Articles

• Depuis la Liste des articles, cliquez sur Ajouter un article.
• Ou accédez à Centre de données > Articles et cliquez sur Ajouter un article.

• Dans le menu du bas, appuyez sur Articles, puis sur l’icône + (plus) en bas à droite.
• Saisissez les informations de l’article, définissez la quantité initiale et appuyez sur Enregistrer.

Que vous ajoutiez des articles sur le web ou sur mobile, voici les champs à renseigner :

• UGS^* — Abréviation d’unité de gestion de stock, c’est l’identifiant unique de l’article. BoxHero en génère une automatiquement, mais vous pouvez aussi saisir la vôtre. Deux articles ne peuvent pas partager la même UGS.
• Nom^* — Le nom principal servant à identifier l’article.
• Code-barres — Ajoutez un code-barres pour retrouver instantanément un article en le scannant. Saisissez un code existant (manuellement ou en le scannant avec un lecteur USB ou l’appareil photo de votre téléphone), ou sélectionnez Générer pour créer un nombre aléatoire à 13 chiffres.
• Photo — Téléversez une image pour identifier rapidement l’article (3 Mo maximum).
• Attributs — Ajoutez des informations personnalisées, comme la marque, la taille ou la couleur, pour classer et filtrer votre stock.
• Quantité — Saisissez le stock initial. Vous pouvez enregistrer un article avec une quantité de zéro et ajouter du stock plus tard via des transactions de stock.

Excel est le moyen le plus rapide de gérer vos articles en masse. Depuis Centre de données > Articles > Importer depuis Excel, vous pouvez :

• Ajouter de nouveaux articles à partir d’une feuille de calcul.
• Modifier les informations et les quantités d’articles existants.
• Mettre à jour les UGS pour remplacer les codes UGS d’articles existants.

Si vous disposez déjà d’une feuille de calcul contenant les informations de vos articles, ou si vous souhaitez ajouter de nombreux articles en une seule fois, utilisez Ajout groupé pour tous les importer dans BoxHero.

1. Télécharger le modèle Excel

   Section intitulée « Télécharger le modèle Excel »
   • Accédez à Centre de données > Articles.
   • En haut à droite, cliquez sur Importer depuis Excel > Ajout groupé.
   • Cliquez sur Télécharger le modèle. Le fichier est déjà mis en forme avec la structure de colonnes adaptée à votre équipe, y compris vos attributs personnalisés et vos emplacements.

   

2. Examiner les colonnes Excel

   Section intitulée « Examiner les colonnes Excel »

   Ouvrez le fichier téléchargé. Vous y trouverez trois types de colonnes :

   • Champs fixes : colonnes intégrées qui ne peuvent être ni renommées ni supprimées.
     (UGS, nom de l’article, code-barres, coût et prix)
   • Attributs personnalisés : les attributs que vous avez configurés dans Centre de données > Attributs.
   • Quantité par emplacement : les emplacements que vous avez configurés dans Centre de données > Emplacements.

   

3. Renseigner les données des articles

   Section intitulée « Renseigner les données des articles »

   Saisissez les informations de vos articles dans le modèle, en vous inspirant de la ligne d’exemple en haut du fichier.

   

4. Importer et confirmer

   Section intitulée « Importer et confirmer »
   • Revenez à l’écran Ajout groupé et importez votre fichier Excel complété.
   • Cochez Générer pour remplir automatiquement les cellules UGS ou Code-barres vides.
   • Vérifiez les articles dans l’écran d’aperçu. Les lignes contenant des erreurs sont signalées : corrigez-les dans votre fichier Excel et importez-le à nouveau, ou continuez avec les seules lignes valides.
   • Cliquez sur Terminé pour finaliser.

   

Utilisez Modification groupée pour modifier en une seule fois les informations et les quantités de nombreux articles existants. Contrairement à l’ajout, vous partez d’un fichier contenant vos données actuelles : vous modifiez ce qui existe déjà au lieu de saisir les articles de zéro.

1. Télécharger les données actuelles

   Section intitulée « Télécharger les données actuelles »
   • Accédez à Centre de données > Articles.
   • En haut à droite, cliquez sur Importer depuis Excel > Modification groupée.
   • Cliquez sur Télécharger le modèle. Le fichier téléchargé contient tous vos articles actuellement enregistrés dans BoxHero, avec leurs informations.

2. Modifier le fichier Excel

   Section intitulée « Modifier le fichier Excel »

   Modifiez uniquement les cellules à mettre à jour, puis enregistrez le fichier.

   Par exemple, après un comptage de stock dans votre « entrepôt de Houston », vous pouvez fixer à « 20 » la quantité de chaque article à cet emplacement. Mettez simplement à jour cette colonne et laissez le reste tel quel.

   

   

3. Importer et confirmer

   Section intitulée « Importer et confirmer »
   • Revenez à l’écran Modification groupée et importez votre fichier modifié.
   • Pour chaque colonne que vous ne comptiez pas modifier, sélectionnez Conserver tel quel dans la liste déroulante. Ces champs sont ainsi protégés contre toute modification accidentelle, même si une cellule a été modifiée ou vidée.
   • Vérifiez les modifications dans l’aperçu, puis cliquez sur Terminé pour les appliquer.

   

Utilisez Modification d’UGS groupée pour remplacer en masse les codes d’unité de gestion de stock d’articles existants. Comme BoxHero identifie les articles par leur UGS, c’est la méthode sûre pour renommer des UGS : une Modification groupée classique interpréterait une UGS modifiée comme un article différent.

1. Télécharger le fichier Excel

   Section intitulée « Télécharger le fichier Excel »
   • Accédez à Centre de données > Articles.
   • En haut à droite, cliquez sur Importer depuis Excel > Modification d'UGS groupée.
   • Cliquez sur Télécharger le modèle. Le fichier répertorie tous les articles de votre équipe. Le code actuel de chaque ligne est prérempli dans la colonne UGS (avant), à côté d’une colonne UGS (après) vide.

2. Saisir les nouvelles UGS

   Section intitulée « Saisir les nouvelles UGS »

   Dans la colonne UGS (après), saisissez le nouveau code de chaque article à renommer. Laissez UGS (après) vide sur les lignes que vous souhaitez conserver telles quelles.

   

3. Importer et confirmer

   Section intitulée « Importer et confirmer »
   • Importez le fichier complété dans l’écran Modification d'UGS groupée.
   • Vérifiez les modifications dans l’aperçu, puis cliquez sur Terminé .

Si un article existe en plusieurs options, comme la taille ou la couleur, utilisez Variantes d'articles pour créer toutes les versions en une seule fois au lieu de les ajouter une par une.

Par exemple, si un sweat-shirt existe en quatre couleurs et trois tailles, il compte 12 combinaisons. Pour les ajouter toutes, accédez à Liste des articles > Ajouter un article > Ajouter des variantes d'articles.

Vous pouvez regrouper les variantes d’articles par attribut (par ex. Taille ou Couleur) dans votre Liste des articles.

Sélectionnez un article dans la Liste des articles et cliquez sur Modifier pour apporter des modifications, ou sur ... (plus) pour le dupliquer ou le supprimer.

Pour mettre à jour de nombreux articles en une seule fois, accédez à Centre de données > Articles. C’est pratique pour ajouter ou modifier des attributs sur un grand nombre d’articles.

Sélectionnez un article dans votre Liste des articles > ··· (plus) > Historique des modifications.

Vous pouvez consulter l’historique des modifications des informations d’un article : UGS, nom, code-barres, coût, prix et tous les attributs personnalisés.

Pour supprimer des articles en masse, accédez à Centre de données > Articles.

Vous pouvez modifier le réglage Afficher en bas de page pour afficher 500 articles par page, puis tout sélectionner et supprimer les articles par lots de 500.

Si vous avez supprimé un article par erreur, vous pouvez le récupérer en accédant à Centre de données > Articles > ... > Récemment supprimé > Restaurer.

Vous pouvez téléverser plusieurs photos d’articles en une seule fois dans Centre de données > Articles > ... (plus) > Téléverser des photos.

1. Assurez-vous que le nom de chaque fichier correspond à l’UGS (ou au code-barres) de son article.
2. Glissez-déposez les fichiers photo dans BoxHero.
3. Cliquez sur Envoyer pour terminer.

Vous pouvez télécharger toutes les photos d’articles dans un seul fichier compressé depuis Centre de données > Articles > ... (plus) > Télécharger des photos.

Téléchargez les données de vos articles sous forme de fichier Excel depuis Centre de données > Articles > Exporter vers Excel.

Pour exporter votre liste de stock avec les photos des articles et les images des codes-barres, accédez à Centre de données > Articles > ... (plus) en haut à droite > Exporter au format HTML.

1. Appuyez sur Ctrl + A pour sélectionner tous les articles. (Mac : Commande + A)
2. Appuyez sur Ctrl + C pour copier les données. (Mac : Commande + C)
3. Ouvrez un fichier Excel et appuyez sur Ctrl + V pour coller. (Mac : Commande + V)
4. Enregistrez le fichier, qui contient désormais les photos des articles et les images des codes-barres.

Besoin d’aide supplémentaire ? Consultez notre FAQ sur la gestion des articles.