Premiers pas

Vous pouvez vous inscrire avec votre e-mail ou utiliser un compte Google, Apple ou Kakao, ou encore vous connecter instantanément en scannant un code QR. Vous bénéficiez d’un essai gratuit de 30 jours de l’offre Business, sans engagement ni paiement.

Une fois inscrit, la première étape consiste à configurer une Équipe.

Une équipe est un espace de travail partagé où vous et vos collègues pouvez gérer le stock, suivre les articles et contrôler les accès des utilisateurs au même endroit.

• Restez simple : la plupart des entreprises n’ont besoin que d’une seule équipe.
• Restez organisé : si vous devez séparer strictement des services ou des sites, vous pouvez créer des équipes supplémentaires.
• Choisissez bien le nom : nous vous recommandons de commencer par le nom de votre entreprise. Vous pourrez renommer l’équipe plus tard.

Ces termes sont nouveaux pour vous ? Consultez notre guide de terminologie pour les définitions des principaux concepts de BoxHero.

Les articles sont les unités de base du stock que vous gérez dans BoxHero.

1. Pour ajouter un article, accédez à Liste des articles et cliquez sur le bouton Ajouter un article.
2. Renseignez ensuite les informations de l’article et cliquez sur Enregistrer à la fin.

• UGS^* — Une unité de gestion de stock (UGS) est l’identifiant unique de l’article. BoxHero en génère une automatiquement, ou vous pouvez saisir la vôtre. Deux articles ne peuvent pas avoir la même UGS.
• Nom^* — Le nom principal servant à identifier l’article.
• Code-barres — Ajoutez un code-barres pour retrouver instantanément les articles en les scannant.
  • Code-barres existant : saisissez-le manuellement ou scannez-le (scanner USB ou appareil photo du mobile).
  • Pas de code-barres ? Cliquez sur Générer pour créer un nombre aléatoire à 13 chiffres commençant par « 20 ». Vous pourrez l’imprimer sur des étiquettes après avoir enregistré l’article.
  • Codes-barres partagés : si nécessaire, vous pouvez attribuer le même code-barres à plusieurs articles. Le scanner affiche alors tous les articles correspondants, ce qui vous permet de choisir le bon avant de le consulter ou d’enregistrer une transaction.
• Photo — Téléversez une image pour identifier rapidement l’article (3 Mo maximum). Dans l’application mobile, vous pouvez aussi prendre une photo avec l’appareil photo de votre téléphone.

• Attributs — Ajoutez les informations personnalisées dont vous avez besoin pour catégoriser et filtrer votre stock (par ex. marque, fabricant, couleur, taille, date limite de vente).

• Coût et prix (facultatif) — Définissez un coût unitaire et un prix de vente par défaut pour vos articles. Ces valeurs seront préremplies dans vos commandes d’achat et de vente.
  • Le coût unitaire et le prix de vente sont donnés à titre indicatif.
  • Ils ne servent pas à calculer les marges bénéficiaires ni à suivre l’historique des variations de prix.

• Quantité (facultatif) — Vous pouvez enregistrer un article avec un solde nul et ajouter du stock plus tard.
  • Plusieurs sites de stockage ? Attribuez une quantité à chaque site.

Recherchez des articles dans la Liste des articles, ou utilisez la fonction Grouper par pour les organiser en catégories sous forme de dossiers. Vous pouvez aussi Trier (⇅) les articles par nom (A–Z ou Z–A) ou par quantité.

Sélectionnez un article pour afficher ses détails, ainsi que sa quantité actuelle et son historique de transactions. Dans l’application mobile, touchez le bouton Scanner à côté de la barre de recherche et scannez un code-barres avec votre appareil photo pour ouvrir instantanément les détails d’un article.

Dans Gestion des données, vous pouvez :

• Afficher vos articles dans un tableau
• Trier les articles selon n’importe quelle colonne
• Sélectionner plusieurs articles pour les modifier ou les supprimer en une seule fois

Après avoir ajouté des articles, mettez à jour les quantités avec des transactions de stock. Chacune met à jour les quantités en stock et est enregistrée dans l’historique des transactions de votre équipe.

• Entrée de stock : augmente la quantité en stock (par ex. réception de nouveau stock).
• Sortie de stock : diminue la quantité en stock (par ex. expédition ou vente d’articles).
• Déplacer le stock : transfère des articles entre des sites.
• Ajuster le stock : corrige ou modifie les niveaux de stock en cas de perte, de casse ou d’écart de comptage.

1. Dans la barre latérale gauche, accédez à Entrée de stock.
2. Sélectionnez un site.
3. (Facultatif) Sélectionnez un partenaire — le fournisseur auprès duquel vous recevez les articles.
4. Choisissez l’article et saisissez la quantité.
5. (Facultatif) Ajoutez une référence, un mémo ou une pièce jointe (par ex. une facture fournisseur ou un bordereau de colisage).

1. Dans la barre latérale gauche, accédez à Sortie de stock.
2. Sélectionnez un site.
3. (Facultatif) Sélectionnez un partenaire — le client auquel vous expédiez.
4. Choisissez l’article et saisissez la quantité.
5. (Facultatif) Ajoutez une référence, un mémo ou une pièce jointe (par ex. un bordereau d’expédition ou un bon de livraison).

1. Dans la barre latérale gauche, accédez à Déplacer le stock.
2. Sélectionnez le site source (De) et le site de destination (À).
3. Choisissez les articles et les quantités à déplacer.
4. (Facultatif) Ajoutez une référence, un mémo ou une pièce jointe.

Déplacer le stock est disponible dès que votre équipe compte au moins deux sites.

1. Dans la barre latérale gauche, accédez à Ajuster le stock.
2. Sélectionnez un site.
3. Sélectionnez l’article et saisissez la nouvelle quantité.
4. (Facultatif) Ajoutez un motif, une référence ou une pièce jointe (par ex. perte, casse ou écart de comptage).

• Utilisez le menu Transactions pour passer en revue chaque action sur le stock et trouver les détails dont vous avez besoin pour les rapprochements ou les audits.
• Définissez une Plage de dates, utilisez + Ajouter un filtre ou Exporter vers Excel pour télécharger vos données de stock.

Plus d’actions :

• Imprimer un résumé
• Télécharger au format PDF
• Imprimer des étiquettes
• Exporter vers Excel
• Modifier ou supprimer une transaction
• Restaurer une version précédente

Accédez à Paramètres > Membres pour inviter ou retirer des membres de l’équipe.
Invitez toutes les personnes qui vous aideront à gérer votre stock afin de tester les fonctionnalités ensemble.

Utilisez l’application mobile BoxHero pour gérer votre stock en déplacement : connectez-vous avec votre compte pour accéder à votre équipe, scanner des codes-barres et enregistrer des transactions de stock depuis votre téléphone.

• Android : Disponible sur Google Play
• iOS : Télécharger sur l’App Store

Si vous décidez de continuer après l’essai gratuit, accédez à Paramètres > Facturation pour démarrer votre abonnement. Vous trouverez plus de détails sur les paiements et la facturation ici.

À propos de vos données : toutes les données saisies pendant l’essai gratuit restent dans votre compte une fois l’essai terminé. Si vous souscrivez un abonnement pour l’équipe utilisée pour les tests, vous pouvez continuer à l’utiliser sans interruption.

Si vous souhaitez repartir de zéro : vous pouvez réinitialiser votre équipe de test de l’une des façons suivantes :

• Supprimez tous les articles de l’équipe et contactez le support pour réinitialiser votre historique de transactions.
• Ou créez une nouvelle équipe et repartez d’une configuration vierge.

Besoin d’aide ? Consultez nos courts tutoriels vidéo pour le web et le mobile.