commande et ses enregistrements d'Entrée de stock restent inchangés : vous conservez ainsi un historique complet de ce qui a été commandé, reçu et retourné. Grâce au tag, vous pouvez vérifier combien d'articles ont été retournés sur n'importe quelle période dans le Résumé.

Les retours apparaissent dans Rapports > Ventes en fonction de la date de retour, et non de la date de vente d'origine. Vérifiez que la date de retour se situe dans la période que vous consultez.

Non. Rapports > Ventes est calculé uniquement à partir de vos bons de commande et commandes clients. Les variations de stock effectuées directement par des transactions de stock — Entrée de stock, Sortie de stock et Ajuster le stock — ne sont liées à aucune commande et n'apparaissent donc pas dans votre rapport de ventes.

Essayez les Rapports Personnalisés. Ils vous permettent de consulter vos données BoxHero selon les conditions de votre choix et d'en télécharger les résultats vers Excel.

Le code-barres du numéro de commande est un raccourci pour ouvrir la commande dans l'application mobile BoxHero. Lorsque vous travaillez dans l'entrepôt avec une commande imprimée en main, vous pouvez scanner le code-barres pour afficher la commande instantanément, sans avoir à la chercher dans la liste des commandes.

Pour scanner, appuyez sur le bouton Scanner de l'écran d'accueil de l'application mobile et pointez l'appareil photo vers le code-barres. Vous accédez directement à la page de détail de la commande.

Oui. Ouvrez une commande et cliquez sur le menu ··· (plus) en haut à droite. Vous pouvez alors :

• Exporter vers Excel — Téléchargez les données de la commande pour vos rapports ou votre comptabilité.
• Télécharger le PDF — Générez une copie propre du bon de commande ou de la facture de vente.
• Envoyer e-mail — Envoyez le bon de commande ou la facture de vente directement à votre fournisseur ou client sans quitter BoxHero.

Oui. Dans Achats et ventes > Achats ou Ventes, sélectionnez les commandes à l'aide des cases à cocher (ou de la case de l'en-tête pour tout sélectionner), puis cliquez sur Exporter vers Excel dans la barre en bas de l'écran.

Oui. Vous pouvez personnaliser la mise en page et le contenu de vos bons de commande et factures de vente en ajoutant ou en supprimant des champs. Accédez à Paramètres > Commandes et mettez à jour vos Paramètres d'impression et Champs personnalisés. Vous pouvez également ajouter une ligne de signature dans le pied de page pour les approbations et autorisations, en bas de chaque commande.

Lorsque vous envoyez par e-mail un bon de commande ou une facture de vente depuis BoxHero, il est toujours envoyé depuis l'adresse système de BoxHero, support@boxhero.io. Votre propre adresse e-mail est définie comme adresse de réponse : lorsque votre fournisseur ou client répond, sa réponse arrive directement dans votre boîte de réception.

Nous utilisons une adresse système, car les e-mails envoyés depuis une adresse personnelle via un service tiers risquent beaucoup plus d'être signalés comme spam.