Achats et ventes

• Gestion des commandes : Créez et gérez des bons de commande et des commandes clients.
• Suivi des statuts : Suivez l'avancement des commandes grâce à des statuts clairs.
• Facturation : Envoyez des factures à vos partenaires par e-mail ou exportez-les en PDF pour les imprimer.
• Articles groupés : Simplifiez les articles regroupés en créant des kits.
• Prix personnalisés : Définissez des prix spécifiques pour certaines commandes et appliquez des taxes ou des remises.
• Gestion des retours : Gérez les retours et les remboursements liés à des commandes spécifiques.
• Analyse des ventes : Analysez vos données de ventes grâce à des rapports détaillés.

Accédez à Achats et ventes > Achats pour créer et gérer vos bons de commande.

Lorsque vos articles arrivent, ouvrez le bon de commande pour effectuer le Stockage.

• Pour réceptionner en une seule fois toute la quantité commandée, cliquez sur Tout recevoir.
• Pour réceptionner les articles par lots au fur et à mesure de leur arrivée, cliquez sur Recevoir partiellement.

Cliquer sur Recevoir partiellement ouvre un écran où vous pouvez saisir la quantité reçue pour chaque article. Si vous avez commandé 5 unités mais qu'une seule est arrivée, saisissez 1 — la commande restera au statut Partiellement reçu jusqu'à ce que les articles restants soient stockés.

Si les articles sont déjà arrivés au moment où vous créez le bon de commande, cochez « Stocker les articles maintenant » en bas de l'écran de la commande. La commande sera enregistrée avec le statut Reçu et votre stock sera mis à jour immédiatement.

Accédez à Achats et ventes > Ventes pour créer et gérer vos commandes clients.

Lorsque vous êtes prêt à envoyer des articles, ouvrez la commande client pour effectuer la Sortie de stock. Pour expédier en une seule fois toute la quantité vendue, cliquez sur Tout expédier. Pour expédier les articles en plusieurs fois, cliquez sur Expédier partiellement.

Cliquer sur Expédier partiellement vous permet de saisir la quantité que vous envoyez réellement pour chaque article. La commande restera au statut Partiellement expédié jusqu'à ce que tous les articles soient expédiés.

Si les articles ont déjà été expédiés au moment où vous créez la commande client, cochez « Déstocker les articles maintenant » en bas de l'écran de la commande. La commande sera enregistrée avec le statut Expédié et votre stock sera mis à jour immédiatement.

Vous pouvez simplifier la gestion des retours clients en les associant directement à vos commandes clients d'origine.

• Demandé : La demande de retour a été créée, mais les articles ne sont pas encore arrivés sur le site.
• Partiellement reçu : Certains articles de la commande client d'origine sont arrivés, tandis que d'autres sont encore en attente.
• Reçu : Tous les articles du retour ont été physiquement reçus et réintégrés au stock.

Utilisez cette méthode si vous avez sous la main le reçu ou la facture du client.

1. Dans la barre latérale, accédez à Achats et ventes > Retours.
2. Créez un nouveau retour.
3. Saisissez le numéro de la commande client dans le champ de recherche. Le système récupère automatiquement le détail des articles d'origine.
4. Sélectionnez les articles retournés et enregistrez la commande.

Utilisez cette méthode si vous devez d'abord rechercher la transaction d'origine.

1. Accédez à Achats et ventes > Ventes et repérez la commande que le client souhaite retourner.
2. Cliquez sur la commande pour ouvrir la vue Détails.
3. Cliquez sur le bouton + Créer un retour dans la section Articles retournés.
4. (Facultatif) Saisissez les détails du retour dans le champ Mémo pour faciliter le suivi et la communication au sein de l'équipe (par ex. « Le client a changé d'avis »).

Vous pouvez envoyer vos commandes par e-mail, les imprimer ou les enregistrer au format PDF. Cliquez sur le menu ··· (plus) en haut à droite et sélectionnez l'option souhaitée.

• Ajoutez ou modifiez les informations des fournisseurs et des clients dans Gestion des données > Partenaires.
• Mettez à jour les informations de votre entreprise dans Paramètres > Équipe.

Pour modifier un bon de commande, une commande client ou un retour, sélectionnez-le et cliquez sur ··· (plus) > Modifier en haut à droite.

Personnalisez les informations qui apparaissent sur vos bons de commande et vos factures de vente. Vous pouvez enregistrer plusieurs modèles pour chaque type de document et choisir celui à utiliser chaque fois que vous imprimez ou envoyez une commande par e-mail.

Accédez à : Paramètres > Commandes > Paramètres d'impression

• Ajouter un modèle : Sous Bon de commande ou Facture de vente, cliquez sur + Ajouter un modèle. Nommez votre modèle, personnalisez la mise en page et cliquez sur Enregistrer.
• Modifier ou supprimer : Utilisez les boutons Modifier ou Supprimer à côté de chaque modèle.
• Réorganiser : Faites glisser les modèles pour changer l'ordre dans lequel ils apparaissent dans la liste déroulante.

Lorsque vous imprimez ou envoyez une commande par e-mail, sélectionnez un modèle dans la liste déroulante Paramètres d'impression. S'il n'y a qu'un seul modèle, il est sélectionné automatiquement.

Vous pouvez aussi utiliser les modèles pour d'autres types de documents en modifiant le titre du document et les options d'affichage :

• Logo de l'entreprise — Ajoutez l'image de votre marque en haut à droite du document (fichiers JPG ou PNG de moins de 3 Mo).
• Libellés du document — Modifiez les termes affichés sur le document.
  • Titre du document (par ex. Bon de commande, Facture, Bordereau d'expédition, Bon de livraison)
  • Fournisseur (par ex. Vendeur, Expéditeur, De)
  • Destinataire (par ex. Client, Facturer à, Livrer à, Acheteur)
• Disposition des articles — Choisissez entre les vues Tableau et Carte.
• Options d'affichage — Choisissez les champs à inclure dans le document.
  • Options disponibles : Code-barres du numéro de commande, Photo de l'article, UGS, Code-barres de l'article, Prix, Mémo, Date prévue (Entrée de stock/Sortie de stock)
• Attributs des articles — Sélectionnez les attributs d'article à afficher dans la section de détail des articles du document.
• Pied de page — Ajoutez un texte fixe en bas du document (par ex. une formule de politesse, des conditions générales ou une ligne de signature). Les retours à la ligne et les espacements sont pris en charge, vous pouvez donc le mettre en forme comme vous le souhaitez.

Si vous avez besoin de champs supplémentaires, comme le mode d'expédition ou les informations de paiement, vous pouvez ajouter des Champs personnalisés lors de la création d'un bon de commande ou d'une commande client.

Si vous utilisez souvent les mêmes champs, enregistrez-les comme modèle.

Accédez à : Paramètres > Commandes > Champs personnalisés pour ajouter un nouveau champ personnalisé ; les champs enregistrés et leurs valeurs apparaîtront automatiquement à chaque création de commande.

Vous pouvez appliquer des taxes à vos commandes et choisir leur mode de calcul :

• Incluse : La taxe est déjà comprise dans le prix de l'article.
• Exclue : La taxe s'ajoute au prix de l'article.

Vous pouvez ajouter une taxe directement lors de la création d'une commande, ou enregistrer à l'avance des options de taxe dans Paramètres > Commandes > Taxes. Si vous appliquez régulièrement le même taux de taxe à vos commandes, vous pouvez le définir par défaut.

Vous pouvez également appliquer des remises à vos commandes :

• Pourcentage (par ex. 10 % de remise)
• Montant fixe (par ex. 5 $ de remise)

Comme pour les taxes, vous pouvez ajouter des remises lors de la création d'une commande ou les enregistrer à l'avance dans Paramètres > Commandes > Remises.

Lors de la création d'un bon de commande ou d'une commande client, vous pouvez ajouter des coûts en plus du prix des articles, comme des frais de livraison ou de manutention. Chaque frais s'ajoute au total de la commande.

Pour ajouter des frais à une seule commande, sélectionnez + Ajouter des frais sous le récapitulatif de la commande, puis saisissez un nom et un montant.

Si vous utilisez souvent les mêmes frais, vous pouvez les enregistrer pour les réutiliser.

Accédez à : Paramètres > Commandes > Frais supplémentaires pour enregistrer des frais ; les frais enregistrés apparaîtront automatiquement à chaque création de commande. Les frais peuvent être définis séparément pour les bons de commande et les commandes clients, et vous pouvez toujours les modifier ou les supprimer sur une commande donnée.

Les Listes de prix vous permettent d'enregistrer des prix différents pour certains clients, des promotions ou des accords particuliers. En plus de votre coût et de votre prix de vente par défaut, vous pouvez créer des jeux de prix supplémentaires et les appliquer lors de la création d'un bon de commande ou d'une commande client.

Vous pouvez créer une liste de prix dans Gestion des données > Listes de prix.

Les listes de prix peuvent être configurées séparément pour les achats et pour les ventes. Ajoutez les prix des articles manuellement ou importez-les tous en une seule fois à l'aide d'un fichier Excel.

Lorsque vous créez une commande, choisissez une liste de prix dans le champ Listes de prix de la commande. Si vous passez à une autre liste de prix en cours de modification, les prix unitaires sont mis à jour en fonction de la liste sélectionnée.

Si vous saisissez un prix différent de celui enregistré dans la liste appliquée, une icône de mise à jour (🔄) apparaît à côté du champ Prix unitaire. Cliquez dessus pour enregistrer le nouveau prix dans la liste et garder vos listes de prix à jour.

Si nécessaire, vous pouvez définir une devise distincte pour chaque bon de commande et chaque commande client, indépendamment des paramètres de votre équipe.

• Lorsque vous définissez une devise par défaut pour votre équipe, elle est sélectionnée automatiquement pour chaque nouvelle commande.
• Vous pouvez choisir une autre devise directement depuis l'écran de la commande.

L’Analyse des ventes convertit chaque commande vers votre devise d’affichage. Consultez Devises et taux de change pour savoir comment les taux sont appliqués.

Découvrez d'autres fonctionnalités d'Achats et ventes pour tirer le meilleur parti de vos commandes.

KitsRegroupez plusieurs articles en une seule unité pour simplifier vos bons de commande et commandes clients.Analyse des ventesSuivez l'analyse de vos bénéfices et vos performances de vente pour mieux comprendre votre activité.

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